Για να διατηρήσετε το αρχείο προεπιλεγμένων προσωπικών φακέλων σας λεπτό και σε άψογη μορφή για γρήγορη καθημερινή πρόσβαση, το Outlook διαθέτει μια εύχρηστη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης που μετακινεί αυτόματα παλιά αντικείμενα σε αρχείο αρχειοθέτησης .
Αλλά τι γίνεται αν αρκεί μόνο να αρχειοθετήσετε μία φορά το χρόνο και σε ένα αφαιρούμενο μέσο; Ας πούμε κάθε χρόνο μεταξύ των Χριστουγέννων και της παραμονής της Πρωτοχρονιάς, θέλετε να μετακινήσετε ένα παλιό ταχυδρομείο αξίας από το Outlook σε ένα DVD-ROM. Με κάποια juggling αρχείων PST, μπορείτε.
Αρχειοθέτηση αλληλογραφίας του Outlook σε αφαιρούμενο μέσο
Για να αρχειοθετήσετε το παλιό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα αφαιρούμενο μέσο:
- Επιλέξτε Αρχείο | Διαχείριση αρχείων δεδομένων ... από το μενού στο Outlook.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ....
- Αφήστε το αρχείο Outlook Personal Folders (.pst) επιλεγμένο.
- Εάν πρέπει να έχετε πρόσβαση στα αρχειοθετημένα μηνύματα από μια έκδοση του Outlook πριν από το Outlook 2003, επιλέξτε Αρχείο προσωπικών φακέλων του Office 97-2002 (.pst) .
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
- Στην περιοχή Αποθήκευση σε:, μεταβείτε στο αφαιρούμενο μέσο, στη μονάδα δίσκου δικτύου ή σε άλλο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σας.
- Πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα του αρχείου σας κάτω από το Όνομα αρχείου:.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
- Δώστε στο αρχείο σας ένα περιγραφικό όνομα (το έτος αρχειοθέτησης αλληλογραφίας, για παράδειγμα) στο Όνομα:.
- Προαιρετικά, κρυπτογραφείτε και προστατεύετε με κωδικό τα αρχειοθετημένα μηνύματα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
- Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο .
- Μετακινήστε τους φακέλους που θέλετε να αρχειοθετήσετε στη νέα θέση αρχειοθέτησης στο παράθυρο περιήγησης του Outlook.
- Αν θέλετε να αρχειοθετήσετε μόνο μεμονωμένα μηνύματα, όχι ολόκληρους φακέλους, κάντε δεξί κλικ στη νέα θέση αρχειοθέτησης και επιλέξτε Νέος φάκελος ... για να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο Ταχυδρομείου και ταχυδρομείου σε αυτό. Στη συνέχεια, μετακινήστε τα επιθυμητά μηνύματα στον νέο φάκελο.
- Κάντε κλικ στη θέση αρχειοθέτησης με το δεξί κουμπί του ποντικιού.
- Επιλέξτε Κλείσιμο "..." από το μενού.
Τα μηνύματά σας είναι τώρα αρχειοθετημένα και εκτός δρόμου. Φυσικά, μπορείτε να τα συνδέσετε ξανά στο Outlook ανά πάσα στιγμή εύκολα να τα διαβάσετε ή να τα ανακτήσετε.