Αν είστε ιδιοκτήτης καταστήματος ή διαχειριστής, γνωρίζετε ήδη πόσο σημαντικό είναι να έχετε τη σωστή βάση δεδομένων. Από την απογραφή και την αποστολή σε εργαζόμενους και πελάτες, γνωρίζετε ότι ακόμη και μια αργή ημέρα απαιτεί μεγάλη συντήρηση δεδομένων. Το πραγματικό ερώτημα είναι τι είδους βάση δεδομένων χρειάζεστε; Ας ελπίσουμε ότι δεν έχετε προσπαθήσει να διατηρήσετε αυτές τις πληροφορίες στο Microsoft Excel. Αν έχετε, ίσως θελήσετε να ξεκινήσετε με μια βασική βάση δεδομένων, όπως η Microsoft Access, για να μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων.
Το είδος και το μέγεθος του καταστήματος που τρέχετε, κάνει μεγάλη διαφορά σε τι είδους βάση δεδομένων γίνεται πιο λογική. Εάν το κατάστημά σας είναι εγκατεστημένο περιοδικά στις αγορές του αγρότη, τότε έχετε πολύ διαφορετικές ανάγκες από ένα κατάστημα τούβλων και κονιάματος. Αν πουλάτε τρόφιμα, θα πρέπει να παρακολουθείτε τις ημερομηνίες λήξης ως μέρος του αποθέματος. Εάν το κατάστημα λιανικής πώλησης σας είναι στο διαδίκτυο, τότε θα πρέπει να παρακολουθείτε τις αμοιβές, τη ναυτιλία και τις πληροφορίες αναθεώρησης. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά πράγματα που έχουν όλα τα καταστήματα, όπως απογραφή και ταμειακή ροή. Για να σας βοηθήσουμε να προσδιορίσετε την καλύτερη βάση δεδομένων για τις συγκεκριμένες ανάγκες σας, εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Πληροφορίες για την παρακολούθηση στη βάση δεδομένων
Η λειτουργία ενός καταστήματος λιανικής συνεπάγεται την παρακολούθηση πολλών διαφορετικών πτυχών. Όχι μόνο πρέπει να προσέξετε το απόθεμα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετούς τρόπους για να εμφανίσετε τα εμπορεύματα (όπως κάδοι, κρεμάστρες, βάσεις και θήκες), προμήθειες για να δείτε την τιμή των προϊόντων, τους λογαριασμούς, πληροφορίες πωλήσεων και πληροφορίες πελατών. Υπάρχουν πολλά που μπορείτε να παρακολουθήσετε και οι βάσεις δεδομένων κάνουν τη διαχείριση του καταστήματός σας πολύ πιο εύκολη.
Τα ηλεκτρονικά καταστήματα μπορεί να είναι δύσκολο να διαχειριστούν, επειδή υπάρχουν πολλά περισσότερα που πρέπει να παρακολουθήσετε, όπως η ναυτιλία. Μια βάση δεδομένων καθιστά πολύ πιο εύκολο να χειριστείτε όλες αυτές τις διαφορετικές πτυχές χωρίς να χρειάζεται να ανατρέχετε συνεχώς στον πελάτη ή στο ιστορικό πωλήσεων. Μπορείτε ακόμη και να εξάγετε πληροφορίες, όπως αναφορές, και να τις ανεβάσετε στη βάση δεδομένων σας, ώστε να μην χρειάζεται να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα μη αυτόματης εισαγωγής.
Αποφασίζοντας εάν θέλετε να αγοράσετε ή να φτιάξετε
Είτε πρέπει να αγοράσετε είτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων είναι το μεγάλο ερώτημα και εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το μέγεθος της επιχείρησής σας και από το σημείο που θέλετε να το πάρετε. Εάν ξεκινάτε μόνος σας και έχετε χρόνο στα χέρια σας (αλλά ένα πολύ περιορισμένο ποσό μετρητών), η οικοδόμηση της δικής σας βάσης δεδομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να το προσαρμόσετε στις μοναδικές σας ανάγκες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν ξεκινάτε απλά ένα ηλεκτρονικό κατάστημα. Αν ξεκινήσετε τη βάση δεδομένων λίγο πριν ανοίξετε το ηλεκτρονικό κατάστημα λιανικής πώλησης, θα έχετε πολύ καλύτερη κατανόηση στο απόθεμά σας και στο σημείο εκκίνησης. Αυτά είναι φανταστικά στοιχεία για να έχετε εύκολα προσβάσιμη φορολογική εποχή και σας βοηθά να μείνετε στην κορυφή του αποθέματός σας, καθώς και δεδομένα πελατών.
