Καταργώντας τη διαφορά ανάμεσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο και τη βάση δεδομένων
Ένας από τους λόγους που οι εταιρείες διστάζουν να χρησιμοποιήσουν τη Microsoft Access είναι η έλλειψη κατανόησης της διαφοράς μεταξύ ενός υπολογιστικού φύλλου και μιας βάσης δεδομένων. Αυτό οδηγεί πολλούς ανθρώπους να πιστεύουν ότι η παρακολούθηση των πληροφοριών πελατών, των εντολών αγοράς και των λεπτομερειών του έργου σε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι επαρκής για τις ανάγκες τους. Το τελικό αποτέλεσμα είναι ότι είναι δύσκολο να διατηρηθεί ο έλεγχος διαμόρφωσης, τα αρχεία χάνονται από τη διαφθορά και οι εργαζόμενοι τυχαία αντικαταστήσουν τις σχετικές πληροφορίες. Με λίγη γνώση σχετικά με τη δύναμη και τις πολλές χρήσεις μιας βάσης δεδομένων, είναι ευκολότερο για τις μικρές επιχειρήσεις να δουν πότε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι αρκετό για μια δουλειά και πότε πρέπει να δημιουργηθεί μια βάση δεδομένων.
Είναι σημαντικό να έχετε μια βασική κατανόηση του τι είναι μια βάση δεδομένων . Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων πριν, όπως αυτές στη δημόσια βιβλιοθήκη, αλλά απλώς τη χρήση τους δεν καθιστά σαφές πώς τα λογιστικά φύλλα και οι βάσεις δεδομένων είναι διαφορετικές. Η δαπάνη λίγων λεπτών για τη μάθηση σχετικά με τις βάσεις δεδομένων θα βοηθήσει στη σαφέστερη σύγκριση.
Οργάνωση δεδομένων
Ίσως η πιο εμφανής διαφορά μεταξύ ενός υπολογιστικού φύλλου και μιας βάσης δεδομένων είναι ο τρόπος με τον οποίο οργανώνονται τα δεδομένα. Εάν τα δεδομένα είναι σχετικά επίπεδη, τότε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι τέλειο. Ο τρόπος για να διαπιστώσετε εάν είναι καλύτερο ένα επίπεδο τραπέζι, ρωτήστε εάν όλα τα σημεία δεδομένων μπορούν εύκολα να γραφτούν σε ένα γράφημα ή πίνακα; Για παράδειγμα, αν μια εταιρεία θέλει να παρακολουθεί τα μηνιαία κέρδη κατά τη διάρκεια ενός έτους, ένα υπολογιστικό φύλλο είναι τέλειο. Τα υπολογιστικά φύλλα προορίζονται να χειριστούν πολλά στοιχεία του ίδιου τύπου, χαρτογραφώντας την πρόοδο ορισμένων βασικών σημείων.
Σε σύγκριση, οι βάσεις δεδομένων έχουν μια σχεσιακή δομή δεδομένων. Εάν κάποιος χρήστης έπρεπε να τραβήξει δεδομένα, θα υπήρχαν πολλά σημεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Για παράδειγμα, αν μια εταιρεία θέλει να παρακολουθεί τα μηνιαία κέρδη της και να τα συγκρίνει με τους ανταγωνιστές τα τελευταία πέντε χρόνια, υπάρχει σχέση μεταξύ αυτών των σημείων δεδομένων, αλλά όχι μια μόνο εστίαση. Κάνοντας ένα μόνο πίνακα για να αναφέρετε τα αποτελέσματα θα είναι δύσκολο, αν όχι αδύνατο. Οι βάσεις δεδομένων έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν τους χρήστες να δημιουργούν αναφορές και να εκτελούν ερωτήματα.
Πολυπλοκότητα δεδομένων
Ο ευκολότερος τρόπος να συγκρίνετε αν τα δεδομένα πρέπει να διατηρούνται σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή σε μια βάση δεδομένων είναι να εξετάσετε πόσο περίπλοκα είναι τα δεδομένα. Αυτό βοηθάει στην αποσαφήνιση του τρόπου οργάνωσης των δεδομένων αν ο χρήστης εξακολουθεί να μην είναι βέβαιος.
Τα δεδομένα υπολογιστικών φύλλων είναι απλά. Μπορεί να προστεθεί εύκολα σε ένα μόνο τραπέζι ή διάγραμμα και να προστεθεί σε μια παρουσίαση χωρίς να χρειάζεται να αποκλείονται πληροφορίες. Είναι εύκολο να διατηρηθεί, καθώς ακολουθεί μόνο μερικές αριθμητικές τιμές κλειδιού. Εάν απαιτούνται μόνο λίγες σειρές και στήλες, τα δεδομένα αποθηκεύονται καλύτερα σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Οι βάσεις δεδομένων φιλοξενούν πολλούς τύπους δεδομένων που έχουν κάποια σχέση με τα άλλα δεδομένα της βάσης δεδομένων. Για παράδειγμα, οι εταιρείες διατηρούν σημαντικό όγκο δεδομένων στους πελάτες τους, από ονόματα και διευθύνσεις μέχρι παραγγελίες και πωλήσεις. Αν ένας χρήστης προσπαθήσει να χώνω χιλιάδες σειρές σε ένα υπολογιστικό φύλλο, οι πιθανότητες είναι καλές να μεταφερθεί σε μια βάση δεδομένων.
