Υπάρχουν πολλοί καλοί λόγοι για τους οποίους η ψηφιοποίηση εγγράφων σε χαρτί μπορεί να αποτελέσει τεράστια βοήθεια για την οργάνωση του γραφείου σας στο σπίτι (ή, για αυτό το λόγο, στο σπίτι σας). Πρώτα απ 'όλα, μπορείτε να απαλλαγείτε από πολλά επιπλέον χαρτιά που είναι γεμάτα σε συρτάρια και αρχεία ή αναλαμβάνοντας πολύτιμο χώρο στο γραφείο.
Τα ψηφιακά αρχεία (ακόμα και τα αρχεία PDF) μπορούν να μετατραπούν σε αρχεία που μπορούν να αναζητηθούν με τη χρήση λογισμικού οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) που συνήθως συνοδεύει τον εκτυπωτή (η HP διαθέτει ένα πολύ δροσερό βίντεο που εξηγεί πώς λειτουργεί το OCR και πώς μπορεί να συμβάλει στην απλούστευση του έργου απλοποιώντας τη ζωή σας).
Αυτό σημαίνει ότι όχι μόνο οι πληροφορίες σας δεν αναλαμβάνουν κανένα χώρο, είναι επίσης πολύ πιο εύκολο να βρείτε από ό, τι θα ήταν σε χαρτί. Και μπορείτε να αποθηκεύσετε τα ψηφιακά αρχεία σας όσο θέλετε - σε CD ή DVD, σε μονάδα flash, σε μια ηλεκτρονική μονάδα αποθήκευσης ή σε όλα τα παραπάνω. Έτσι μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι όταν χρειάζεστε κάτι, μπορείτε να πάρετε τα χέρια σας σε αυτό.
Όταν ξεκινάτε την ψηφιοποίηση των αρχείων του σπιτιού σας, είναι η κατάλληλη στιγμή για να δημιουργήσετε ένα οργανωμένο σύνολο αρχείων που θα κάνουν τη ζωή σας απλούστερη. Σκεφτείτε τις κατηγορίες εγγράφων που χρειάζεστε και δημιουργήστε ένα φάκελο για καθένα από αυτά. Πιστοποιητικά πιστωτικών καρτών σε ένα φάκελο. ασφάλιση αυτοκινήτου σε άλλη? λογαριασμούς τηλεφώνου, αποδείξεις για παντοπωλεία, λογαριασμούς επισκευής στο σπίτι και ούτω καθεξής, μπορούν να δοθούν ξεχωριστοί φάκελοι. Και μέσα σε κάθε φάκελο, δημιουργήστε υποφακέλους για κάθε έτος (ή μήνα). Είναι πολύ πιο εύκολο να ξεκινήσετε με ένα οργανωμένο σύστημα και στη συνέχεια απλά να προσθέσετε νέα χαρτιά στο σωστό αρχείο καθώς προχωράτε παρά να συνεχίσετε να προσπαθείτε να αναδιατάξετε το σύστημα κάθε φορά που γίνεται λήψη νέας απόδειξης.
Βεβαιωθείτε ότι ο σαρωτής ή ο εκτυπωτής σας παρέχεται με λογισμικό OCR (το λογισμικό ABBYY FineReader φαίνεται να έρχεται στη συσκευασία με πολλούς εκτυπωτές και σαρωτές που δοκιμάζω). Αν δεν το βρείτε, μην πανικοβληθείτε. Υπάρχει μια καλή πιθανότητα να έχετε ήδη ένα αξιοπρεπές λογισμικό OCR ήδη εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας, εφ 'όσον χρησιμοποιείτε Windows. Το δροσερό λογισμικό OCR που έχετε ήδη θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία εντοπισμού και χρήσης αυτού του λογισμικού μαζί με το σαρωτή σας για τη δημιουργία επεξεργάσιμων εγγράφων.
Φυσικά, αυτό φέρνει ένα άλλο σημαντικό σημείο: Πρέπει να έχετε τουλάχιστον έναν σαρωτή εγγράφων εάν πρόκειται να κάνετε αυτό το έργο. Δεν χρειάζεται να είναι ακριβό, ή φανταχτερό. Εάν δεν έχετε ένα, τώρα είναι μια καλή στιγμή για να αναζητήσετε ένα? ξεκινήστε με αυτές τις Κριτικές για σαρωτές φωτογραφιών και σαρωτές εγγράφων για μερικές καλύτερες αγορές. Εάν δεν θέλετε ξεχωριστό σαρωτή, ένας φτηνός εκτυπωτής all-in-one θα κάνει την δουλειά τέλεια.
Έτσι, εδώ είναι το δύσκολο κομμάτι. Η εγκατάσταση του συστήματος δεν είναι πολύ δύσκολη. ακόμα και η σάρωση της γραφειοκρατίας σας δεν θα είναι πολύ σκληρή. Αυτό που είναι δύσκολο είναι να σιγουρευτείτε ότι το κάνετε αυτόματα κάθε φορά που λαμβάνετε νέες αποδείξεις ή χαρτιά. Διαφορετικά, τα χαρτιά θα αρχίσουν να συσσωρεύονται και πάλι, και θα αισθανθείτε σαν να σπαταλάτε το χρόνο σας. Έτσι κολλήστε με αυτό!