Πώς να δημιουργήσετε φακέλους για την οργάνωση αλληλογραφίας στο Outlook

Μείνετε οργανωμένοι με τους φακέλους, τους υποφακέλους και τις κατηγορίες του Outlook

Όποιος λαμβάνει μεγάλο αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να επωφεληθεί από τη δημιουργία φακέλων στο Outlook.com και το Outlook 2016. Είτε επιλέγετε την ετικέτα τους "Πελάτες", "Οικογένεια", "Γραμμάτια" ή οποιοδήποτε άλλο αριθμό επιλογών, απλοποιούν τα Εισερχόμενά σας και να σας βοηθήσει να οργανώσετε το ταχυδρομείο σας. Αν θέλετε να προσθέσετε υποφακέλους - πείτε ένα για κάθε μέλος της οικογένειάς σας - μέσα σε ένα φάκελο, μπορείτε να το κάνετε και αυτό. Το Outlook παρέχει επίσης κατηγορίες που μπορείτε να αντιστοιχίσετε σε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε προσαρμοσμένους φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υποφακέλους και κατηγορίες για να οργανώσετε το λογαριασμό σας Outlook Mail.

Μετακίνηση μηνυμάτων στο Outlook εκτός των εισερχομένων

Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε αλληλογραφία σε μια θέση διαφορετική από την κύρια Εισερχόμενα, πρέπει να μάθετε πώς να δημιουργείτε φακέλους στο Outlook. Η προσθήκη φακέλων είναι εύκολη. μπορείτε να τα ονομάσετε όπως εσείς επιλέγετε και να οργανώσετε τους φακέλους σε ιεραρχίες χρησιμοποιώντας υποφακέλους . Για να οργανώσετε μηνύματα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες .

Πώς να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο στο Outlook.com

Για να προσθέσετε ένα νέο φάκελο ανώτατου επιπέδου στο Outlook.com, συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στον ιστό και στη συνέχεια:

1. Τοποθετήστε το ποντίκι πάνω από τα Εισερχόμενα στον πίνακα πλοήγησης στα αριστερά της κύριας οθόνης.
2. Κάντε κλικ στο σύμβολο συν που εμφανίζεται δίπλα στα Εισερχόμενα .
3. Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το νέο προσαρμοσμένο φάκελο στο πεδίο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος της λίστας φακέλων.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Enter για να αποθηκεύσετε το φάκελο.

Πώς να δημιουργήσετε έναν υποφάκελο στο Outlook.com

Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο ως υποφάκελο ενός υπάρχοντος φακέλου Outlook.com:

1. Κάντε δεξί κλικ (ή Control-κλικ ) στο φάκελο κάτω από τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τον νέο υποφάκελο.
2. Επιλέξτε Δημιουργία νέου υποφακέλου από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται.
3. Πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα του νέου φακέλου στο παρεχόμενο πεδίο.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Enter για να αποθηκεύσετε τον υποφάκελο.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ και να σύρετε ένα φάκελο στη λίστα και να το τοποθετήσετε επάνω σε ένα διαφορετικό φάκελο για να καταστεί υποφάκελος.

Αφού δημιουργήσετε πολλούς νέους φακέλους, μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Μετακίνηση σε στο επάνω μέρος της οθόνης Αλληλογραφία για να μετακινήσετε το μήνυμα σε έναν από τους νέους φακέλους.

Τρόπος προσθήκης νέου φακέλου στο Outlook 2016

Η προσθήκη νέου φακέλου στο παράθυρο φακέλου στο Outlook 2016 είναι παρόμοια με τη διεργασία ιστού:

1. Στο αριστερό παράθυρο περιήγησης του Outlook Mail , κάντε δεξιό κλικ στην περιοχή όπου θέλετε να προσθέσετε το φάκελο.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος φάκελος .
3. Καταχωρίστε ένα όνομα για το φάκελο.
4. Πατήστε Enter .

Κάντε κλικ και σύρετε μεμονωμένα μηνύματα από τα Εισερχόμενά σας (ή οποιοδήποτε άλλο φάκελο) στους νέους φακέλους που κάνετε για να οργανώσετε το email σας.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε κανόνες στο Outlook για να φιλτράρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένους αποστολείς σε ένα φάκελο, ώστε να μην χρειάζεται να το κάνετε με το χέρι.

Χρησιμοποιήστε τις κατηγορίες για να χρωματίσετε τα μηνύματά σας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους προεπιλεγμένους χρωματικούς κωδικούς ή να τις προσαρμόσετε ρυθμίζοντας τις προτιμήσεις κατηγορίας. Για να το κάνετε αυτό στο Outlook.com, μεταβείτε στο Settings Gear > Options > Mail > Layout > Categories. Εκεί μπορείτε να επιλέξετε τα χρώματα και τις κατηγορίες και να δηλώσετε αν θέλετε να εμφανίζονται στο κάτω μέρος του παραθύρου φακέλων, όπου κάνετε κλικ για να τα εφαρμόσετε σε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στις διαθέσιμες κατηγορίες από το εικονίδιο Περισσότερα.

Για να εφαρμόσετε ένα χρώμα κατηγορίας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το εικονίδιο Περισσότερα:

1. Κάντε κλικ στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα μηνυμάτων.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Τρία οριζόντια κουκκίδα στο πάνω μέρος της οθόνης.
3. Επιλέξτε Κατηγορίες από το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Κάντε κλικ στον κωδικό χρώματος ή την κατηγορία που θέλετε να εφαρμόσετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια έγχρωμη ένδειξη εμφανίζεται δίπλα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα μηνυμάτων και στην κεφαλίδα του ανοιχτού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η διαδικασία είναι παρόμοια στο Outlook. Εντοπίστε το εικονίδιο Κατηγορίες στην κορδέλα και τοποθετήστε ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα στα χρώματα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή μετονομάσετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εφαρμόστε τον χρωματικό κώδικα. Μπορείτε να εφαρμόσετε περισσότερους από έναν κωδικούς χρώματος σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν είστε ένα ιδιαίτερα οργανωμένο άτομο.