Τα προωθημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά γεμίζονται με περιττά χαρακτήρες και διευθύνσεις
Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει προωθηθεί πολλές φορές, συλλέγει συχνά άσκοπες λέξεις, χαρακτήρες και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζονται πλέον και πρέπει να καθαριστούν πριν την αποστείλουν για άλλη μια φορά.
Πριν στείλετε το μήνυμα αυτό στις επαφές σας, σκεφτείτε να ακολουθήσετε αυτή την απλή εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για χάρη των παραληπτών σας.
Πώς να καθαρίσετε τα προωθημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές για να κάνετε πιο γρήγορα ένα προωθημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Κατάργηση των περιττών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προωθείται όπως είναι χωρίς προηγούμενη επεξεργασία, ο παραλήπτης μπορεί να δει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις οποίες στάλθηκε το αρχικό μήνυμα.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο σε ορισμένες περιπτώσεις όπου θέλετε ο νέος παραλήπτης να δει ποιος είδε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πότε το πρωτότυπο στάλθηκε, αλλά συνήθως δεν είναι καλή ιδέα να κρατηθούν όλα αυτά. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν λίγοι, εάν οποιοιδήποτε από τους άλλους παραλήπτες προστέλεσαν πράγματι πληροφορίες στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Χτενίστε το μήνυμα και διαγράψτε τυχόν επικεφαλίδες που περιλαμβάνουν τις άλλες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις οποίες στάλθηκε το μήνυμα.
Διαγράψτε τους δείκτες που σχετίζονται με το Forward
Αφού ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει προωθηθεί μερικές φορές, το πεδίο Θέμα και το σώμα ενδέχεται να συλλέξουν έναν ή περισσότερους χαρακτήρες ">" ή ακόμα ολόκληρες λέξεις όπως "Προώθηση αυτού του", "FWD" ή "FWDed". Είναι καλή ιδέα να τα αφαιρέσετε για να ακυρώσετε το συνολικό μήνυμα.
Στην πραγματικότητα, η διατήρηση αυτών των χαρακτήρων μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να πιστεύει ότι το μήνυμα είναι ανεπιθύμητο ή ότι δεν σας άρεσε αρκετά για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να καταργήσετε αυτούς τους χαρακτήρες που απομένουν.
Εξετάστε το χρώμα και το μέγεθος κειμένου
Είναι εξαιρετικά συνηθισμένο τα προωθημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να έχουν το ίδιο στυλ, το οποίο είναι συνήθως κείμενο με διαφορετικά μεγέθη και περισσότερα από ένα χρώματα. Αυτό είναι συχνά δύσκολο να διαβαστεί και μπορεί γρήγορα να αναγκάσει τον παραλήπτη να απορρίψει ολόκληρο το μήνυμα ως ανεπιθύμητο.
Προσπαθήστε να προσαρμόσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να είναι πιο εύκολο να το διαβάσετε.
Γράψτε κοντά στην κορυφή του μηνύματος
Οποιαδήποτε σχόλια θέλετε να προσθέσετε στο μήνυμα προώθησης θα πρέπει να τοποθετηθούν στην κορυφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να δει ξεκάθαρα τις παρατηρήσεις σας.
Μπορείτε να γράψετε σχετικά με το τι είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γιατί το προωθήσετε, αλλά δεν έχει σημασία τι είναι ο λόγος σας, θα πρέπει να φαίνεται σαφώς στην κορυφή, αλλιώς ο παραλήπτης δεν θα το δει μέχρι που έχουν ήδη διαβάσει μέσω του ολόκληρο το μήνυμα.
Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι τα σχόλια σας να μπερδευτούν και να παρερμηνευτούν για το κείμενο στο αρχικό μήνυμα.
Εναλλακτικές λύσεις για την Τακτική προώθηση
Μια εναλλακτική λύση για την προώθηση ενός μηνύματος είναι να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα αρχείο και να επισυνάψετε το μήνυμα ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικοί πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν ένα κουμπί για αυτό, όπως το Microsoft Outlook . Για άλλους, δοκιμάστε να κάνετε λήψη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο, όπως ένα αρχείο EML ή MSG , και στη συνέχεια να το αποστείλετε ως κανονικό συνημμένο αρχείο.
Μια άλλη επιλογή είναι απλώς να αντιγράψετε το αρχικό κείμενο και στη συνέχεια να τον επικολλήσετε ως απλό κείμενο για να αποφύγετε την αντιγραφή οποιωνδήποτε περίεργων μορφών μορφοποίησης ή χρωμάτων εκτός χώρου. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει το προωθούμενο κείμενο σε εισαγωγικά, έτσι ώστε ο νέος παραλήπτης να μπορεί να δει καθαρά ποιο μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι από εσάς.