Εκμάθηση βάσης δεδομένων του Excel 2003

01 από 09

Επισκόπηση βάσης δεδομένων Excel 2003

Κατά καιρούς, πρέπει να παρακολουθούμε τις πληροφορίες και μια καλή θέση σε αυτό είναι σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων του Excel. Είτε πρόκειται για μια προσωπική λίστα με αριθμούς τηλεφώνου, μια λίστα επαφών για μέλη ενός οργανισμού ή μια ομάδα, είτε μια συλλογή νομισμάτων, καρτών ή βιβλίων, ένα αρχείο βάσης δεδομένων του Excel καθιστά εύκολη την είσοδο, την αποθήκευση και την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών.

Το Excel έχει δημιουργήσει εργαλεία για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα δεδομένα και να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες όταν το θέλετε. Επίσης, με τις εκατοντάδες στήλες και χιλιάδες σειρές, ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel μπορεί να περιέχει ένα τεράστιο όγκο δεδομένων.

Δείτε επίσης το σχετικό σεμινάριο: Εκμάθηση βάσεων δεδομένων βήμα προς βήμα στο Excel 2007/2010/2013 .

02 του 09

Πίνακες δεδομένων

Η βασική μορφή αποθήκευσης δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Excel είναι ένας πίνακας. Σε έναν πίνακα, τα δεδομένα εισάγονται σε σειρές. Κάθε σειρά είναι γνωστή ως εγγραφή .

Μόλις δημιουργηθεί ένας πίνακας, τα εργαλεία δεδομένων του Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναζήτηση, ταξινόμηση και διήθηση αρχείων στη βάση δεδομένων για να βρουν συγκεκριμένες πληροφορίες.

Αν και υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία δεδομένων στο Excel, ο ευκολότερος τρόπος είναι να δημιουργήσετε αυτό που είναι γνωστό ως λίστα από τα δεδομένα ενός πίνακα.

Για να ακολουθήσετε αυτό το σεμινάριο:

• εισάγετε τα δεδομένα όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.

Συμβουλή - Για γρήγορη εισαγωγή του αναγνωριστικού φοιτητών:

1. Πληκτρολογήστε τα δύο πρώτα αναγνωριστικά - ST348-245 και ST348-246 στα κελιά A5 και A6 αντίστοιχα.
2. Επισημάνετε τα δύο αναγνωριστικά για να τα επιλέξετε.
3. Κάντε κλικ στη λαβή πλήρωσης και σύρετέ το προς τα κάτω στο κελί A13.
4. Τα υπόλοιπα αναγνωριστικά των σπουδαστών θα πρέπει να εισαχθούν σωστά στα κελιά A6 έως A13.

03 του 09

Εισαγωγή δεδομένων σωστά

Κατά την εισαγωγή των δεδομένων, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί σωστά. Εκτός από τη γραμμή 2 μεταξύ του τίτλου του υπολογιστικού φύλλου και των επικεφαλίδων της στήλης, μην αφήνετε άλλες κενές σειρές κατά την εισαγωγή των δεδομένων σας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν αφήνετε κενά κελιά.

Τα σφάλματα δεδομένων, που οφείλονται σε εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων, αποτελούν την πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων. Εάν τα δεδομένα εισαχθούν σωστά στην αρχή, το πρόγραμμα είναι πιο πιθανό να σας δώσει τα αποτελέσματα που θέλετε.

04 του 09

Οι γραμμές είναι αρχεία

Όπως αναφέρθηκε, οι σειρές δεδομένων σε μια βάση δεδομένων είναι γνωστές ως εγγραφές. Όταν εισάγετε αρχεία, τηρήστε αυτές τις οδηγίες:

• Μην αφήσετε κενές σειρές στον πίνακα που δημιουργείται, ούτε και μεταξύ των επικεφαλίδων και της πρώτης σειράς δεδομένων.
• Μια εγγραφή μπορεί να περιέχει δεδομένα σχετικά με ένα μόνο συγκεκριμένο στοιχείο.
• Μια εγγραφή πρέπει επίσης να περιέχει ΟΛΑ τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σχετικά με αυτό το στοιχείο. Δεν μπορούν να υπάρχουν πληροφορίες για ένα στοιχείο σε περισσότερες από μία σειρές.
  

05 του 09

Οι στήλες είναι Πεδία

Ενώ οι γραμμές σε μια βάση δεδομένων του Excel αναφέρονται ως εγγραφές, οι στήλες είναι γνωστές ως πεδία . Κάθε στήλη χρειάζεται μια επικεφαλίδα για να προσδιορίσει τα δεδομένα που περιέχει. Αυτές οι επικεφαλίδες καλούνται ονόματα πεδίων.

• Τα ονόματα πεδίων χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα για κάθε εγγραφή εισάγονται με την ίδια σειρά.
• Βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί όλα τα δεδομένα μιας στήλης χρησιμοποιώντας την ίδια μορφή. Εάν ξεκινάτε να εισάγετε αριθμούς ως ψηφία (όπως 10 ή 20), κρατήστε το. Μην αλλάξετε εν μέρει και αρχίστε να εισάγετε αριθμούς ως λέξεις (όπως δέκα ή είκοσι). Να είναι συνεπής.
• Μην αφήσετε κενές στήλες στον πίνακα.

