Οι κανόνες αλληλογραφίας μπορούν να αυτοματοποιήσουν το σύστημα αλληλογραφίας του Mac
Το Apple Mail είναι μια από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το Mac, αλλά αν μόλις χρησιμοποιούσατε την προεπιλεγμένη διαμόρφωση του Mail , χάσατε μία από τις καλύτερες δυνατότητες του Apple Mail: κανόνες της Apple Mail.
Είναι εύκολο να δημιουργήσετε κανόνες της Apple Mail που να λένε στην εφαρμογή πώς να επεξεργάζεται εισερχόμενα κομμάτια αλληλογραφίας. Με τους κανόνες της Apple Mail, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτές τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως η μετακίνηση του ίδιου τύπου μηνυμάτων σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, την επισήμανση μηνυμάτων από φίλους και την οικογένεια ή την εξάλειψη αυτών των ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που όλοι φαίνεται να λαμβάνουν. Με λίγη δημιουργικότητα και λίγο ελεύθερο χρόνο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους κανόνες Apple Mail για να οργανώσετε και να αυτοματοποιήσετε το σύστημα αλληλογραφίας σας.
Πώς λειτουργούν οι κανόνες ταχυδρομείου
Οι κανόνες έχουν δύο συνιστώσες: την κατάσταση και τη δράση. Οι συνθήκες είναι οδηγίες για την επιλογή του τύπου μηνύματος που θα επηρεάσει μια ενέργεια. Θα μπορούσατε να έχετε έναν κανόνα αλληλογραφίας, του οποίου η κατάσταση θα ψάχνει για οποιαδήποτε αλληλογραφία από το φίλο σας, και η δράση του οποίου είναι να επισημάνει το μήνυμα, ώστε να μπορείτε να το δείτε πιο εύκολα στα εισερχόμενά σας.
Οι κανόνες αλληλογραφίας μπορούν να κάνουν πολύ περισσότερα από απλά να βρουν και να επισημαίνουν μηνύματα. Μπορούν να οργανώσουν το ταχυδρομείο σας. για παράδειγμα, μπορούν να αναγνωρίσουν μηνύματα που σχετίζονται με τραπεζικά θέματα και να τα μεταφέρουν στον φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τραπεζών. Μπορούν να αρπάξουν το spam από τους επαναλαμβανόμενους αποστολείς και να το μεταφέρουν αυτόματα σε ένα φάκελο ανεπιθύμητου περιεχομένου ή στον κάδο απορριμμάτων. Μπορούν επίσης να λάβουν ένα μήνυμα και να το προωθήσουν σε διαφορετική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υπάρχουν αυτήν τη στιγμή 12 διαθέσιμες ενέργειες. Εάν γνωρίζετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε AppleScripts, το Mail μπορεί επίσης να εκτελεί AppleScripts για να εκτελέσει πρόσθετες ενέργειες, όπως την εκκίνηση συγκεκριμένων εφαρμογών.
Εκτός από τη δημιουργία απλών κανόνων, μπορείτε να δημιουργήσετε σύνθετους κανόνες που αναζητούν πολλαπλές συνθήκες πριν πραγματοποιήσετε μία ή περισσότερες ενέργειες. Η υποστήριξη του Mail για σύνθετους κανόνες σας επιτρέπει να δημιουργήσετε πολύ εξελιγμένους κανόνες.
Τύποι συνθηκών και ενεργειών αλληλογραφίας
Ο κατάλογος των μηνυμάτων που μπορεί να ελέγξει είναι αρκετά εκτεταμένος και δεν πρόκειται να συμπεριλάβουμε ολόκληρο τον κατάλογο εδώ, αλλά απλά θα τονίσουμε μερικά από τα πιο συνηθισμένα. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιοδήποτε στοιχείο που περιλαμβάνεται στην κεφαλίδα αλληλογραφίας ως στοιχείο υπό όρους. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν Από, Για, CC, Θέμα, Οποιοσδήποτε παραλήπτης, ημερομηνία αποστολής, ημερομηνία λήψης, προτεραιότητα, λογαριασμός αλληλογραφίας.
