Η Microsoft Access διαθέτει τρία βασικά στοιχεία: πίνακες, ερωτήματα και φόρμες
Κάθε εταιρεία που είναι συγκλονισμένη από μεγάλες ποσότητες δεδομένων που πρέπει να παρακολουθούνται ή από ένα σύστημα που χρησιμοποιεί αρχειοθέτηση χαρτιού, έγγραφα κειμένου ή ένα υπολογιστικό φύλλο για την παρακολούθηση σημαντικών πληροφοριών μπορεί να επωφεληθεί από τη μετάβαση σε ένα σύστημα διαχείρισης δεδομένων. Ένα σύστημα βάσης δεδομένων όπως το Microsoft Access 2010 μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεται η εταιρεία.
Τι είναι μια βάση δεδομένων;
Στο πιο βασικό επίπεδο, μια βάση δεδομένων είναι μια οργανωμένη συλλογή δεδομένων. Ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS), όπως η Microsoft Access, σας παρέχει τα εργαλεία λογισμικού που χρειάζεστε για να οργανώσετε αυτά τα δεδομένα με ευέλικτο τρόπο. Περιλαμβάνει εγκαταστάσεις για την προσθήκη, τροποποίηση και διαγραφή δεδομένων από τη βάση δεδομένων, την αποστολή ερωτήσεων σχετικά με τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων και την παραγωγή αναφορών που συνοψίζουν επιλεγμένα περιεχόμενα.
Τα στοιχεία της Microsoft Access 2010
Η Microsoft Access 2010 παρέχει στους χρήστες μια απλή και ευέλικτη λύση DBMS. Οι τακτικοί χρήστες προϊόντων της Microsoft εκτιμούν την οικεία εμφάνιση και αίσθηση των Windows και την στενή ενσωμάτωση με άλλα προϊόντα οικογένειας του Microsoft Office.
Τρία από τα βασικά στοιχεία της Πρόσβασης που αντιμετωπίζουν οι περισσότεροι χρήστες βάσεων δεδομένων είναι πίνακες, ερωτήματα και φόρμες. Εάν ξεκινάτε απλά με την Access και δεν έχετε ήδη μια βάση δεδομένων της Access παρακαλώ, διαβάστε σχετικά με την Δημιουργία Βάσης Δεδομένων Access 2010 από Ξυστό.
Οι πίνακες είναι τα δομικά στοιχεία
Οι πίνακες είναι οι θεμελιώδεις δομικές μονάδες οποιασδήποτε βάσης δεδομένων. Αν είστε εξοικειωμένοι με υπολογιστικά φύλλα, θα βρείτε πίνακες βάσεων δεδομένων που είναι παρόμοιοι. Ένας τυπικός πίνακας βάσης δεδομένων μπορεί να περιέχει πληροφορίες για τους εργαζομένους, συμπεριλαμβανομένων χαρακτηριστικών όπως το όνομα, η ημερομηνία γέννησης και ο τίτλος. Μπορεί να δομηθεί ως εξής:
- Ταυτότητα Υπαλλήλου
- Επίθετο
- Ονομα
- Τίτλος
- Χαιρετισμός
- Ημερομηνία γέννησης
Εξετάστε την κατασκευή ενός πίνακα και θα διαπιστώσετε ότι κάθε στήλη του πίνακα αντιστοιχεί σε ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό του υπαλλήλου ή χαρακτηριστικό σε όρους βάσης δεδομένων. Κάθε σειρά αντιστοιχεί σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο και περιέχει τις πληροφορίες του. Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό. Αν βοηθάει, σκεφτείτε κάθε τραπέζι ως κατάλογο πληροφοριών σε μορφή λογιστικού φύλλου.
Ερωτήματα Ανάκτηση πληροφοριών
Μια βάση δεδομένων που αποθηκεύει μόνο πληροφορίες θα ήταν άχρηστη. χρειάζεστε επίσης μεθόδους για την ανάκτηση πληροφοριών. Εάν απλά θέλετε να ανακαλέσετε τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε έναν πίνακα, η Microsoft Access σας επιτρέπει να ανοίξετε τον πίνακα και να μετακινηθείτε στα αρχεία που περιέχονται σε αυτό. Ωστόσο, η πραγματική ισχύς μιας βάσης δεδομένων έγκειται στις δυνατότητές της να απαντά σε περίπλοκα ερωτήματα. Τα ερωτήματα πρόσβασης παρέχουν τη δυνατότητα συνδυασμού δεδομένων από πολλούς πίνακες και την τοποθέτηση συγκεκριμένων συνθηκών στα δεδομένα που ανακτώνται.
