Απλές συμβουλές για την οργάνωση ενός σεμιναρίου που βασίζεται στο Web
Σε μια εποχή κατά την οποία μειώνονται οι προϋπολογισμοί συμβάντων και αυξάνεται η ευρυζωνική πρόσβαση στο Διαδίκτυο, τα σεμινάρια διαδικτύου γίνονται όλο και πιο δημοφιλή. Τα σεμινάρια Webinars είναι διαδικτυακά σεμινάρια που περιλαμβάνουν συνήθως πάνω από 30 συμμετέχοντες και χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή παρουσιάσεων, εργαστηρίων, διαλέξεων και συναντήσεων μεγάλης κλίμακας. Από τη στιγμή που τα webinars κρατούνται στο διαδίκτυο, επιτρέπουν στις εταιρείες να εξοικονομούν χρήματα σε ταξίδια, τροφοδοσία και χώρους, τα οποία είναι όλα τα έξοδα που συνήθως συνδέονται με τα σεμινάρια πρόσωπο με πρόσωπο. Ωστόσο, λόγω της μεγάλης συμμετοχής τους, τα webinars χρειάζονται προσεκτικό σχεδιασμό για να είναι επιτυχείς. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο όσοι προγραμματίζουν να φιλοξενήσουν ένα webinar πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να εξασφαλίσουν ότι θα περάσουν σωστά όλα τα απαραίτητα βήματα που θα εξασφαλίσουν την επιτυχία του webinar.
Για να σας βοηθήσω να οργανώσετε το webinar σας, έχω επισημάνει τα πιο σημαντικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε παρακάτω.
Επιλέξτε μια ημερομηνία πολύ νωρίτερα
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε κατά το σχεδιασμό ενός webinar, ή μιας σειράς webinars, είναι να αναφερθείτε σε ένα ημερολόγιο διακοπών και εκδηλώσεων πολύ νωρίτερα. Λάβετε υπόψη ότι θα προσκαλέσετε πολλούς ανθρώπους με πολυάσχολα χρονοδιαγράμματα, γι 'αυτό δώστε τους αρκετή ειδοποίηση για να κάνετε χρόνο για το webinar σας. Για παράδειγμα, η εβδομάδα πριν από το Χριστουγεννιάτικο διάλειμμα μπορεί να είναι εξαιρετικά απασχολημένη, καθώς οι άνθρωποι προσπαθούν να δεσμεύσουν πολλούς χαλαρούς άκρες πριν πάνε διακοπές. Μελετώντας προσεκτικά τις ημερομηνίες που έχετε επιλέξει, μπορείτε να εξασφαλίσετε τη μέγιστη δυνατή προσέλευση.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει το σωστό χρόνο
Εξετάστε τις διαφορές της ζώνης ώρας εάν βρίσκεστε στη δυτική ακτή, αλλά και καλείτε συμμετέχοντες από την ανατολική ακτή (και αντίστροφα), μην προγραμματίσετε ένα webinar για το πότε οι συμμετέχοντες σας θα είναι εκτός γραφείου. Επίσης, μην προγραμματίζετε το webinar σας πολύ κοντά στο τέλος της ημέρας - αυτό είναι όταν οι συμμετέχοντες σας θα θέλουν να τερματίσουν και να δουν τι πρέπει ακόμα να κάνουν για να φτάσουν στο σπίτι εγκαίρως. Εάν προσκαλείτε άτομα από άλλες χώρες, επιλέξτε έναν χρόνο που μπορεί γενικά να λειτουργήσει για όλους τους συμμετέχοντες (κάτι που είναι σπάνιο) ή σχεδιάστε να κρατάτε το webinar σας αρκετές φορές για να λογαριάσετε διαφορετικές ζώνες ώρας.
Επιλέξτε το Εργαλείο Webinar
Τα περισσότερα online εργαλεία συσκέψεων έχουν επιλογές webinar, απλά πρέπει να επιλέξετε το σχέδιο που αντιστοιχεί στον αριθμό των συμμετεχόντων που αναμένετε να προσκαλέσετε. Δοκιμάστε τα διάφορα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε αυτά με τις λειτουργίες και τις λειτουργίες που σας ταιριάζουν καλύτερα. Ανάλογα με το είδος του διαδικτυακού σεμιναρίου που θα παρουσιάσετε, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε εύκολα τα ηχεία μεταξύ των ομιλητών ή να καταγράψετε το σεμινάριο για την ανάρτηση στο διαδίκτυο. Εξερευνήστε όλα τα χαρακτηριστικά από πολλά διαφορετικά εργαλεία και σίγουρα θα βρείτε το τέλειο λογισμικό για την περίπτωσή σας. Βεβαιωθείτε ότι μόλις επιλέξετε το εργαλείο, ο πάροχός σας είναι πρόθυμος να σας εκπαιδεύσει ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο το webinar σας.
