Συνδιάσκεψη Συμβουλές για τη βελτίωση των κλήσεων σας

Προβλήματα κλήσης συνδιάσκεψης ήχου και πώς να τα αντιμετωπίσετε

Οι τηλεφωνικές συνδιαλέξεις φαίνονται ενδιαφέροντες όταν σκέφτεστε τα οφέλη που φέρνουν για την επιχείρησή σας ή για κοινωνικές συναντήσεις. Αλλά όταν σκέφτεστε τα ζητήματα που σχετίζονται με τη δημιουργία και την ομαλή λειτουργία τους, σύντομα θα συνειδητοποιήσετε ότι η συμμετοχή σε μία ή στην κατοχή ενός είναι αρκετά δύσκολη. Κατά την οργάνωση μιας κλήσης διάσκεψης, υπάρχουν ορισμένα ζητήματα που πρέπει να συμπεριλάβετε στον προγραμματισμό σας, ώστε να αποφύγετε προβλήματα που μπορεί να το καταστήσουν αποτυχία.

1. Ιστορικό Θόρυβος

Αυτός είναι ο τυχόν θόρυβος που προέρχεται από έναν συμμετέχοντα εκτός από τη φωνή του, όπως καρέκλες κουδουνίστρα, άνθρωποι που κουβεντιάζουν πίσω τους, θόρυβοι μηχανών, θόρυβοι χαρτιού κ.λπ. Παίρνετε αυτούς τους θορύβους κυρίως με τους συμμετέχοντες που χρησιμοποιούν VoIP , επειδή η παραδοσιακή συσκευή χειρός έχει αφιερώσει και σύντομα μικρού μεγέθους, ενώ το VoIP λειτουργεί με ένα μικρόφωνο που είναι συμβατό με τη συσκευή και είναι πιο λογικό. Ένα παράδειγμα είναι το σύστημα συστοιχιών μικροφώνων που έχετε τους περισσότερους από τους τελευταίους φορητούς υπολογιστές. Μερικοί άνθρωποι συμμετέχουν σε συνέδρια χρησιμοποιώντας τις συσκευές τους hands-free.

Ο μόνος τρόπος για να διορθωθεί αυτή η κατάσταση είναι να ενημερωθούν οι συμμετέχοντες για τη διαταραχή που προκαλούν, η οποία γίνεται καλύτερα μέσω της επικοινωνίας πριν από την τηλεδιάσκεψη. Για παράδειγμα, ως διοργανωτής, μπορεί να θέλετε να μεταφέρετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις ετικέτες για μια κλήση συνδιάσκεψης πριν από τη σύνοδο.

2. Ηχώ

Η ηχώ μπορεί να είναι μέρος του θορύβου υποβάθρου, αλλά είναι πιο τεχνικό από αυτό. Κάποιος που συμμετέχει στην κλήση συνδιάσκεψης μπορεί να έχει συνθήκες με το τηλέφωνό του ή μπορεί να χρησιμοποιεί ένα τηλέφωνο που δεν διαθέτει ακύρωση ηχώ. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διακοπής της παραγωγής ηχώ .

Κάποιος με ηχώ πρέπει κανονικά να κλείσει. Έτσι και πάλι, η σωστή συνειδητοποίηση σχετικά με ορισμένα τεχνικά ζητήματα με τα τηλέφωνα και τον άλλο εξοπλισμό που χρησιμοποιείται σε μια κλήση συνδιάσκεψης είναι σημαντική εκ των προτέρων.

3. Διαχείριση παρουσίας

Σε μια κλήση συνδιάσκεψης ήχου, θα χρησιμοποιείτε μόνο μία από τις αισθήσεις σας: την ακοή σας. Δεν θα δείτε άτομα με τα οποία μιλάτε ή ακούτε. Αυτό σημαίνει ότι αν δεν παρακολουθήσετε κάθε είσοδο και έξοδο στην κλήση συνδιάσκεψης, μπορεί να μην γνωρίζετε την παρουσία στο ακροατήριό σας μόλις βρεθείτε στο συνέδριο.

