Χρησιμοποίηση Χρηματοοικονομικών Τεχνικών για να δικαιολογηθεί η απόκτηση ενός Ενεργητικού Πληροφορικής
Η δικαιολόγηση των επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής είναι μια κρίσιμη ικανότητα για όσους εργάζονται στην τεχνολογία. Ενώ πολλές αποφάσεις επενδύσεων στον τομέα της πληροφορικής θα ληφθούν από την ηγεσία του οργανισμού ΤΠ, συχνά οι προτάσεις για νέο εξοπλισμό ή υπηρεσίες θα προέλθουν από το προσωπικό πληροφορικής. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε την ορολογία και τις βασικές τεχνικές για να κάνουμε μια υπόθεση να επενδύσουμε σε ένα νέο κομμάτι του εξοπλισμού. Είναι ένα πράγμα να ζητήσετε να αντικαταστήσετε το λογισμικό γραφείου υποστήριξης. Θα ακούσετε πιθανώς, "θα εξετάσουμε αυτό - blah blah blah". Εναλλακτικά, πείτε κάτι σαν "η αντικατάσταση του λογισμικού helpdesk θα εξοικονομήσει IT $ 35.000 ετησίως και θα πληρώσει για τον εαυτό του σε 3 χρόνια", θα πάρετε μια πολύ πιο θετική απάντηση από τη διαχείριση της πληροφορικής σας. Μπορώ να σας διαβεβαιώσω γι 'αυτό.
Αυτό το άρθρο θα σας δώσει τις βασικές δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να αναλύσετε και να δημιουργήσετε μια αποτίμηση για μια προτεινόμενη επένδυση σε ΤΠ. Πρέπει να καταλάβετε τα βασικά πριν κάνετε μια βαθιά κατάδυση σε αυτές τις οικονομικές τεχνικές. Παρακολουθήστε για μελλοντικά άρθρα όπου θα σας παράσχω πιο προηγμένες αναλυτικές τεχνικές για να δικαιολογήσετε μια επένδυση σε εξοπλισμό ή υπηρεσία.
Βασική Ορολογία Ανάλυσης Επενδύσεων Πληροφορικής
Κεφαλαιουχικές δαπάνες (CAPEX): Το κεφάλαιο είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να διακρίνει μια αγορά που έχει ωφέλιμη ζωή άνω του έτους. Για παράδειγμα, όταν μια εταιρεία αγοράζει φορητό υπολογιστή για έναν υπάλληλο, αναμένεται ότι ο φορητός υπολογιστής θα διαρκέσει για 3 ή 4 χρόνια. Οι λογιστές απαιτούν αυτό το είδος επένδυσης σε ΤΠ να δαπανώνται κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου αντί να δαπανώνται κατά το έτος που αγοράστηκε. Μια εταιρεία έχει συνήθως πολιτικές σχετικά με την ωφέλιμη ζωή του εξοπλισμού, καθώς και ένα ελάχιστο ποσό σε δολάρια για μια κεφαλαιουχική δαπάνη. Για παράδειγμα, ένα πληκτρολόγιο που κοστίζει $ 50 δεν θα θεωρείται κεφάλαιο.
Αποσβέσεις: Η απόσβεση είναι η μέθοδος που χρησιμοποιείται για τη διάθεση των εξόδων μιας επένδυσης σε κεφάλαιο πληροφορικής κατά τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής της αγοράς. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι η λογιστική πολιτική για το κεφάλαιο χρησιμοποιεί ευθείες αποσβέσεις. Αυτό σημαίνει απλά ότι η υποτίμηση θα είναι η ίδια κάθε χρόνο. Ας υποθέσουμε ότι αγοράζετε ένα νέο διακομιστή για $ 3.000 με αναμενόμενη διάρκεια ζωής 3 ετών. Οι αποσβέσεις για την εν λόγω επένδυση στις τεχνολογίες πληροφορικής θα είναι 1.000 δολάρια ετησίως για 3 χρόνια. Αυτή είναι η απόσβεση.
Ταμειακή ροή: Ταμειακές ροές είναι η κίνηση μετρητών μέσα και έξω από την επιχείρηση. Πρέπει να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ μετρητών και μη μετρητών. Συνήθως, τα μετρητά χρησιμοποιούνται κατά τον υπολογισμό της αξίας των επενδύσεων σε ΤΠ. Οι αποσβέσεις είναι ένα έξοδο εκτός μετρητών που σημαίνει ότι το υποκείμενο περιουσιακό στοιχείο έχει ήδη πληρωθεί, αλλά κατανέμετε το έξοδο κατά τη διάρκεια ζωής του περιουσιακού στοιχείου. Η αρχική αγορά της επένδυσης σε τεχνολογία πληροφορικής θα θεωρείται η εκροή μετρητών κατά τη διεξαγωγή οικονομικής ανάλυσης.