Φανταστείτε ότι ο οργανισμός σας απαιτεί μια απλή μέθοδο για να δημιουργήσετε μια λίστα με εκείνα τα προϊόντα που πωλούν αυτήν την περίοδο πάνω από τη μέση τιμή τους. Αν απλά ανακτήσετε τον πίνακα πληροφοριών προϊόντος, η εκπλήρωση αυτής της εργασίας θα απαιτούσε μεγάλη ποσότητα ταξινόμησης μέσω δεδομένων και υπολογισμούς με το χέρι. Ωστόσο, η ισχύς ενός ερωτήματος σάς επιτρέπει να ζητήσετε από την Access να επιστρέψει μόνο εκείνα τα αρχεία που πληρούν την προϋπόθεση για την τιμολόγηση άνω του μέσου όρου. Επιπλέον, μπορείτε να δώσετε εντολή στη βάση δεδομένων να εμφανίζει μόνο το όνομα και την τιμή μονάδας του στοιχείου.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δύναμη των ερωτημάτων βάσης δεδομένων στην Access, διαβάστε την ενότητα Δημιουργία ενός απλού ερωτήματος στη Microsoft Access 2010.
Έντυπα Εισάγετε πληροφορίες
Μέχρι στιγμής, έχετε διαβάσει τις ιδέες πίσω από την οργάνωση των πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων και την ανάκτηση πληροφοριών από μια βάση δεδομένων. Εξακολουθείτε να χρειάζεστε μηχανισμούς για να τοποθετήσετε πληροφορίες στους πίνακες κατά πρώτο λόγο. Η Microsoft Access παρέχει δύο κύριους μηχανισμούς για την επίτευξη αυτού του στόχου. Η πρώτη μέθοδος είναι να ανεβάσετε το τραπέζι σε ένα παράθυρο κάνοντας διπλό κλικ πάνω του. Στη συνέχεια, προσθέστε πληροφορίες στο κάτω μέρος του πίνακα, ακριβώς όπως θα προσθέσετε πληροφορίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Η πρόσβαση παρέχει επίσης φιλική προς το χρήστη διεπαφή φόρμας. Η διασύνδεση επιτρέπει στους χρήστες να εισάγουν πληροφορίες σε γραφική μορφή και να τις διαβιβάζουν με διαφάνεια στη βάση δεδομένων. Αυτή η μέθοδος είναι λιγότερο εκφοβιστική για τον χειριστή εισόδου δεδομένων, αλλά απαιτεί λίγο περισσότερη δουλειά εκ μέρους του διαχειριστή της βάσης δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, διαβάστε την ενότητα Δημιουργία εντύπων στην Access 2010
Αναφορές της Microsoft Access
Οι αναφορές παρέχουν τη δυνατότητα παραγωγής ελκυστικών μορφοποιημένων περιλήψεων των δεδομένων που περιέχονται σε έναν ή περισσότερους πίνακες και ερωτήματα. Μέσω της χρήσης τεχνικών συντομεύσεων και προτύπων, οι έμπειροι χρήστες βάσεων δεδομένων μπορούν να δημιουργήσουν αναφορές σε λίγα λεπτά.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε έναν κατάλογο για να μοιραστείτε πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα με τους τρέχοντες και μελλοντικούς πελάτες. Αυτό το είδος πληροφοριών θα μπορούσε να ανακτηθεί από τη βάση δεδομένων μέσω της συνετής χρήσης των ερωτημάτων. Ωστόσο, οι πληροφορίες παρουσιάζονται σε μορφή πίνακα - όχι ακριβώς το πιο ελκυστικό υλικό μάρκετινγκ. Οι αναφορές επιτρέπουν τη συμπερίληψη γραφικών, ελκυστικής μορφοποίησης και σελίδωσης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία αναφορών στην Access 2010.