Εάν έχετε μια μεγαλύτερη επιχείρηση, ειδικά κάτι σαν ένα franchise, η αγορά μιας βάσης δεδομένων θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς. Θα σας βοηθήσει σε όλα τα πράγματα που διαφορετικά θα μπορούσατε να ξεχάσετε. Οι πιθανότητες είναι ότι δεν θα έχετε χρόνο για να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τη βάση δεδομένων, επομένως είναι καλύτερο να καλύψετε όλες τις βάσεις. Μπορείτε πάντα να κάνετε τις δικές σας τροποποιήσεις καθώς πηγαίνετε.
Εύρεση του σωστού προγράμματος βάσης δεδομένων
Αν αποφασίσετε να αγοράσετε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων , θα χρειαστεί να περάσετε πολύ χρόνο για να ερευνήσετε τις διάφορες επιλογές . Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα σε είδη καταστημάτων λιανικής πώλησης, και η αγορά της βάσης δεδομένων προσαρμόζεται στις μοναδικές ανάγκες αυτών των διαφορετικών τύπων. Εάν εργάζεστε με προϊόντα και τρόφιμα, χρειάζεστε σαφώς κάτι που σας βοηθά να εντοπίζετε φθαρτά αντικείμενα. Αν έχετε ένα κοσμηματοπωλείο, θα πρέπει να είστε σε θέση να παρακολουθείτε την ασφάλεια στα πολύτιμα κομμάτια. Για τα καταστήματα που διαθέτουν ηλεκτρονική παρουσία και εγκατάσταση τούβλου και κονιάματος, χρειάζεστε σίγουρα κάτι που καλύπτει πολλές διαφορετικές γωνίες για το απόθεμά σας, τα τέλη, τους φόρους και τις διοικητικές πτυχές της επιχείρησης. Εάν πουλάτε ένα συγκεκριμένο στοιχείο, θα πρέπει να γνωρίζετε νωρίς ώστε να μπορείτε αμέσως να το επισημάνετε ότι έχει πωληθεί για το online τμήμα του καταστήματος.
Πριν ξεκινήσετε, σκεφτείτε όλα όσα θα χρειαστεί να παρακολουθήσετε, στη συνέχεια βεβαιωθείτε ότι οι βάσεις δεδομένων που θεωρείτε έχουν αυτά τα στοιχεία ως ελάχιστο. Υπάρχουν πολλές βάσεις δεδομένων στην αγορά, οπότε θα πρέπει να μπορείτε να προμηθευτείτε όλα όσα χρειάζεστε με πολύ λογικό ρυθμό.
Δημιουργία της δικής σας βάσης δεδομένων
Αν σκοπεύετε να δημιουργήσετε τη δική σας βάση δεδομένων, θα πρέπει να καθορίσετε ποιο πρόγραμμα θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Η Microsoft Access τείνει να είναι η μετάβαση στο πρόγραμμα επειδή είναι ισχυρή και σχετικά φθηνή. Μπορείτε να εισαγάγετε και να εξάγετε δεδομένα από το άλλο λογισμικό της Microsoft (το οποίο είναι εξαιρετικά χρήσιμο αν έχετε παρακολουθήσει πληροφορίες στο Excel). Μπορείτε επίσης να φορτώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιστολές πωλήσεων και άλλα έγγραφα (από το Word και το Outlook) στη βάση δεδομένων και να τα δημιουργήσετε σε πρότυπα. Η πρόσβαση έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι διαθέτει ένα σημαντικό αριθμό ελεύθερων προτύπων και αρχείων, ώστε να μην χρειάζεται να ξεκινήσετε εξ ολοκλήρου από την αρχή. Μπορείτε να πάρετε ένα δωρεάν πρότυπο και, στη συνέχεια, να κάνετε τις απαραίτητες τροποποιήσεις ώστε η βάση δεδομένων σας να περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεστε.
Η σημασία της συντήρησης
Ανεξάρτητα από το πώς αποκτάτε τη βάση δεδομένων σας, θα πρέπει να τη διατηρήσετε ώστε η βάση δεδομένων να συνεχίσει να σας είναι χρήσιμη. Αν δεν συμβαδίζετε με πράγματα όπως απογραφή, διευθύνσεις, αλλαγές στη χρέωση ή σύνολα πωλήσεων, η βάση δεδομένων καταλήγει να είναι μόνο ένα άλλο προϊόν που δεν έχει κανένα σκοπό. Σκεφτείτε τα δεδομένα σας με τον ίδιο τρόπο που σκέφτεστε τη λογιστική σας. Αν δεν συμβαδίζετε με όλες τις συναλλαγές και τις αλλαγές, θα σας οδηγήσει σε πρόβλημα. Δεν χρειάζεται να έχετε ένα άτομο πληροφορικής για να το διαχειριστείτε από την αρχή, αν και μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο. Ωστόσο, όσο μεγαλύτερο είναι το κατάστημά σας, τόσο περισσότερο χρόνο θα χρειαστεί να αφιερώσετε για τη συντήρηση και διαχείριση των δεδομένων σας.