Είναι μια καλή ιδέα;
Εάν χρησιμοποιείτε ή όχι λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας για την αποστολή προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξαρτάται κυρίως από την εταιρεία. Εναπόκειται στον εργοδότη σας να καθορίσει πολιτικές και κατευθυντήριες γραμμές που να διέπουν τη χρήση των πόρων του δικτύου. Οι εργοδότες θα πρέπει να έχουν εργαζόμενους να διαβάσουν και να συμφωνήσουν σε μια Πολιτική Αποδεκτής Χρήσης (AUP), η οποία περιγράφει τι επιτρέπεται και τι δεν είναι πριν να τους χορηγηθεί πρόσβαση σε πόρους δικτύου.
Τι γίνεται με τη χρήση του προσωπικού σας λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων;
Και πάλι, η απάντηση είναι ότι πιθανώς δεν είναι σοφό. Ο προσωπικός σας λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει τους ίδιους αυστηρούς κανόνες κωδικού πρόσβασης με τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας; Είναι ασφαλείς ή κρυπτογραφημένες οι επικοινωνίες μεταξύ του υπολογιστή σας και των προσωπικών εξυπηρετητών του παροχέα email; Εάν στέλνετε ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες, μπορεί να παρακαμφθεί ή ένα αντίγραφο να αποθηκευτεί ή να αποθηκευτεί στους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Εκτός από αυτά τα ερωτήματα, εάν η εταιρεία σας συμμορφώνεται με εντολές όπως η Sarbanes-Oxley (SOX) υπάρχουν απαιτήσεις σχετικά με την προστασία και τη διατήρηση των επικοινωνιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εταιρεία. Εάν εργάζεστε σε κυβερνητική υπηρεσία, υπάρχει μια καλή πιθανότητα οι επικοινωνίες σας να υπόκεινται σε κάποιους κανόνες περί Ελευθερίας Πληροφοριών. Και στις δύο περιπτώσεις, η αποστολή επίσημων πληροφοριών στον προσωπικό σας λογαριασμό θα το τοποθετούσε έξω από τους ελέγχους που υπάρχουν για να προστατεύσει και να διατηρήσει τις επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάτι τέτοιο δεν είναι μόνο μια παραβίαση της συμμόρφωσης, αλλά δίνει επίσης την εμφάνιση μιας σκόπιμης και σκόπιμης προσπάθειας να παρακάμπτεται το σύστημα και να κρύβεται κρυφά οι επικοινωνίες σας.
Δεν υπάρχει καλύτερη εικόνα του γιατί η ανάμειξη του προσωπικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εργασίας είναι μια φοβερή ιδέα από αυτή της χρήσης της Hillary Clinton ενός ιδιωτικού διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια της θητείας της ως υπουργού. Αυτή ήταν μια από τις πιο δημόσιες περιπτώσεις γιατί δεν πρέπει να κάνετε κάτι τέτοιο. Όχι μόνο αντιβαίνει στην κυβερνητική πολιτική. Δεν είναι απλά μια καλή ιδέα επειδή οι προσωπικοί λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνήθως δεν έχουν κοντά στο ποσό των τεχνικών εγγυήσεων που κάνουν τα κυβερνητικά συστήματα. Όχι ότι τα κυβερνητικά συστήματα είναι τέλεια, αλλά συνήθως διαμορφώνονται με τέτοιο τρόπο ώστε να προσπαθούν να ελαχιστοποιήσουν τις απειλές ασφαλείας.
Από την άλλη πλευρά του διαδρόμου, η Ρεπουμπλικανής αντιπροεδρικός υποψήφιος Sarah Palin, πρώην κυβερνήτης της Αλάσκας, έμαθε τον σκληρό τρόπο ότι οι προσωπικοί λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν παρέχουν το ίδιο επίπεδο ασφάλειας με το σύστημα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας της Αλάσκας. Μια ομάδα που αποκαλεί τους εαυτούς της «ανώνυμη» κατάφερε να χάσει στους προσωπικούς της λογαριασμούς αλληλογραφίας Yahoo. Ο «Ανώνυμος» έκανε μια χούφτα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημόσια, περισσότερο ή λιγότερο για να αποδείξει ότι είχαν πραγματικά hacked το λογαριασμό. Μερικοί από τους τίτλους των μηνυμάτων και τους παραλήπτες φαίνεται να υποστηρίζουν φήμες ότι μπορεί να έχει χρησιμοποιήσει το προσωπικό της ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ειδικά για να κρατήσει το ζήτημα της ηθικής αμφισβήτησης από το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της κυβέρνησης της Αλάσκας και εκτός από οποιεσδήποτε απαιτήσεις Ελευθερίας Πληροφόρησης.
Δεν είμαι βέβαιος ακόμα πως το 'ανώνυμο' ήταν σε θέση να αποκτήσει πρόσβαση, αλλά σιγουρευτείτε ότι ακολουθείτε τις καλές πρακτικές κατά τη δημιουργία κωδικών πρόσβασης ακόμη και για τους προσωπικούς λογαριασμούς σας. Αλλά, ασφαλείς κωδικούς πρόσβασης ή όχι, χρησιμοποιήστε την ορθή κρίση και ακολουθήστε τους κανόνες όταν αποφασίζετε αν θα αναμίξετε προσωπικά και επιχειρησιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μερικοί άλλοι μεγάλοι πόροι για την ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν τα ακόλουθα
- 5 Συμβουλές για την ενίσχυση της ασφάλειας του Gmail
- Οι κίνδυνοι των Μη Γραπτών Μηνυμάτων Αυτόματης απάντησης
- Γιατί χρειάζεστε έναν διαθέσιμο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Σημείωση του συντάκτη: Αυτό το παλιό άρθρο ενημερώθηκε από τον Andy O'Donnell