Επαναλήψεις δεδομένων
Ακριβώς επειδή τα δεδομένα θα πρέπει να ενημερωθούν δεν σημαίνει απαραίτητα ότι απαιτείται μια βάση δεδομένων. Θα υπάρξουν τα ίδια δεδομένα που επαναλαμβάνονται συνεχώς; Και είναι η επιχείρηση που ενδιαφέρεται να ακολουθήσει γεγονότα ή ενέργειες;
Εάν αλλάξουν τα σημεία δεδομένων αλλά ο τύπος δεδομένων είναι ο ίδιος και παρακολουθεί ένα μόνο συμβάν, αυτές οι πληροφορίες είναι πιθανώς επίπεδες. Ένα παράδειγμα είναι το ποσό των πωλήσεων κατά τη διάρκεια ενός έτους. Η χρονική περίοδος θα αλλάξει και οι αριθμοί θα κυμαίνονται και δεν θα υπάρχουν επαναλαμβανόμενα δεδομένα.
Εάν ορισμένα στοιχεία των δεδομένων θα παραμείνουν τα ίδια, όπως οι πληροφορίες για τους πελάτες, ενώ άλλες αλλαγές, όπως ο αριθμός των παραγγελιών και η έγκαιρη πληρωμή, οι πιθανότητες είναι οι ενέργειες που παρακολουθούνται. Αυτό συμβαίνει όταν πρέπει να χρησιμοποιηθεί μια βάση δεδομένων. Οι ενέργειες έχουν πολλές διαφορετικές συνιστώσες σε αυτές και η προσπάθεια να εντοπιστούν όλες απαιτεί βάση δεδομένων.
Κύριος σκοπός δεδομένων
Τα υπολογιστικά φύλλα είναι ιδανικά για εκδηλώσεις που δεν χρειάζονται παρακολούθηση πολλών διαφορετικών παραμέτρων. Για τα έργα που χρειάζονται έναν ή δύο διαγράμματα ή πίνακες για μια παρουσίαση πριν να αρχειοθετηθούν, ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ο καλύτερος τρόπος να προχωρήσουμε. Εάν η ομάδα ή η εταιρεία πρέπει να είναι σε θέση να υπολογίσει τα αποτελέσματα και να καθορίσει τα ποσοστά, δηλαδή όπου τα υπολογιστικά φύλλα είναι τα πιο χρήσιμα.
Οι βάσεις δεδομένων είναι για μεγαλύτερα έργα, όπου τα δεδομένα είναι πιθανό να χρησιμοποιηθούν ξανά και ξανά. Εάν χρειάζονται σημειώσεις και σχόλια, τα δεδομένα πρέπει να μεταφερθούν σε μια βάση δεδομένων. Τα υπολογιστικά φύλλα δεν σχεδιάστηκαν για να παρακολουθούν τις λεπτομέρειες, μερικά μόνο βασικά αριθμητικά σημεία.
Αριθμός χρηστών
Ο αριθμός των χρηστών θα μπορούσε να καταλήξει να είναι ο αποφασιστικός παράγοντας για το αν θα χρησιμοποιηθεί ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια βάση δεδομένων. Εάν ένα έργο απαιτεί ότι ένας μεγάλος αριθμός χρηστών μπορεί να ενημερώνει δεδομένα και να κάνει αλλαγές, αυτό δεν πρέπει να γίνει σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Είναι πολύ πιο δύσκολο να διατηρηθεί ο κατάλληλος έλεγχος διαμόρφωσης με ένα υπολογιστικό φύλλο. Εάν υπάρχουν λίγοι μόνο χρήστες για την ενημέρωση των δεδομένων, συνήθως μεταξύ τριών και έξι, ένα υπολογιστικό φύλλο θα πρέπει να είναι επαρκές (αν και βεβαιωθείτε ότι έχετε καθορίσει κανόνες πριν προχωρήσετε με αυτό).
Εάν όλοι οι συμμετέχοντες σε ένα έργο ή σε ολόκληρα τμήματα πρέπει να κάνουν αλλαγές, μια βάση δεδομένων είναι η καλύτερη επιλογή. Ακόμα κι αν μια εταιρεία είναι μικρή και έχει μόνο ένα ή δύο άτομα στο τμήμα τώρα, σκεφτείτε πόσα άτομα θα μπορούσαν να καταλήξουν σε αυτό το τμήμα σε πέντε χρόνια και να ρωτήσω αν όλοι θα χρειαστεί να κάνουν αλλαγές. Όσο περισσότεροι χρήστες χρειάζονται πρόσβαση, τόσο πιο πιθανή είναι μια βάση δεδομένων η καλύτερη επιλογή.
Πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη την ασφάλεια δεδομένων. Εάν υπάρχουν πολλές ευαίσθητες πληροφορίες που πρέπει να εξασφαλιστούν, οι βάσεις δεδομένων προσφέρουν καλύτερη ασφάλεια. Πριν κάνετε την κίνηση, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει τα θέματα ασφαλείας που πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν από τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων.
Εάν είστε έτοιμοι να κάνετε το βήμα, διαβάστε το άρθρο μας Μετατροπή υπολογιστικών φύλλων σε βάσεις δεδομένων για να ξεκινήσετε το ταξίδι σας.