Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία σημαίας του ταχυδρομείου για να επισημάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για παρακολούθηση
Οι σημαίες Apple Mail μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επισημάνουν εισερχόμενα μηνύματα που χρειάζονται περαιτέρω προσοχή. Αλλά όσο αυτό μπορεί να είναι ο κύριος σκοπός τους, οι σημαίες αλληλογραφίας μπορούν να κάνουν πολύ περισσότερα. Αυτό συμβαίνει επειδή οι σημαίες αλληλογραφίας δεν είναι μόνο ένα κομμάτι χρώματος που συνδέεται με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου? είναι στην πραγματικότητα μια μορφή έξυπνων γραμματοκιβωτίων και μπορούν να κάνουν πολλά από τα πράγματα που μπορούν να κάνουν άλλα γραμματοκιβώτια στην εφαρμογή Mail, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τους στους κανόνες Mail για αυτοματοποίηση και οργάνωση των μηνυμάτων σας.
Χρώματα σημαίας αλληλογραφίας
Οι σημαίες αλληλογραφίας έρχονται σε επτά διαφορετικά χρώματα: κόκκινο, πορτοκαλί, κίτρινο, πράσινο, μπλε, μοβ και γκρι. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε χρώμα σημαίας για να επισημάνετε έναν τύπο μηνύματος. Για παράδειγμα, οι κόκκινες σημαίες ενδέχεται να υποδεικνύουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να απαντήσετε εντός 24 ωρών, ενώ οι πράσινες σημαίες ενδέχεται να υποδεικνύουν εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα χρώματα με οποιονδήποτε τρόπο θέλετε, αλλά με την πάροδο του χρόνου μπορεί να είναι δύσκολο να θυμηθείτε τι ακριβώς σημαίνει κάθε χρώμα. Αφού σας δείξουμε πώς να εκχωρήσετε σημαίες στα μηνύματα, θα σας δείξουμε πώς να αλλάξετε τα ονόματα των σημαιών.
Αντιστοίχιση σημαιών σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Υπάρχουν τρεις συνήθεις μέθοδοι επισήμανσης ή μη καταχώρησης ενός μηνύματος. θα σας δείξουμε και τα τρία.
Για να επισημάνετε ένα μήνυμα, κάντε κλικ μία φορά στο μήνυμα για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, από το μενού μηνυμάτων, επιλέξτε Σημαία. Από το μενού Flag, επιλέξτε τη σημαία της επιλογής σας.
Η δεύτερη μέθοδος είναι να κάνετε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα και στη συνέχεια να επιλέξετε ένα χρώμα σημαίας από το αναδυόμενο μενού. Εάν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα χρώμα σημαίας, θα εμφανιστεί το όνομά του (αν έχετε αντιστοιχίσει το χρώμα σε ένα όνομα).
Ο τρίτος τρόπος για να προσθέσετε μια σημαία είναι να επιλέξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Σημαία στη γραμμή εργαλείων αλληλογραφίας . Το αναπτυσσόμενο μενού θα εμφανίσει όλες τις διαθέσιμες σημαίες, εμφανίζοντας και τα χρώματα και τα ονόματα.
Μόλις χρησιμοποιήσετε μία από τις παραπάνω μεθόδους για να προσθέσετε μια σημαία, θα εμφανιστεί ένα εικονίδιο σημαίας στα αριστερά του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αλλαγή ονομάτων σημαίας
Ενώ είστε κολλημένοι με τα χρώματα που επιλέξατε στην Apple, μπορείτε να μετονομάσετε καθεμία από τις επτά σημαίες σε οτιδήποτε επιθυμείτε. Αυτό σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τις σημαίες του Mail και να τις κάνετε πολύ πιο χρήσιμες.
Για να αλλάξετε το όνομα της γραμματοσειράς Mail , κάντε κλικ στο τρίγωνο αποκάλυψης στο παράθυρο αλληλογραφίας του Mail για να αποκαλύψετε όλα τα στοιχεία που έχουν επισημανθεί.