Ποσοστό έκπτωσης: Πρόκειται για ποσοστό που χρησιμοποιείται στην ανάλυση για να υπολογίσουμε το γεγονός ότι ένα δολάριο σήμερα αξίζει περισσότερο από ένα δολάριο σε 5 ή 10 χρόνια. Χρησιμοποιώντας ένα προεξοφλητικό επιτόκιο στην ανάλυση των επενδύσεων πληροφορικής είναι μια μέθοδος για να δηλώσετε τα μελλοντικά δολάρια σε όρους σημερινών δολαρίων. Το ίδιο το προεξοφλητικό επιτόκιο είναι το αντικείμενο πολλών βιβλίων. Εάν χρειάζεστε ένα ακριβές προεξοφλητικό επιτόκιο για την εταιρεία σας, επικοινωνήστε με το τμήμα λογιστικής σας. Διαφορετικά, θα χρησιμοποιήσουμε περίπου το 10% που αντιπροσωπεύει τον πληθωρισμό και το ποσοστό που μια εταιρεία θα μπορούσε να κερδίσει από τα χρήματα που δεν επενδύθηκαν στο κομμάτι του εξοπλισμού πληροφορικής. Είναι ένα είδος ευκαιρίας.
IT Τεχνικές Ανάλυσης Επενδύσεων
Υπάρχουν πολλές μέθοδοι που βοηθούν στην αξιολόγηση των επενδύσεων σε τεχνολογία πληροφορικής (κεφάλαιο). Εξαρτάται πραγματικά από το είδος της επένδυσης που κάνετε και την ωριμότητα του οργανισμού πληροφορικής στην αξιολόγηση των αγορών κεφαλαίου. Το μέγεθος της οργάνωσης μπορεί επίσης να διαδραματίσει κάποιο ρόλο. Αλλά λάβετε υπόψη ότι αυτό είναι κάτι που δεν παίρνει πολύ χρόνο και ακόμα κι αν εργάζεστε για μια μικρή έως μεσαίου μεγέθους οργάνωση, αυτή η προσπάθεια θα εκτιμηθεί.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε δύο απλές τεχνικές επένδυσης σε τεχνολογίες πληροφορικής. Σας ενθαρρύνω να χρησιμοποιήσετε και τα δύο μαζί καθώς και μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα της αξίας της προτεινόμενης επένδυσης στον τομέα της πληροφορικής.
- Καθαρή παρούσα αξία
- Περίοδος αποπληρωμής
Καθαρή παρούσα αξία (NPV)
Η Καθαρή παρούσα αξία είναι μια χρηματοοικονομική τεχνική που κατατάσσει μια σειρά ταμειακών ροών με την πάροδο του χρόνου και εκπτώσεις κάθε μία στην τρέχουσα περίοδο. Η Καθαρή παρούσα τιμή λαμβάνει υπόψη την χρονική αξία του χρήματος. Είναι χαρακτηριστικό να εξετάζουμε τις εισροές μετρητών και τις ταμειακές εκροές για περίοδο 3 έως 5 ετών και να εκπέμπουμε την καθαρή εισροή μείον την καθαρή εκροή σε μία μόνο τιμή. Εάν ο αριθμός είναι θετικός, τότε το έργο θα προσδώσει αξία στον οργανισμό και εάν η ΚΠΑ είναι αρνητική, θα μειώσει την αξία του οργανισμού. Η πραγματική ισχύς της ανάλυσης ΚΠΑ είναι όταν συγκρίνουμε εναλλακτικές επενδύσεις πληροφορικής. Η NPV παρέχει σχετική αξία των σεναρίων επενδύσεων σε τεχνολογία πληροφορικής και εκείνη με την υψηλότερη NPV λαμβάνεται συνήθως από τις άλλες εναλλακτικές λύσεις.
Το δύσκολο μέρος του υπολογισμού της καθαρής παρούσας αξίας είναι οι πραγματικοί αριθμοί που θα χρησιμοποιηθούν στην ανάλυση. Στην πλευρά εκροής της εξίσωσης μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συνολικό κόστος της επένδυσης μαζί με τα έξοδα συντήρησης και το κόστος υλοποίησης. Η πλευρά εισροής μπορεί να είναι πιο δύσκολο να επιτευχθεί. Εάν η επένδυση σε τεχνολογία πληροφορικής παράγει αυξητικά έσοδα, αυτό είναι αρκετά ευθεία προς τα εμπρός και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους αριθμούς στην ανάλυσή σας. Όταν οι εισροές (ή τα οφέλη) είναι στη μαλακή πλευρά που σημαίνει ότι είναι πιο υποκειμενικές, όπως εξοικονόμηση χρόνου, είναι πολύ πιο δύσκολο να εκτιμηθεί.
Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε είναι να τεκμηριώσετε υποθέσεις και να πάτε με το έντερο. Ας πάρουμε ένα παράδειγμα όπου κάνετε μια επένδυση πληροφορικής σε ένα πακέτο λογισμικού help desk. Το πλεονέκτημα μιας τέτοιας επένδυσης είναι η εξοικονόμηση χρόνου από το προσωπικό πληροφορικής και η πιθανότητα αυξημένης ικανοποίησης από την κοινότητα των χρηστών. Εάν αντικαθιστάτε ένα υπάρχον πακέτο λογισμικού γραφείου υποστήριξης, ίσως εξοικονομήσετε χρήματα από τη συντήρηση από αυτό το σύστημα. Πρέπει να καταργήσετε τις εισροές και τις εκροές για να πραγματοποιήσετε μια ανάλυση της Καθαρής Σημερινής Αξίας (NPV) για την πρότασή σας για επενδύσεις σε τεχνολογία πληροφορικής.
Εισροές: Οι εισροές ή τα οφέλη που προκύπτουν από μια επένδυση σε ΤΠ μπορεί να είναι υποκειμενικές και λιγότερο ακριβείς. Συχνά, το πλεονέκτημα μιας επένδυσης σε τεχνολογία πληροφορικής είναι εξοικονόμηση χρόνου, ικανοποίηση πελατών ή άλλοι "μαλακοί" αριθμοί. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα εισροών.
- Αποθηκευμένα έξοδα συντήρησης από το λογισμικό που έχει αποσυρθεί
- Χρόνος που εξοικονομείται από το προσωπικό πληροφορικής λόγω της αυξημένης αποτελεσματικότητας
- Αυξημένα έσοδα
Εκροές: Οι εκροές είναι συνήθως ευκολότερο να εκτιμηθούν, αλλά μερικές μπορούν επίσης να είναι υποκειμενικές. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα εκροών.
- Το κόστος του λογισμικού (αμοιβές αδείας κ.λπ.)
- Συντήρηση
- Εξωτερικά έξοδα εφαρμογής
Αυτή η μεγαλύτερη εικόνα δείχνει μια απλή ανάλυση επενδύσεων στην τεχνολογία της πληροφορίας με ανάλυση Net Present Value (NPV). Το Excel κάνει αυτό το είδος της ανάλυσης πραγματικά απλό. Έχει επίσης μια λειτουργία για τον υπολογισμό του NPV. Όπως μπορείτε να δείτε από την εικόνα, έχω καταγράψει τις εισροές και τις εκροές ανά έτος και στη συνέχεια να υπολογίσω την NPV με βάση το προεξοφλητικό επιτόκιο 10%.
- Ανάλυση NPV: Εικόνα επένδυσης σε τεχνολογία πληροφορικής (μεγάλη εικόνα)
Περίοδος αποπληρωμής
Το αποτέλεσμα της ανάλυσης της Περίοδοι Απώλειας υποδεικνύει πόσο καιρό χρειάζεται η επένδυση σε ΤΠ για την ανάκτηση του κόστους της επένδυσης. Συνήθως αναφέρεται σε χρόνια, αλλά αυτό εξαρτάται από τον χρονικό ορίζοντα της ανάλυσης. Η περίοδος αποπληρωμής μπορεί να είναι ένας απλός υπολογισμός αλλά μόνο με πολύ απλό σύνολο υποθέσεων. Εδώ είναι ο τύπος για τον υπολογισμό της περιόδου αποπληρωμής για μια επένδυση σε τεχνολογία πληροφορικής. Σε γενικές γραμμές, όσο μικρότερη είναι η Περίοδος απόσβεσης, τόσο λιγότερο επικίνδυνη είναι η επένδυση σε τεχνολογία πληροφορικής.
[Κόστος Επενδύσεων Πληροφορικής] / [Ετήσια Μετρητά από Επενδύσεις Πληροφορικής]
Ας δούμε το σενάριο όπου αγοράζετε ένα κομμάτι λογισμικού ηλεκτρονικού εμπορίου για $ 100.000. Ας υποθέσουμε ότι αυτό το λογισμικό αυξάνει τα έσοδα κατά $ 35.000 κάθε χρόνο. Ο υπολογισμός Περίοδος απόσβεσης θα είναι $ 100.000 / $ 35.000 = 2.86 χρόνια. Έτσι, αυτή η επένδυση θα πληρώσει για τον εαυτό της σε 2 χρόνια και 10 μήνες.