Ομοίως, μπορείτε να ελέγξετε αν το στοιχείο που ελέγχετε περιέχει, δεν περιέχει, ξεκινά με, τελειώνει με, είναι ίσο με οποιοδήποτε στοιχείο που θέλετε να δοκιμάσετε, όπως κείμενο, όνομα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αριθμούς.
Όταν πραγματοποιηθεί μια αντιστοίχιση με τον έλεγχο υπό όρους, μπορείτε να επιλέξετε από μια σειρά ενεργειών που μπορούν να εκτελεστούν, όπως το μήνυμα μετακίνησης, το μήνυμα αντιγραφής, το χρώμα του μηνύματος, ο ήχος αναπαραγωγής, η απάντηση στο μήνυμα, το μήνυμα προώθησης, το μήνυμα ανακατεύθυνσης, , εκτελέστε ένα Applescript.
Πολλοί περισσότεροι όροι και ενέργειες είναι διαθέσιμες στους κανόνες αλληλογραφίας, αλλά αυτοί θα πρέπει να είναι αρκετοί για να αποτυπώσουν το ενδιαφέρον σας και να σας δώσουν ιδέες για το τι θα μπορούσατε να επιτύχετε με τους κανόνες της Apple Mail.
Δημιουργία του πρώτου κανόνα αλληλογραφίας σας
Σε αυτή τη Γρήγορη Συμβουλή, θα δημιουργήσουμε έναν σύνθετο κανόνα που θα αναγνωρίζει τα μηνύματα από την εταιρεία πιστωτικών καρτών σας και θα σας ειδοποιεί ότι η μηνιαία δήλωση σας είναι έτοιμη υπογραμμίζοντας το μήνυμα στα εισερχόμενά σας.
Το μήνυμα που μας ενδιαφέρει αποστέλλεται από την υπηρεσία ειδοποίησης στην Τράπεζα Example Bank και έχει μια διεύθυνση 'Από' που λήγει στο alert.examplebank.com. Επειδή λαμβάνουμε διαφόρους τύπους ειδοποιήσεων από την Τράπεζα Παράδειγμα, θα χρειαστεί να δημιουργήσουμε έναν κανόνα που θα φιλτράρει τα μηνύματα βάσει του πεδίου 'Από' καθώς και του πεδίου 'Θέμα'. Χρησιμοποιώντας αυτά τα δύο πεδία, μπορούμε να διαφοροποιήσουμε όλους τους τύπους ειδοποιήσεων που λαμβάνουμε.
Εκκινήστε το Apple Mail
- Εκκινήστε την αλληλογραφία κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αλληλογραφία στο Dock ή κάνοντας διπλό κλικ στην εφαρμογή Αλληλογραφία που βρίσκεται στο: / Applications / Mail /.
- Εάν έχετε ειδοποίηση δήλωσης από την εταιρεία πιστωτικών καρτών σας, επιλέξτε την έτσι ώστε το μήνυμα να είναι ανοιχτό στο Mail. Αν επιλέξετε ένα μήνυμα όταν προσθέτετε έναν νέο κανόνα, το Mail υποθέτει ότι τα πεδία 'From', 'To' και 'Subject' του μηνύματος θα χρησιμοποιηθούν πιθανώς στον κανόνα και θα συμπληρώσουν αυτόματα τις πληροφορίες για εσάς. Έχοντας ανοιχτό το μήνυμα σας επιτρέπει επίσης να δείτε οποιοδήποτε συγκεκριμένο κείμενο μπορεί να χρειαστείτε για τον κανόνα.
Προσθέστε έναν κανόνα
- Επιλέξτε "Προτιμήσεις" από το μενού "Αλληλογραφία".
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες" στο παράθυρο "Προτιμήσεις" που ανοίγει.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη κανόνα".
- Συμπληρώστε το πεδίο "Περιγραφή". Για το παράδειγμα αυτό, χρησιμοποιούμε την "Παράδειγμα τραπεζικής δήλωσης CC" ως περιγραφή.