Κάντε κλικ μία φορά στο όνομα της σημαίας. σε αυτό το παράδειγμα, κάντε κλικ στην κόκκινη σημαία, περιμένετε μερικά δευτερόλεπτα και, στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στην κόκκινη σημαία. Το όνομα θα επισημανθεί, επιτρέποντάς σας να πληκτρολογήσετε ένα νέο όνομα. Καταχωρίστε το όνομα της επιλογής σας. Αλλάξα το όνομα της κόκκινης σημαίας μου στην κρίσιμη, ώστε να μπορώ να δω με μια ματιά ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να απαντηθούν το συντομότερο δυνατόν.
Μπορείτε να επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για να μετονομάσετε και τις επτά σημαίες αλληλογραφίας, εάν το επιθυμείτε.
Αφού αλλάξετε το όνομα μιας σημαίας, το νέο όνομα θα εμφανιστεί στην πλαϊνή γραμμή. Ωστόσο, το νέο όνομα ενδέχεται να μην είναι ακόμη εμφανές σε όλες τις θέσεις μενού και γραμμών εργαλείων όπου εμφανίζονται οι σημαίες. Για να διασφαλίσετε ότι οι αλλαγές σας θα μεταφερθούν σε όλες τις τοποθεσίες του Mail, κλείστε το στοιχείο Αλληλογραφία και, στη συνέχεια, κάντε επανεκκίνηση της εφαρμογής.
Σηματοδότηση πολλαπλών μηνυμάτων
Για να επισημάνετε μια ομάδα μηνυμάτων, επιλέξτε τα μηνύματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Σημαία από το μενού Μήνυμα. Ένα μενού fly-out θα εμφανίσει τη λίστα με τις σημαίες καθώς και τα ονόματά τους. κάντε την επιλογή σας για να αντιστοιχίσετε μια σημαία σε πολλά μηνύματα.
Ταξινόμηση με σημαίες αλληλογραφίας
Τώρα που έχετε επισημάνει διάφορα μηνύματα, θα θέλετε να δείτε αυτά τα μηνύματα που ήταν αρκετά σημαντικά ώστε να κωδικοποιηθούν με ένα χρώμα σημαίας. Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μηδενίσετε τα μηνύματα που έχετε επισημάνει:
- Χρησιμοποιήστε την πλευρική εργαλειοθήκη Sidebar - Mails περιλαμβάνει μια ομάδα με σημαίες. Χρησιμοποιήστε το τρίγωνο αποκάλυψης για να επεκτείνετε την ομάδα Flagged και να εμφανίσετε όλες τις σημαίες. Κάθε σημαία είναι πραγματικά ένας έξυπνος φάκελος, κάνοντας κλικ σε μία από τις έγχρωμες σημαίες θα εμφανιστούν όλα τα μηνύματα που έχουν επισημανθεί με το χρώμα των σημαδιών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ολόκληρη την ομάδα για να εμφανίσετε κάθε μήνυμα που έχει επισημανθεί.
- Χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα της στήλης - Για να οργανώσετε σημαδεμένα μηνύματα σε μια ομάδα, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης σημαίας στο παράθυρο προβολής αλληλογραφίας. Αυτό θα κάνει το Mail να ταξινομήσει το τρέχον γραμματοκιβώτιο από τον τρόπο με τον οποίο επισημαίνονται τα μηνύματα.
Αφαίρεση σημαιών
Για να καταργήσετε τη σημαία από ένα μήνυμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις μεθόδους που περιγράψαμε για την προσθήκη μιας σημαίας, αλλά επιλέξτε την επιλογή για να καταργήσετε τη σημαία ή, στην περίπτωση δεξί κλικ σε ένα μήνυμα, επιλέξτε την επιλογή Χ για τον τύπο σημαίας.
Για να καταργήσετε τη σημαία από μια ομάδα μηνυμάτων, επιλέξτε τα μηνύματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Σημαία, Διαγραφή σημαίας από το μενού Μήνυμα.
Τώρα που έχετε εισέλθει στις σημαίες και πώς λειτουργούν, αναμφισβήτητα θα βρείτε μοναδικούς τρόπους για να τις χρησιμοποιήσετε για να ικανοποιήσετε τις ανάγκες σας.