Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα Gantt στα φύλλα του Google

Ένα δημοφιλές εργαλείο διαχείρισης έργων, τα διαγράμματα Gantt παρέχουν μια χρονολογική, εύκολη στην ανάγνωση ανάλυση των ολοκληρωμένων, τρεχουσών και επερχόμενων εργασιών, καθώς και σε ποιον έχουν ανατεθεί μαζί με τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Αυτή η γραφική αναπαράσταση ενός χρονοδιαγράμματος προσφέρει μια άποψη υψηλού επιπέδου σχετικά με την πρόοδο που σημειώνεται και επίσης υπογραμμίζει τυχόν πιθανές εξαρτήσεις.

Τα Φύλλα Google παρέχουν τη δυνατότητα δημιουργίας λεπτομερών διαγραμμάτων Gantt ακριβώς στο υπολογιστικό φύλλο σας, ακόμη και αν δεν έχετε εμπειρία στο παρελθόν με τη μοναδική τους μορφή. Για να ξεκινήσετε, ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες.

01 από 03

Δημιουργία του χρονοδιαγράμματος του έργου σας

Πριν από την κατάδυση στη δημιουργία γραφήματος Gantt, πρέπει πρώτα να ορίσετε τις εργασίες του έργου σας μαζί με τις αντίστοιχες ημερομηνίες τους σε έναν απλό πίνακα.

1. Εκκινήστε τα Φύλλα Google και ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο.
2. Επιλέξτε μια κατάλληλη τοποθεσία κοντά στην κορυφή του κεννού υπολογιστικού φύλλου και πληκτρολογήστε τα ακόλουθα ονόματα τίτλων στην ίδια σειρά, το καθένα στη δική τους στήλη, όπως φαίνεται στη συνοδευτική εικόνα οθόνης: Ημερομηνία έναρξης , Ημερομηνία λήξης , Όνομα εργασίας . Για να διευκολύνετε τον εαυτό σας αργότερα στο σεμινάριο, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες τοποθεσίες που χρησιμοποιήσαμε στο παράδειγμα μας (A1, B1, C1).
3. Εισαγάγετε κάθε μία από τις εργασίες του έργου σας μαζί με τις αντίστοιχες ημερομηνίες στις κατάλληλες στήλες, χρησιμοποιώντας όσες σειρές είναι απαραίτητες. Πρέπει να παρατίθενται κατά σειρά εμφάνισης (από πάνω προς τα κάτω = πρώτη έως τελευταία) και η μορφή ημερομηνίας θα πρέπει να είναι η εξής: MM / DD / YYYY.
4. Άλλες πτυχές μορφοποίησης του τραπεζιού σας (σύνορα, σκίαση, ευθυγράμμιση, γραμματοσειρά κ.λπ.) είναι αυθαίρετα σε αυτή την περίπτωση, καθώς ο κύριος στόχος μας είναι να εισαγάγουμε δεδομένα που θα χρησιμοποιηθούν από ένα γράφημα Gantt αργότερα στο σεμινάριο. Είναι τελείως εξαρτόμενο από το αν θέλετε ή όχι να κάνετε περαιτέρω τροποποιήσεις, ώστε το τραπέζι να είναι πιο οπτικά ελκυστικό. Εάν το κάνετε, ωστόσο, είναι σημαντικό τα ίδια τα δεδομένα να παραμείνουν στις σωστές σειρές και στήλες.

02 του 03

Δημιουργία πίνακα υπολογισμού

Απλά η εισαγωγή ημερομηνιών έναρξης και λήξης δεν αρκεί για την απόδοση ενός διαγράμματος Gantt, καθώς η διάταξή του εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον πραγματικό χρόνο που περνάει μεταξύ αυτών των δύο σημαντικών ορόσημων. Για να αντιμετωπίσετε αυτήν την απαίτηση, πρέπει να δημιουργήσετε έναν άλλο πίνακα που υπολογίζει αυτή τη διάρκεια.