Υπάρχει ένα σημαντικό μειονέκτημα του υπολογισμού της Περίοδος Πληρωμής χρησιμοποιώντας ένα τέτοιο απλό σύνολο υποθέσεων. Είναι πολύ απίθανο τα έσοδα που προκύπτουν από την επένδυση σε τεχνολογίες πληροφορικής να εισέλθουν ομοιόμορφα για μεγάλο χρονικό διάστημα. Είναι πολύ πιο ρεαλιστική η ροή εσόδων να είναι άνιση. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να εξετάσετε τη σωρευτική ετήσια αύξηση των εσόδων έως ότου πληρωθεί η αρχική επένδυση σε τεχνολογία πληροφορικής.
Ας εξετάσουμε το ίδιο παράδειγμα από τα παραπάνω. Ας υποθέσουμε ότι το 1ο έτος, η καθαρή αύξηση των εσόδων από την επένδυση στις τεχνολογίες πληροφορικής είναι $ 17.000. Στα έτη 2, 3, 4 και 5 είναι $ 29.000, $ 45.000, $ 51.000 και $ 33.000, αντίστοιχα. Ενώ πρόκειται για μια μέση ετήσια αύξηση των εσόδων των 35.000 δολαρίων, η περίοδος αποπληρωμής είναι διαφορετική λόγω των άνισων εσόδων που προκύπτουν από αυτήν την επένδυση. Η περίοδος αποπληρωμής στο παράδειγμα είναι στην πραγματικότητα περισσότερο από 3 χρόνια, η οποία είναι μεγαλύτερη από τον αρχικό υπολογισμό χρησιμοποιώντας έναν μέσο όρο. Εξετάζοντας τη σωρευτική αύξηση των εσόδων, μπορείτε να δείτε πότε καλύπτεται η αρχική επένδυση. Σε αυτό το παράδειγμα, εντοπίστε μόνο που καλύπτεται το κόστος της επένδυσης για IT (100.000 δολάρια). Μπορείτε να δείτε ότι συμβαίνει μεταξύ του έτους 3 και του έτους 4.
Αθροιστική αύξηση των εσόδων:
- Έτος 1 - 17.000 δολάρια
- Έτος 2 - 46.000 δολάρια
- Έτος 3 - 91.000 δολάρια
- Έτος 4 - 142.000 δολάρια
- Έτος 5 - 175.000 δολάρια
Ρίξτε μια ματιά στο δείγμα υπολογιστικών φύλλων του Excel για την λεπτομερή φόρμουλα για τον υπολογισμό της Περίοδος Πληρωμής.
IT Investment Proposal
Ενώ οι υπολογισμοί είναι σημαντικοί σε μια ανάλυση επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής, δεν είναι όλα. Σας συνιστώ να συνθέσετε μια πρόταση αντί να εκτυπώσετε απλώς το υπολογιστικό σας φύλλο ή να στείλετε με email τα αποτελέσματα. Σκεφτείτε τον CFO σας ως το κοινό κατά τη σύνταξη της πρότασης. Τελικά, αν τελικά μπορεί να καταλήξει στο γραφείο της.
Θα σας συνιστούσα να ξεκινήσετε την πρόταση με μια σύντομη περίληψη της επένδυσης για την πληροφορική (κεφάλαιο) που προτείνετε ακολουθούμενη από μια σύντομη περίληψη των αποτελεσμάτων της ανάλυσής σας (μαζί με τους περιληπτικούς υπολογισμούς). Τέλος, επισυνάψτε την λεπτομερή ανάλυση υπολογιστικών φύλλων και έχετε μια επαγγελματική πρόταση που το αφεντικό σας θα εκτιμήσει.
Το πακέτο προτάσεων για επενδύσεις πληροφορικής μπορεί να περιλαμβάνει:
- Περίληψη: μια ή δύο παραγράφους που συνοψίζουν τις επενδύσεις πληροφορικής που προτείνετε.
- Αιτιολόγηση: μία ή δύο παράγραφοι που συνοψίζουν τα αποτελέσματα της ανάλυσής σας μαζί με την τεχνική που χρησιμοποιήσατε (συμπεριλάβετε έναν συνοπτικό πίνακα)
- Εκτύπωση: μια καθαρή εκτύπωση του υπολογιστικού φύλλου Excel που παρουσιάζει τη λεπτομερή ανάλυση
Δείγμα Excel Spreadsheet
Το υπολογιστικό φύλλο του δείγματος Excel έχει 3 φύλλα, συμπεριλαμβανομένων:
- Περίληψη
- Υπολογισμός Καθαρής Παρούσας Αξίας (NPV)
- Υπολογισμός αποπληρωμής
- Ανάλυση επενδύσεων πληροφορικής - Έκδοση Excel 97-2003
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με την αιτιολόγηση των επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής, αφήστε μου ένα email ή μια ανάρτηση στο New Tech Forum.