Προσθέστε την πρώτη συνθήκη
- Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να ορίσετε τη δήλωση 'If' σε 'Όλα.' Η δήλωση 'If' σας επιτρέπει να επιλέξετε ανάμεσα σε δύο έντυπα, 'Αν υπάρχει' και 'Αν όλα'. Η πρόταση 'If' είναι χρήσιμη όταν έχετε πολλαπλούς όρους για να δοκιμάσετε, όπως στο παράδειγμα αυτό, όπου θέλουμε να ελέγξουμε τόσο τα πεδία «Από» όσο και «Θέμα». Αν δοκιμάζετε μόνο μία συνθήκη, όπως το πεδίο 'Από', η πρόταση 'If' δεν έχει σημασία, ώστε να μπορείτε να την αφήσετε στην προεπιλεγμένη της κατάσταση.
- Στην ενότητα "Προϋποθέσεις", ακριβώς κάτω από τη δήλωση 'If', επιλέξτε 'Από' από το αναπτυσσόμενο μενού στα αριστερά.
- Στην ενότητα "Προϋποθέσεις", ακριβώς κάτω από τη δήλωση 'If', επιλέξτε 'Περιέχει' από το δεξί αναπτυσσόμενο μενού.
- Εάν είχατε ανοιχτό μήνυμα από την εταιρεία πιστωτικών καρτών όταν ξεκινήσατε να δημιουργείτε αυτόν τον κανόνα, το πεδίο 'Περιέχει' θα συμπληρωθεί αυτόματα με την κατάλληλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 'Από'. Διαφορετικά, θα πρέπει να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο. Για αυτό το παράδειγμα, θα εισαγάγουμε alert.examplebank.com στο πεδίο 'Περιέχει'.
Προσθέστε τη δεύτερη συνθήκη
- Κάντε κλικ στο κουμπί συν (+) στην άκρα δεξιά της υπάρχουσας κατάστασης.
- Θα δημιουργηθεί μια δεύτερη προϋπόθεση.
- Στην ενότητα "Δεύτερες συνθήκες", επιλέξτε "Θέμα" από το αναπτυσσόμενο μενού στα αριστερά.
- Στην ενότητα "Δεύτερες συνθήκες", επιλέξτε "Περιέχει" από το αναπτυσσόμενο μενού δεξιά.
- Εάν είχατε ανοιχτό μήνυμα από την εταιρεία πιστωτικών καρτών όταν ξεκινήσατε να δημιουργείτε αυτόν τον κανόνα, το πεδίο 'Περιέχει' θα συμπληρωθεί αυτόματα με την κατάλληλη γραμμή 'Θέμα'. Διαφορετικά, θα πρέπει να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο. Για αυτό το παράδειγμα, θα εισαγάγουμε Παράδειγμα τραπεζικής δήλωσης στο πεδίο 'Περιέχει'.
Προσθέστε την ενέργεια που πρέπει να εκτελεστεί
- Στην ενότητα "Ενέργειες", επιλέξτε "Ρύθμιση χρώματος" από το αναπτυσσόμενο μενού στα αριστερά.
- Στην ενότητα "Ενέργειες", επιλέξτε "Κείμενο" από το μεσαίο αναπτυσσόμενο μενού.
- Στην ενότητα "Ενέργειες", επιλέξτε "Κόκκινο" από το αναπτυσσόμενο μενού δεξιά.
- Κάντε κλικ στο κουμπί 'OK' για να αποθηκεύσετε τον νέο σας κανόνα.
Ο νέος κανόνας σας θα χρησιμοποιηθεί για όλα τα επόμενα μηνύματα που λαμβάνετε. Αν θέλετε ο νέος κανόνας να επεξεργαστεί τα τρέχοντα περιεχόμενα των εισερχομένων σας, επιλέξτε όλα τα μηνύματα στα εισερχόμενά σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε 'Μηνύματα, Εφαρμογή κανόνων' από το μενού Αλληλογραφία.
Οι κανόνες της Apple Mail είναι πολύ ευέλικτοι . Μπορείτε να δημιουργήσετε σύνθετους κανόνες με πολλαπλούς όρους και πολλαπλές ενέργειες. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε πολλαπλούς κανόνες που θα συνεργάζονται για την επεξεργασία μηνυμάτων. Μόλις δοκιμάσετε τους κανόνες της αλληλογραφίας, θα αναρωτηθείτε πώς καταφέρατε ποτέ χωρίς αυτούς.