Χρήση επικύρωσης δεδομένων για την αποτροπή μη έγκυρης εισαγωγής δεδομένων στο Excel

01 του 01

Αποτρέψτε την μη έγκυρη καταχώρηση δεδομένων

Χρήση επικύρωσης δεδομένων για την αποτροπή μη έγκυρης καταχώρησης δεδομένων

Οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον έλεγχο του τύπου και της αξίας των δεδομένων που εισάγονται σε συγκεκριμένα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας .

Τα διάφορα επίπεδα ελέγχου που μπορούν να εφαρμοστούν περιλαμβάνουν:

• εμφανίζοντας ένα μήνυμα άμεσης ειδοποίησης όταν γίνεται κλικ σε ένα κελί που περιέχει περιορισμούς επικύρωσης δεδομένων αλλά χωρίς περιορισμούς δεδομένων στο ίδιο το κελί
• περιορίζοντας τον τύπο και το εύρος των δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί
• χρησιμοποιώντας έναν τύπο που βρίσκεται σε διαφορετική θέση για να προσδιορίσετε εάν τα δεδομένα που εισάγονται σε ένα κελί είναι έγκυρα

Αυτό το σεμινάριο καλύπτει τη δεύτερη επιλογή περιορισμού του τύπου και της εμβέλειας των δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.

Χρησιμοποιώντας ένα μήνυμα προειδοποίησης σφάλματος

Εκτός από την τοποθέτηση περιορισμών στα δεδομένα που μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί, μπορεί να εμφανιστεί ένα μήνυμα Προειδοποίησης σφάλματος που εξηγεί τους περιορισμούς όταν εισάγονται μη έγκυρα δεδομένα.

Υπάρχουν τρεις τύποι προειδοποίησης σφάλματος που μπορούν να εμφανιστούν και ο επιλεγμένος τύπος επηρεάζει πόσο αυστηρά επιβάλλονται οι περιορισμοί:

• Διακοπή - αποτρέπει την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων
• Προειδοποίηση - προειδοποιεί ότι τα μη έγκυρα δεδομένα έχουν εισαχθεί σε ένα κελί με μια επιλογή να παρακάμψουν τους περιορισμούς
• Πληροφορίες - ενημερώνει τους χρήστες ότι έχουν εισαχθεί μη έγκυρα δεδομένα σε ένα κελί, αλλά δεν εμποδίζει την είσοδό του

Εξαιρέσεις ειδοποίησης σφάλματος

Οι ειδοποιήσεις σφάλματος εμφανίζονται μόνο όταν τα δεδομένα πληκτρολογούνται σε ένα κελί. Δεν εμφανίζονται αν:

• τα μη έγκυρα δεδομένα αντιγράφονται σε ένα κελί ή εισάγονται χρησιμοποιώντας τη λαβή πλήρωσης
• ένας τύπος στο κελί υπολογίζει ένα μη έγκυρο αποτέλεσμα
• μια μακροεντολή εισάγει μη έγκυρα δεδομένα σε ένα κελί

Παράδειγμα: Αποτροπή μη έγκυρης εισαγωγής δεδομένων

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, το παράδειγμα αυτό θα:

1. να ορίσετε τις επιλογές επικύρωσης δεδομένων που επιτρέπουν την εισαγωγή μόνο αριθμών με τιμή μικρότερη από 5 στο κελί D1.
2. αν εισαχθούν μη έγκυρα δεδομένα στο κελί, θα εμφανιστεί μια ειδοποίηση σφάλματος διακοπής .

Άνοιγμα του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων

Όλες οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων στο Excel ρυθμίζονται χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων.

1. Κάντε κλικ στο κελί D1 - τη θέση όπου θα εφαρμοστεί η επικύρωση δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Επιλέξτε " Επικύρωση δεδομένων" από την κορδέλα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση δεδομένων στη λίστα για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων

Η καρτέλα Ρυθμίσεις

Αυτά τα βήματα περιορίζουν τον τύπο των δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν στο κελί D1 σε ολόκληρους αριθμούς με τιμή μικρότερη από πέντε.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις στο παράθυρο διαλόγου
2. Στην επιλογή Επιτρέπεται: Επιλέξτε ολόκληρο τον αριθμό από τη λίστα
3. Στην επιλογή Δεδομένα: επιλέξτε λιγότερο από τη λίστα
4. Στη γραμμή Μέγιστη: Γραμμή πληκτρολογήστε τον αριθμό 5

Η καρτέλα Προειδοποίηση σφάλματος

Αυτά τα βήματα καθορίζουν τον τύπο της προειδοποίησης σφάλματος που πρέπει να εμφανίζεται και το μήνυμα που περιέχει.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Προειδοποίηση σφάλματος ( Error Alert ) στο παράθυρο διαλόγου
2. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο "Εμφάνιση ειδοποίησης σφάλματος μετά την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων"
3. Στην επιλογή Στυλ: επιλέξτε Διακοπή από τη λίστα
4. Στον Τίτλο: Τύπος γραμμής: Μη έγκυρη τιμή δεδομένων
5. Στο μήνυμα σφάλματος: Τύπος γραμμής: Σε αυτό το κελί επιτρέπονται μόνο αριθμοί με τιμή μικρότερη από 5
6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας

Έλεγχος των ρυθμίσεων επικύρωσης δεδομένων

1. Κάντε κλικ στο κελί D1
2. Πληκτρολογήστε τον αριθμό 9 στο κελί D1
3. Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
4. Το πλαίσιο μηνύματος ειδοποίησης σφάλματος διακοπής θα πρέπει να εμφανίζεται στην οθόνη, καθώς αυτός ο αριθμός είναι μεγαλύτερος από τη μέγιστη τιμή που έχει οριστεί στο παράθυρο διαλόγου
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επαναφορά στο πλαίσιο μηνύματος ειδοποίησης σφάλματος
6. Πληκτρολογήστε τον αριθμό 2 στο κελί D1
7. Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
8. Τα δεδομένα θα πρέπει να γίνονται αποδεκτά στο κελί αφού είναι μικρότερα από τη μέγιστη τιμή που έχει οριστεί στο παράθυρο διαλόγου