Πώς να διατηρήσετε τα έγγραφά σας στο Word Οργανωμένα

Μια μικρή οργάνωση πηγαίνει πολύ μακριά όταν ψάχνετε αρχεία

Εάν αφιερώνετε περισσότερο χρόνο ψάχνοντας για τα αρχεία σας στο Microsoft Word από αυτά που εργάζεστε σε αυτά, τότε είναι καιρός να επωφεληθείτε από ορισμένα από τα οργανωτικά χαρακτηριστικά του Word και την προσφορά του υπολογιστή σας.

Αποθήκευση όλων των αρχείων του Word με μικρογραφίες

Η αποθήκευση κάθε αρχείου Word με μια εικόνα προεπισκόπησης ή μια μικρογραφία καθιστά ευκολότερη την ταυτοποίησή τους χωρίς να τα ανοίξετε. Μπορείτε να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφα του Word με μια προεπισκόπηση ή μικρογραφία, ακολουθώντας μερικά μόνο βήματα:

  1. Ανοίξτε το Microsoft Word.
  2. Κάντε κλικ στο Αρχείο στη γραμμή μενού.
  3. Επιλέξτε Ιδιότητες στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού.
  4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Σύνοψη .
  5. Τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στην επιλογή Αποθήκευση προεπισκόπησης εικόνας με αυτό το έγγραφο ή Αποθήκευση μικρογραφιών για όλα τα έγγραφα του Word (ανάλογα με την έκδοση του Word).
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Ενημέρωση ιδιοτήτων εγγράφου του Word

Εάν εργάζεστε με τεράστιες ποσότητες εγγράφων του Word που έχουν παρόμοια ονόματα και τοποθεσίες, σίγουρα θα θελήσετε να επωφεληθείτε από το χαρακτηριστικό γνώρισμα των εγγράφων του Word. Επιστρέψτε στο Αρχείο > Ιδιότητες > Περίληψη και συμπεριλάβετε σχόλια, λέξεις-κλειδιά, πληροφορίες κατηγορίας, τίτλου ή θέματος-οτιδήποτε θα σας βοηθήσει να διακρίνετε τα αρχεία. Όταν έρχεται χρόνος για να κάνετε μια αναζήτηση, το Word μπορεί να βρει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε.

Κάντε φακέλους στον υπολογιστή σας και χρησιμοποιήστε τους

Ορίστε έναν φάκελο για όλα τα έγγραφά σας του Word που πηγαίνουν προς τα εμπρός και ονομάστε κάτι που δεν θα ξεχάσετε - όπως "MyWordDocs". Συμπληρώστε το με φακέλους με ονόματα που έχουν νόημα για εσάς και να τα χρησιμοποιήσετε. Εάν είστε υπεύθυνοι για την παραγωγή εβδομαδιαίων σημειώσεων συσκέψεων, για παράδειγμα, κάντε ένα φάκελο για τις σημειώσεις αυτές και συμπεριλάβετε πρόσθετους φακέλους μέσα σε αυτό για μήνες ή χρόνια.

Αν έχετε χρόνια έγγραφα του Word διάσπαρτα στον υπολογιστή σας και δεν έχετε χρόνο για να τα ανοίξετε και να αποφασίσετε αν είναι κατόχους ή όχι, απλά κάντε ένα φάκελο για κάθε ένα από αυτά τα παλιά έγγραφα από και αποθέστε όλα τα έγγραφα 2010 σε ένα φάκελο, το 2011 σε ένα άλλο και ούτω καθεξής έως ότου έχετε χρόνο να τα επανεξετάσετε.

Χρησιμοποιήστε Σύστημα ονομάτων αρχείων συνεπούς

Η δημιουργία ενός συστήματος ονομασίας είναι ίσως το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε όταν έρχεται χρόνος να βρείτε τα αρχεία που θέλετε. Δεν υπάρχει κανένας σωστός τρόπος για να ονομάσετε τα αρχεία σας, αλλά επιλέγοντας ένα σύστημα ονοματοδοσίας και χρησιμοποιώντας αυτό με συνέπεια αξίζει την προσπάθεια. Προτάσεις είναι:

Με το πασο σου

Αν ο υπολογιστής σας είναι ήδη γεμάτος με αρχεία, μην προσπαθήσετε να αντιμετωπίσετε όλα τα προβλήματα της οργάνωσής σας ταυτόχρονα. Σπάστε την εργασία κάτω σε διαχειρίσιμα κομμάτια και περάστε 15 λεπτά την ημέρα που εργάζονται σε αυτήν. Καθώς στρογγυλάτε αδέσποτα αρχεία του Word στον υπολογιστή σας, τα βάζετε σε έναν από τους φακέλους που έχετε κάνει, δημιουργείτε ένα νέο φάκελο ή τα διαγράφετε αν δεν τα χρειάζεστε πλέον. Εάν δεν μπορείτε να αποφασίσετε, βάλτε τα σε ένα φάκελο με τίτλο HoldUntilDate και διαλέξτε μια ημερομηνία αρκετά μακριά στο μέλλον ότι αν δεν έχετε ανοίξει το φάκελο μέχρι τότε, θα αισθανθείτε άνετα να το διαγράψετε. Οποιοσδήποτε τύπος φακέλων κάνετε, βάλτε τα όλα σε ένα μεγάλο φάκελο του Word σας, έτσι θα ξέρετε πού να κοιτάξετε.