Εάν απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να είναι σαφές σε τι απαντάτε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το κείμενο του αρχικού μηνύματος αναφέρεται συνήθως σε μια απάντηση. Τόσο πολύ είναι σαφές, αλλά ο καλύτερος τρόπος να παραθέσω κείμενο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι.
Υπάρχει ένα πολύ λογικό οιονεί πρότυπο για να κάνετε το σωστό. Σας κάνει να αναφέρετε ακριβώς όσο χρειάζεται, με τρόπο που να επιτρέπει στον παραλήπτη της απάντησής σας να δει ακριβώς τι αντιδράτε. Εάν όλα τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή οι χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) συμμορφώνονται, τα μηνύματα πάντοτε φαίνονται καθαρά και τακτοποιημένα και είναι ευανάγνωστα.
Το να αναφέρουμε με τον προτεινόμενο τρόπο είναι το σωστό πράγμα που πρέπει να κάνουμε, αλλά είναι επίσης κάποια εργασία για να κόψετε το αναφερόμενο κείμενο και να το κάνετε ωραίο. Είναι πραγματικά απαραίτητο για μια γρήγορη και σύντομη απάντηση; Και αν προσπαθήσετε να παραθέσετε τη σωστή εσοχή σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Outlook, θα καθίσετε για μια ώρα σε μια απάντηση ή θα αποτύχετε άθλια (ή πιθανότατα και τα δύο).
Ο δρόμος του Lazy: Εύκολος, ακόμα σωστός και καλή εμφάνιση
Ευτυχώς, υπάρχει πάντα περισσότερος από ένας τρόπος να κάνουμε κάτι. Συνήθως, αυτές οι επιλογές δεν είναι όλες τέλειες, αλλά μπορεί εύκολα να υπάρξουν περισσότερες από μία σωστές προσεγγίσεις. Τώρα, εδώ είναι το πιο χαλαρό, αλλά ακόμα απόλυτα αναγνώσιμο και αποδεκτό και συμβατό - και σωστό - τρόπος για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να διαμορφώσετε σωστά μια απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ είστε τεμπέλης:
- Ξεκινήστε το μήνυμά σας ακριβώς στην κορυφή της απάντησης.
- Συμπεριλάβετε το αρχικό μήνυμα στο οποίο απαντάτε παρακάτω.
- Βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή σας είναι πάνω από το αναφερόμενο κείμενο.
- Μην κάνετε αλλαγές στο αναφερόμενο υλικό.
- Μπορείτε, φυσικά, να κόψετε το υπερβολικό μήκος και (πρέπει συχνά να αφαιρέσετε) τα συνημμένα. Αντικαταστήστε τα με "[...]".
- Επαναλάβετε, με λίγα λόγια, τις ερωτήσεις που απαντάτε.
- Αντί για ένα απλό "Ναι", δοκιμάστε "ρώτησε αν θέλουμε τα μήλα. Ναι, το κάνουμε". ή "Θέλουμε τα μήλα, ναι".
- Βεβαιωθείτε ότι το αναφερόμενο κείμενο δεν είναι χαραγμένο, ούτε χρησιμοποιώντας χαρακτήρες '>' ούτε γραμμές τιμών.
- Αν απαντήσετε στην απάντηση μιας απάντησης, μπορείτε να καταργήσετε παλιά, τώρα περιττά μηνύματα από το κάτω μέρος.
Σε πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπηρεσίες όπως το Gmail που αρχειοθετούν αυτόματα και συζητούν με νευρώσεις έξυπνα, αυτό το στυλ απάντησης λειτουργεί ιδιαίτερα καλά. Δεδομένου ότι όλο το αναφερόμενο κείμενο βρίσκεται σε ένα σημείο, μπορεί να κρυφτεί εύκολα και χωρίς να διαταράσσεται η συνοχή του μηνύματος, ενώ το πλαίσιο μεταξύ μηνυμάτων δημιουργείται μέσω των αρχικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ρύθμιση του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για Lazy, σωστές απαντήσεις
Για να είστε τεμπέληδες αργότερα, ίσως πρέπει πρώτα να κάνετε κάποια εργασία εγκατάστασης. Τα περισσότερα προγράμματα και υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να διαμορφωθούν για τεμπέληδες αλλά σωστές απαντήσεις εύκολα, αν και:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Το Outlook Express
- Windows Mail