Τρόπος εισαγωγής επαφών από το Excel ή από ένα αρχείο CSV στο Outlook

Ο φάκελος " Επαφές " στο Outlook είναι ο χώρος που περιέχει όλες τις επαφές σας; Καλός.

Εάν δεν συμβαίνει, είναι πιθανό να μπορείτε να πάρετε εύκολα εκείνους τους φίλους, τους συναδέλφους και τους γνωστούς που λείπουν εκεί (και να τους χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε έναν κατάλογο διανομής , για παράδειγμα).

Τα δεδομένα επικοινωνίας που είναι αποθηκευμένα σε μια βάση δεδομένων ή ένα υπολογιστικό φύλλο μπορούν συνήθως να εισαχθούν στο Outlook χωρίς πολύ ταλαιπωρία. Στο πρόγραμμα βάσης δεδομένων ή υπολογιστικού φύλλου, εξαγάγετε τα δεδομένα σε ένα αρχείο CSV (τιμές διαχωρισμένων με κόμμα), βεβαιώνοντας ότι οι στήλες έχουν σημαντικές κεφαλίδες. Δεν χρειάζεται να αντιστοιχούν στα πεδία που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Μπορείτε να χαρτογραφήσετε στήλες σε πεδία με ευελιξία κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής.

Εισαγωγή επαφών από το Excel ή από ένα αρχείο CSV στο Outlook

Για να εισαγάγετε δεδομένα βιβλίου διευθύνσεων από ένα αρχείο CSV ή από το Excel στις επαφές του Outlook:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο (File) στο Outlook.
2. Μεταβείτε στην κατηγορία Άνοιγμα & Εξαγωγή .
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή / εξαγωγή στην περιοχή Εισαγωγή / Εξαγωγή .
4. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο έχει επιλεγεί στο πλαίσιο Επιλογή μιας ενέργειας για εκτέλεση:.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
6. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένες οι τιμές διαχωριζόμενες με κόμματα στο πλαίσιο Επιλογή τύπου αρχείου για εισαγωγή από:.
7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
8. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Αναζήτηση ... και , στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο CSV που θέλετε.
   • Μπορείτε να εξάγετε τις επαφές σας στο Gmail σε ένα αρχείο CSV , για παράδειγμα, για εισαγωγή στο Outlook.
9. Συνήθως, βεβαιωθείτε ότι δεν θέλετε να εισάγετε διπλότυπα αντικείμενα ή Αντικατάσταση διπλότυπων με στοιχεία που εισάγονται , επιλέξτε Επιλογές .
   • Αν επιλέξετε Να επιτρέπεται η δημιουργία διπλότυπων , μπορείτε να αναζητήσετε και να εξαλείψετε τα διπλότυπα αντικείμενα αργότερα (για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας ένα διπλότυπο βοηθητικό πρόγραμμα κατάργησης).
   • Επιλέξτε Αντικατάσταση διπλότυπων με στοιχεία που έχουν εισαχθεί, εάν τα δεδομένα στο αρχείο CSV είναι πιο πρόσφατα ή ίσως πιο ολοκληρωμένα στο σύνολό του. διαφορετικά, ίσως είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε διπλότυπα του Outlook.
10. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
11. Επιλέξτε το φάκελο του Outlook στον οποίο θέλετε να εισαγάγετε τις επαφές. αυτό θα είναι συνήθως ο φάκελος " Επαφές ".
    • Μπορείτε να επιλέξετε το φάκελο " Επαφές " σε οποιοδήποτε αρχείο PST, φυσικά, ή ένα μόνο που δημιουργήθηκε για εισαγόμενα στοιχεία.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
2. Τώρα, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη ....
3. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι στήλες από το αρχείο CSV έχουν αντιστοιχιστεί στα επιθυμητά πεδία του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook.
   • Για να αντιστοιχίσετε ένα πεδίο, σύρετε τον τίτλο της στήλης (από Από:) στο επιθυμητό πεδίο (κάτω από το στοιχείο Για:) .
4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
5. Τώρα κάντε κλικ στο Τέλος .

Εισαγωγή επαφών από το Excel ή ένα αρχείο CSV στο Outlook 2007

Για να εισαγάγετε επαφές από ένα αρχείο CSV στο Outlook:

1. Επιλέξτε Αρχείο | Εισαγωγή και Εξαγωγή ... από το μενού στο Outlook.
2. Βεβαιωθείτε ότι η Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο είναι επισημασμένη.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
4. Τώρα βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τις τιμές διαχωρισμού με κόμβο (Windows) .
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
6. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Αναζήτηση ... και , στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο που θέλετε.
7. Συνήθως, επιλέξτε Μην εισάγετε διπλά αντικείμενα .
8. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
9. Επιλέξτε το φάκελο του Outlook στον οποίο θέλετε να εισαγάγετε τις επαφές. Αυτός συνήθως θα είναι ο φάκελος " Επαφές ".
10. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
11. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη ...
12. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι στήλες από το αρχείο CSV έχουν αντιστοιχιστεί στα επιθυμητά πεδία του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook.
    • Μπορείτε να δημιουργήσετε νέες αντιστοιχίσεις σύροντας τον τίτλο της στήλης στο επιθυμητό πεδίο.
    • Οποιαδήποτε προηγούμενη αντιστοίχιση της ίδιας στήλης θα αντικατασταθεί με τη νέα.
13. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
14. Τώρα κάντε κλικ στο Τέλος .

(Ενημερώθηκε τον Μάιο του 2016, δοκιμάστηκε με το Outlook 2007 και το Outlook 2016)