Αποθηκεύστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τους φακέλους σας στο Gmail κάνοντας ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας
Η υπηρεσία Gmail είναι ισχυρή και υποστηρίζεται καλά από την Google. Ωστόσο, το Gmail - ως λύση βασισμένη κυρίως στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - δεν είναι διαθέσιμη όταν χάσετε τη συνδεσιμότητα. Επιπλέον, μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τον λογαριασμό Gmail (ή έναν πληρωμένο λογαριασμό G Suite) για επαγγελματικούς σκοπούς που απαιτούν κάποια μορφή διατήρησης και ανάκτησης εγγράφων πέραν του τι προσφέρει το δωρεάν περιβάλλον Gmail.
Χρησιμοποιήστε μία από τις πολλές διαφορετικές λύσεις αρχειοθέτησης για να διασφαλίσετε ότι δεν θα είστε ποτέ χωρίς σημαντικά μηνύματα, ανεξάρτητα από τις περιστάσεις.
Χρησιμοποιήστε το Outlook ή Thunderbird για να κάνετε λήψη των ηλεκτρονικών μηνυμάτων Gmail
Χρησιμοποιήστε το Outlook ή τον Thunderbird ή άλλο υπολογιστή-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κατεβάσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail ως POP3, τα οποία θα αποθηκεύουν τα μηνύματα τοπικά στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Διατηρήστε τα μηνύματα στο λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή, ακόμα καλύτερα, αντιγράψτε τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φάκελο στον σκληρό σας δίσκο. Θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε την πρόσβαση POP3 στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας Google, στην ενότητα Προώθηση και POP / IMAP . Θα βρείτε επίσης οδηγίες ρύθμισης για τη ρύθμιση του POP για το Gmail στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Το μόνο μειονέκτημα για την ανάκτηση των POP3 είναι ότι εάν ο υπολογιστής σπάσει ή οι τοπικοί σας φάκελοι καταστραφούν, έχετε χάσει το αρχείο σας.
Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το Gmail στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως IMAP. Αυτή η προσέγγιση συγχρονίζει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από το cloud στον υπολογιστή σας, οπότε σε περίπτωση που όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εξαφανιστούν από τους διακομιστές της Google (ή άλλον πάροχο διαδικτυακής αλληλογραφίας), ο υπολογιστής σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να συγχρονιστεί στον κενό διακομιστή και να διαγράψει τα τοπικά αντίγραφα. Αν κάνετε πρόσβαση στο Gmail μέσω IMAP, μπορείτε να μεταφέρετε ή να αποθηκεύσετε τα μηνύματα τοπικά στον σκληρό σας δίσκο ως αντίγραφο ασφαλείας. Φυσικά, θα πρέπει να το κάνετε αυτό τακτικά - πριν προκύψουν οποιαδήποτε προβλήματα στο διακομιστή. Περισσότερο "
Κάντε λήψη ενός αρχείου από το Google Takeout
Επισκεφτείτε τον ιστότοπο Google Takeout για να λάβετε ένα αρχείο αρχειοθέτησης ενός ολόκληρου λογαριασμού Gmail.
- Επισκεφθείτε το Takeout και συνδεθείτε με τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού που σας ενδιαφέρει η αρχειοθέτηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Takeout μόνο με έναν συνδεδεμένο λογαριασμό.
- Επιλέξτε το Gmail και ενδεχομένως να συμπεριλάβετε οποιαδήποτε άλλα δεδομένα σχετικά με την Google που θέλετε να εξάγετε. Το αναπτυσσόμενο μενού για το Gmail σάς επιτρέπει να επιλέξετε συγκεκριμένες ετικέτες για εξαγωγή, σε περίπτωση που δεν χρειάζεστε όλα τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο . Η Google προσφέρει τρεις επιλογές που πρέπει να προσαρμόσετε για να μπορέσετε να συνεχίσετε:
- Τύπος αρχείου. Επιλέξτε τον τύπο του αρχείου που μπορεί να χειριστεί ο υπολογιστής σας. Από προεπιλογή, θα σας δώσει ένα αρχείο ZIP, αλλά υποστηρίζει και την εξαγωγή σε ένα Gzipped tarball.
- Μέγεθος αρχείου. Επιλέξτε το μεγαλύτερο μέγεθος αρχείου που μπορεί να χειριστεί ο υπολογιστής σας για μεμονωμένα τμήματα μεγαλύτερου αρχείου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα όριο 2 GB είναι κατάλληλο.
- Μέθοδος παράδοσης. Πείτε στο Takeout πού να βάλετε το ολοκληρωμένο αρχείο αρχειοθέτησης. Επιλέξτε από μια σύνδεση απευθείας λήψης ή (μετά την παροχή των δικαιωμάτων άδειας) μεταφορά απευθείας στο Google Drive, Dropbox ή OneDrive.
- Η Google σας στέλνει e-mail όταν ολοκληρωθεί το αρχείο.