06 του 09

Δημιουργία της λίστας

Αφού εισαχθούν στον πίνακα, μπορούν να μετατραπούν σε μια λίστα . Να το πράξουν:

1. Επισημάνετε τα κελιά A3 έως E13 στο φύλλο εργασίας.
2. Κάντε κλικ στο στοιχείο Δεδομένα> Λίστα> Δημιουργία λίστας από το μενού για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία λίστας .
3. Ενώ το παράθυρο διαλόγου είναι ανοιχτό, τα κελιά A3 έως E13 στο φύλλο εργασίας πρέπει να περιβάλλουν τα μυρμήγκια.
4. Εάν τα μυρμήγκια της πορείας καλύπτουν το σωστό εύρος κελιών, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία λίστας .
5. Εάν τα μυρμήγκια πορείας δεν περιβάλλουν το σωστό εύρος κελιών, επισημάνετε το σωστό εύρος στο φύλλο εργασίας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία λίστας .
6. Το τραπέζι θα πρέπει να περιβάλλεται από ένα σκοτεινό περίγραμμα και να έχουν προστίθενται δίπλα από κάθε όνομα πεδίου βέλη.

07 του 09

Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία βάσης δεδομένων

Μόλις δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία που βρίσκονται κάτω από τα αναπτυσσόμενα βέλη δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου για να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα δεδομένα σας.

Ταξινόμηση δεδομένων

1. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο όνομα πεδίου "Ονοματεπώνυμο".
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση αύξουσας για να ταξινομήσετε τη βάση δεδομένων αλφαβητικά από το Α στο Ζ.
3. Μόλις ταξινομηθεί, ο Graham J. θα πρέπει να είναι ο πρώτος δίσκος στον πίνακα και ο Wilson R. θα πρέπει να είναι ο τελευταίος.

Φιλτράρισμα δεδομένων

1. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο όνομα του πεδίου Προγράμματος .
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιχείρηση για να φιλτράρετε τους μαθητές, όχι στο επιχειρηματικό πρόγραμμα.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
4. Μόνο δύο μαθητές - G. Thompson και F. Smith πρέπει να είναι ορατοί, αφού είναι οι μόνοι που εγγράφονται στο επιχειρηματικό πρόγραμμα.
5. Για να εμφανίσετε όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο όνομα του πεδίου Προγράμματος .
6. Κάντε κλικ στην επιλογή " Όλες ".
   

08 από 09

Διεύρυνση της βάσης δεδομένων

Για να προσθέσετε πρόσθετες εγγραφές στη βάση δεδομένων σας:

• Μια κενή γραμμή που περιέχει έναν αστερίσκο (κελιά A14 έως E14) προστίθεται στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων όταν δημιουργείται.
• Πρόσθετα δεδομένα μπορούν να προστεθούν στη βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας αυτήν την κενή γραμμή.
• Προσθέστε τα ακόλουθα δεδομένα:
  
  Cell - Δεδομένα
  Α14 - ST348-255
  Β14 - Κρίστοφερ
  C14 - Α.
  D14 - 22
  Ε14 - Επιστήμη

09 του 09

Ολοκλήρωση της μορφοποίησης της βάσης δεδομένων

Σημείωση : Αυτό το βήμα περιλαμβάνει τη χρήση εικονιδίων που βρίσκονται στη γραμμή εργαλείων "Μορφοποίηση" , η οποία βρίσκεται συνήθως στην κορυφή της οθόνης του Excel 2003. Εάν δεν υπάρχει, διαβάστε πώς μπορείτε να βρείτε τις γραμμές εργαλείων του Excel για να το εντοπίσετε.

1. Επισημάνετε τα κελιά A1 έως E1 στο φύλλο εργασίας.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Συγχώνευση και κέντρο στη γραμμή εργαλείων μορφοποίησης για να κεντράρετε τον τίτλο.
3. Με τα κελιά Α1 έως Ε1 ακόμη επιλεγμένα, κάντε κλικ στο εικονίδιο Συμπληρώστε το χρώμα στη γραμμή εργαλείων μορφοποίησης (μοιάζει με δοχείο χρώματος) για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρώματος φόντου.
4. Επιλέξτε Sea Green από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα φόντου των κελιών A1 - E1 σε σκούρο πράσινο χρώμα.
5. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Χρώμα γραμματοσειράς στη Γραμμή εργαλείων μορφοποίησης (είναι μεγάλο γράμμα "Α") για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα γραμματοσειρά γραμματοσειράς.
6. Επιλέξτε Λευκό από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα του κειμένου στα κελιά A1 - E1 σε λευκό.
7. Επισημάνετε τα κελιά A2 - E2 στο φύλλο εργασίας.
8. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Συμπληρώστε το χρώμα στη γραμμή εργαλείων μορφοποίησης για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρώματος φόντου.
9. Επιλέξτε " Ανοιχτό πράσινο" από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα του φόντου των κελιών A2 - E2 σε ανοιχτό πράσινο χρώμα.
10. Επισημάνετε τα κελιά A3 - E14 στο φύλλο εργασίας.
11. Επιλέξτε Format> AutoFormat από τα μενού για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Αυτόματης μορφοποίησης .
12. Επιλέξτε Λίστα 2 από τη λίστα επιλογών για να μορφοποιήσετε τα κελιά A3 - E14.
13. Επισημάνετε τα κελιά A3 - E14 στο φύλλο εργασίας.
14. Κάντε κλικ στην επιλογή OptionCenter στο μενού Γραμμή εργαλείων μορφοποίησης για να ευθυγραμμίσετε το κέντρο στο κείμενο στα κελιά A3 έως E14.
15. Σε αυτό το σημείο, αν έχετε ακολουθήσει σωστά όλα τα βήματα αυτού του εκπαιδευτικού προγράμματος, το υπολογιστικό φύλλο σας θα πρέπει να μοιάζει με το υπολογιστικό φύλλο που απεικονίζεται στο Βήμα 1 αυτού του σεμιναρίου.