Πρακτική τρέχει ένα webinar
Ως οικοδεσπότης, θα πρέπει να εξασφαλίσετε ότι το webinar θα λειτουργεί ομαλά. Δεν υπάρχουν δικαιολογίες επειδή δεν γνωρίζετε πώς να αλλάζετε μεταξύ των ηχείων, να κάνετε μια ψηφοφορία ή να γράφετε το webinar, για παράδειγμα. Προσκαλέστε μερικούς συναδέλφους να σας βοηθήσουν να δοκιμάσετε το εργαλείο αρκετές φορές μετά την εκπαίδευσή σας στον παροχέα. Βεβαιωθείτε επίσης ότι όλοι οι παρουσιαστές σας εξοικειώνονται με το εργαλείο webinar.
Δημιουργήστε μια ατζέντα και μια πρόσκληση
Πριν προσκαλέσετε το κοινό σας, ρυθμίστε προσεκτικά το webinar. Σκεφτείτε πόσο θα διαρκέσει το webinar σας και τα βασικά στοιχεία που θέλετε να συζητήσετε με τη σειρά που θα θέλατε να τα συζητήσετε. Σχεδιάστε επίσης μια συνάντηση ερωτήσεων & απαντήσεων, καθώς οι συμμετέχοντες σας πιθανόν να έχουν κάποιες ερωτήσεις στο τέλος της παρουσίασής σας. Στη συνέχεια, περιγράψτε την ημερήσια διάταξη στην πρόσκληση. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος για τους συμμετέχοντες σας να γνωρίζουν εάν το webinar σας θα είναι σχετικό για αυτούς. Η πρόσκληση πρέπει επίσης να περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο που επιτρέπει στους συμμετέχοντες να συνδεθούν στο webinar, καθώς και έναν αριθμό κλήσης, σε περίπτωση που προτιμούν να ακούν τηλεφωνικά.
Προσκαλέστε το κοινό σας
Σκεφτείτε προσεκτικά τι θέλετε να παρουσιάσετε και επιλέξτε το ακροατήριό σας ανάλογα. Φροντίστε να παρακολουθείτε τις απαντήσεις σας, ώστε να γνωρίζετε ποιος θα παρακολουθήσει το webinar σας. Με την προσεκτική παρακολούθηση της λίστας των συμμετεχόντων, θα είστε σε θέση να σχεδιάσετε τη συνέχεια που θα ακολουθήσετε.
Σχεδιάστε την παρουσίασή σας
Λάβετε υπόψη ότι οι καλύτερες παρουσιάσεις online συνάντησης είναι εξαιρετικά οπτικές και ενδιαφέρουσες. Εάν χρησιμοποιείτε το PowerPoint, για παράδειγμα, μην γεμίζετε διαφάνειες μόνο με λέξεις. Συμπεριλάβετε εικόνες που σχετίζονται με αυτό που παρουσιάζετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε βίντεο, ακόμη και σε απευθείας σύνδεση παιχνίδια, εάν είναι απαραίτητο, για να φέρει την παρουσίασή σας στη ζωή. Ορισμένοι υπεύθυνοι σχεδιασμού webinar στέλνουν ακόμη και υλικό στα γραφεία των συμμετεχόντων πριν από τη συνάντηση. Μάθετε να σκέφτεστε δημιουργικά και το webinar σας θα ζωντανέψει.
Καταγράψτε το σεμινάριο σας
Κάνοντας μια καταγραφή του webinar σας διαθέσιμη, εκείνοι που θα ήθελαν να επανεξετάσουν κάποια από τη συζήτηση ή εκείνοι που δεν μπορούσαν να το κάνουν, είναι σε θέση να ακούσουν ό, τι ειπώθηκε στον δικό τους χρόνο. Αν συνδέετε το σεμινάριο σας σε μια ηλεκτρονική καμπάνια μάρκετινγκ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εγγραφή σε οποιοδήποτε e-mail που στέλνετε, ενισχύοντας το μήνυμά σας.
Ακολουθω
Όπως και με τις σε απευθείας σύνδεση συναντήσεις, η παρακολούθηση σε ένα webinar είναι εξαιρετικά σημαντική. Υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες σας ό, τι συζητήθηκε και πραγματοποιήστε μια έρευνα για να συγκεντρώσετε τις σκέψεις τους σχετικά με τον τρόπο που έγινε το webinar. Εάν προγραμματίζετε ένα άλλο σεμινάριο που θα μπορούσε να ενδιαφέρει το κοινό σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει σχετικά με το πότε μπορούν να περιμένουν μια πρόσκληση.
Ελέγξτε τα σχόλιά σας
Πάντα να είστε βέβαιος να ελέγξετε τα σχόλια που έχετε λάβει στα σεμινάρια σας. Έτσι μπορείτε να βελτιώσετε τα επόμενα. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην ανατροφοδότηση σχετικά με την παρουσίαση, καθώς αποτελεί τον πυρήνα του webinar.