Τα αρχεία αρχειοθέτησης του Gmail εμφανίζονται σε μορφή MBOX, το οποίο είναι ένα πολύ μεγάλο αρχείο κειμένου. Τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Thunderbird μπορούν να διαβάσουν τα αρχεία MBOX εγγενώς. Για πολύ μεγάλα αρχεία αρχείων, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με MBOX αντί να προσπαθήσετε να αναλύσετε το αρχείο κειμένου.
Το Google Takeout προσφέρει μια προβολή στιγμιότυπου στο λογαριασμό σας στο Gmail. δεν υποστηρίζει την αύξηση της αρχειοθέτησης, οπότε θα πάρετε τα πάντα εκτός αν περιορίζεστε σε συγκεκριμένες ετικέτες. Παρόλο που μπορείτε να ζητήσετε αρχεία Takeout όποτε θέλετε, η χρήση του Takeout για επαναλαμβανόμενα αποσπάσματα δεδομένων δεν είναι αποτελεσματική. Αν χρειαστεί να τραβήξετε δεδομένα πιο συχνά από μία φορά σε ένα ημερολογιακό τρίμηνο, βρείτε μια εναλλακτική μέθοδο αρχειοθέτησης.
Χρησιμοποιήστε μια ηλεκτρονική υπηρεσία αντιγράφων ασφαλείας
Το Backupify υποστηρίζει προσωπικές πληροφορίες από το Facebook, το Flickr, το Blogger, το Ημερολόγιο Google και τις Επαφές, το LinkedIn, το Twitter, τα Λευκώματα Ιστού Picasa και παρόμοιες υπηρεσίες. Προσφέρετε δωρεάν μια δοκιμή 15 ημερών προτού δεσμευθείτε να πληρώσετε για την υπηρεσία.
Εναλλακτικά, δοκιμάστε το Upsafe ή το Gmvault. Το Upsafe προσφέρει δωρεάν χώρο αποθήκευσης έως και 3 GB, ενώ το Gmvault είναι ένα έργο ανοιχτού κώδικα με υποστήριξη πολλαπλών πλατφορμών και μια ισχυρή κοινότητα προγραμματιστών. Περισσότερο "
Επιλεκτικά αρχειοθέτηση των κανόνων δεδομένων
Αν δεν χρειάζεστε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εξετάστε μια πιο επιλεκτική προσέγγιση στην αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Προώθηση . Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα που γνωρίζετε ότι θέλετε να κρατήσετε, προωθήστε το ξεχωριστά σε έναν λογαριασμό αρχειοθέτησης αλλού. Για να διατηρήσετε ένα αντίγραφο αυτού που στείλετε, χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του λογαριασμού αρχειοθέτησης στη γραμμή BCC.
- Αυτόματη προώθηση . Πείτε στο Gmail να αντιγράψει ή τυφλά αντιγράψει όλα τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή το BCC όλα τα αποσταλμένα μηνύματα) σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- IFTTT συνταγή . Η δημοφιλής ιστοσελίδα If It Then That δημιουργεί συνταγές (ουσιαστικά, σενάρια που ορίζουν ότι όταν συμβεί το γεγονός X, θα πρέπει να ακολουθήσει το συμβάν Y) ώστε να μπορείτε να ρυθμίσετε συγκεκριμένες ενέργειες του Gmail για να ενεργοποιήσετε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα. Οι συνταγές IFTTT είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν πρέπει να ορίσετε συνήθεις κανόνες και να χρησιμοποιήσετε πόρους έξω από το οικοσύστημα της Google.
- Προωθήστε στο Evernote ή το OneNote . Ρυθμίστε το ψευδώνυμο me@onenote.com για να εισάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατευθείαν σε έναν ανατεθέντα φορητό υπολογιστή OneNote ή χρησιμοποιήστε την προσαρμοσμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Evernote για να καταγράψετε μηνύματα στο Evernote.
Σκεφτείτε προτού κάνετε αρχειοθέτηση!
Υπάρχει μια βιομηχανία εξοχικών κατοικιών των υπηρεσιών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που υποδηλώνουν ότι πρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μήπως κάποια μέρα εξαφανιστούν για πάντα.
Παρόλο που η Google μπορεί να διαγράψει τον λογαριασμό σας για παραβίαση όρων παροχής υπηρεσιών ή ένας χάκερ μπορεί να αποκτήσει τον έλεγχο του λογαριασμού σας και να διαγράψει μέρος ή το σύνολο του αρχείου σας, αυτά τα αποτελέσματα είναι σχετικά σπάνια. Η Google, ως πάροχος που βασίζεται σε σύννεφο μιας ισχυρής πλατφόρμας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν έχει την τάση να χάνει μηνύματα ή να διαγράφει τυχαία λογαριασμούς χωρίς λόγο.
Παρόλο που μπορεί να έχετε νόμιμο λόγο για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του λογαριασμού σας, τα αντίγραφα ασφαλείας δεν είναι συνήθως απαραίτητα. Μπορούν πραγματικά να ανοίξουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ακόμα μεγαλύτερη διαρροή δεδομένων καθώς συνδέετε άλλα προϊόντα και υπηρεσίες με τα εργαλεία λογαριασμού Gmail που ίσως δεν είναι τόσο ασφαλή όσο η πλατφόρμα cloud της Google.