Το πρόβλημα αυτό δεν έχει λύσει μέχρι σήμερα την ηχοδιάσκεψη, μέχρι την ανάπτυξη εργαλείων που επιτρέπουν ένα ορισμένο επίπεδο διαχείρισης παρουσίας. Το πρώτο εργαλείο που δίνει αυτό είναι το UberConference, όπου μπορείτε να δείτε ποιος μιλάει όταν το κάνουν, ποιος είναι εδώ και ποιος δεν είναι και ούτω καθεξής. Ορισμένα από αυτά τα εργαλεία έχουν αναδειχθεί πρόσφατα, μερικά με ενδιαφέρουσες οπτικές διεπαφές που αντιπροσωπεύουν τους συμμετέχοντες με εικονίδια.

4. Μουσική σε αναμονή

Οι άνθρωποι συνήθως περιποιείται τη διεπαφή του τηλεφώνου τους για άτομα, αλλά ποτέ για κλήσεις συνδιάσκεψης. Παρόλο που μπορεί να είναι ωραίο για κάποιον που έχει τεθεί σε αναμονή για να ακούσει κάποια μουσική, σίγουρα θα είναι ενοχλητική σε μια τηλεδιάσκεψη. Μερικοί συμμετέχοντες μπορούν να θέσουν το συνέδριο σε αναμονή, ενώ παρακολουθούν κάποια άλλη κλήση ή εργασία, προσθέτοντας έτσι ρυθμική ατμόσφαιρα στο συνέδριο. Εδώ και πάλι, η εκστρατεία ευαισθητοποίησης για την προκαταρκτική διάσκεψη θα είναι πολύτιμη.

5. Ηγεσία

Σε ορισμένες περιπτώσεις, εάν μια ομάδα δεν έχει ηγέτη, το χάος θα οδηγήσει. Αυτό είναι πιθανόν να συμβεί σε ένα συνέδριο, ειδικά ένα που περιλαμβάνει λογικά θέματα, όπου δεν υπάρχει ένα άτομο που να κρατά τα ηνία. Αυτός ο ηγέτης πρέπει να σιγουρευτεί ότι ο καθένας έχει αρκετό χρόνο να μιλήσει και να δώσει την απαραίτητη προσοχή. Θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να επιστρέψουν τα πράγματα σε τροχιά εάν υπάρξουν αδέσποτα ή εντελώς συγκρουόμενα.

6. Υλικά και Έγγραφα

Πολλά συνέδρια, ειδικά επιχειρηματικά, περιλαμβάνουν αναφορά σε έγγραφα, υλικά και εργαλεία. Η λανθασμένη διάδοση τέτοιων πληροφοριών αναγκάζει ορισμένους συμμετέχοντες να βρεθούν στο σκοτάδι σε ορισμένα σημεία, προκαλώντας έτσι έλλειψη ενδιαφέροντος. Συνεπώς, θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα για τη διάδοση των απαραίτητων πληροφοριών και εγγράφων σε όλα τα μέρη που απαιτούνται πολύ πριν ξεκινήσει η διάσκεψη. Ένας άλλος και καλύτερος τρόπος είναι να χρησιμοποιηθούν εργαλεία ηλεκτρονικής συνεργασίας, όπου η αναφορά στα έγγραφα και σε άλλα υλικά δεν θα είναι μόνο παθητική, αλλά μπορεί επίσης να υπάρξει ενεργητική παραγωγικότητα κατά τη διάρκεια της ηλεκτρονικής συνάντησης εργασίας.

7. Κακή ποιότητα φωνής

Δεν αναφέρομαι στη φωνή κάποιου που έχει πονόλαιμο εδώ, αλλά στη φωνή κάποιου που χρησιμοποιεί μια τηλεφωνική υπηρεσία που προσφέρει κακή ποιότητα κλήσης. Τώρα αυτό συμβαίνει συχνά με την υπηρεσία VoIP, η οποία εξαρτάται από έναν ορισμένο αριθμό παραγόντων , συμπεριλαμβανομένου του εύρους ζώνης , των κωδικών που χρησιμοποιούνται, των τηλεφώνων και άλλων συσκευών που χρησιμοποιούνται. Δυστυχώς, δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα για αυτό, εάν είστε ο ηγέτης ή ο διοργανωτής της διάσκεψης. Ο συμμετέχων που υποφέρει από κακή ποιότητα φωνής χρειάζεται να βελτιώσει τα πράγματα από την πλευρά του.