1. Κάντε κύλιση προς τα κάτω αρκετές σειρές από τον αρχικό πίνακα που δημιουργήσαμε παραπάνω.
2. Πληκτρολογήστε τα ακόλουθα ονόματα κλάσεων στην ίδια σειρά, το καθένα στη δική τους στήλη, όπως φαίνεται στη συνοδευτική εικόνα οθόνης: Όνομα εργασίας , Ημερομηνία έναρξης , Συνολική διάρκεια .
3. Αντιγράψτε τη λίστα των εργασιών από τον πρώτο σας πίνακα στη στήλη " Όνομα εργασίας" (Task Name) , διασφαλίζοντας ότι εμφανίζονται με την ίδια σειρά.
4. Πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στη στήλη " Ημέρα έναρξης " για την πρώτη σας εργασία, αντικαθιστώντας το γράμμα A με το γράμμα στήλης που περιέχει την ημερομηνία έναρξης στον πρώτο σας πίνακα και το 2 με τον αριθμό σειράς: = int (A2) -int ($ A $ 2 ) . Χτυπήστε το πλήκτρο Enter ή επιστροφής όταν τελειώσετε. Το κελί πρέπει τώρα να εμφανίσει τον αριθμό μηδέν.
5. Επιλέξτε και αντιγράψτε το κελί στο οποίο μόλις εισαγάγατε αυτόν τον τύπο, είτε χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου είτε Επεξεργασία -> Αντιγραφή από το μενού Φύλλα Google.
6. Μόλις αντιγραφεί ο τύπος στο πρόχειρο, επιλέξτε όλα τα υπόλοιπα κελιά στη στήλη " Ημέρα έναρξης " και επικολλήστε χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου ή Επεξεργασία -> Επικόλληση από το μενού "Φύλλα Google". Αν αντιγραφεί σωστά, η τιμή " Ημέρα εκκίνησης" για κάθε εργασία θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τον αριθμό ημερών από την αρχή του έργου που έχει οριστεί να ξεκινήσει. Μπορείτε να επαληθεύσετε ότι ο τύπος " Ημέρα εκκίνησης" σε κάθε σειρά είναι σωστός επιλέγοντας το αντίστοιχο κελί και βεβαιώνοντας ότι είναι ίδια με τον τύπο που πληκτρολογήσατε στο βήμα 4 με μια αξιοσημείωτη εξαίρεση, ότι η πρώτη τιμή (int (xx)) ταιριάζει με το κατάλληλο κελί θέση στον πρώτο σας πίνακα.
7. Στη συνέχεια βρίσκεται η στήλη Συνολική διάρκεια , η οποία πρέπει να συμπληρωθεί με έναν άλλο τύπο που είναι λίγο πιο περίπλοκος από τον προηγούμενο. Πληκτρολογήστε τα παρακάτω στη στήλη Συνολική διάρκεια για την πρώτη σας εργασία, αντικαθιστώντας τις αναφορές θέσης κυψέλης με εκείνες που αντιστοιχούν στον πρώτο πίνακα στο πραγματικό υπολογιστικό φύλλο (παρόμοιο με αυτό που κάναμε στο βήμα 4): = (int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Χτυπήστε το πλήκτρο Enter ή επιστροφής όταν τελειώσετε. Αν έχετε οποιεσδήποτε δυσκολίες καθορίζουν τις θέσεις των κυψελών που αντιστοιχούν στο συγκεκριμένο υπολογιστικό φύλλο, το ακόλουθο κλειδί φόρμουλας θα βοηθήσει: (ημερομηνία έναρξης του έργου - ημερομηνία έναρξης του έργου) - (ημερομηνία έναρξης της τρέχουσας εργασίας - ημερομηνία έναρξης του έργου).
8. Επιλέξτε και αντιγράψτε το κελί στο οποίο μόλις εισαγάγατε αυτόν τον τύπο, είτε χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου είτε Επεξεργασία -> Αντιγραφή από το μενού Φύλλα Google.
9. Μόλις αντιγραφεί ο τύπος στο πρόχειρο, επιλέξτε όλα τα υπόλοιπα κελιά στη στήλη Συνολική διάρκεια και επικολλήστε χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου ή Επεξεργασία -> Επικόλληση από το μενού Φύλλα Google. Αν αντιγραφεί σωστά, η τιμή της συνολικής διάρκειας για κάθε εργασία θα πρέπει να αντικατοπτρίζει το συνολικό αριθμό ημερών μεταξύ των αντίστοιχων ημερομηνιών έναρξης και λήξης.

03 του 03

Δημιουργία χάρτη Gantt

Τώρα που τα καθήκοντά σας βρίσκονται σε ισχύ, μαζί με τις αντίστοιχες ημερομηνίες και τη διάρκειά τους, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα Gantt.

1. Επιλέξτε όλα τα κελιά στον πίνακα υπολογισμού, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων.
2. Επιλέξτε την επιλογή " Εισαγωγή " στο μενού "Φύλλα Google", που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης απευθείας κάτω από τον τίτλο του φύλλου εργασίας. Όταν εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Διάγραμμα .
3. Θα εμφανιστεί ένα νέο γράφημα με τίτλο Έναρξη ημέρας και συνολική διάρκεια . Επιλέξτε αυτό το γράφημα και σύρετέ το έτσι ώστε η οθόνη του να είναι τοποθετημένη κάτω ή δίπλα-δίπλα στους πίνακες που δημιουργήσατε, σε αντίθεση με την επικάλυψή τους.
4. Εκτός από το νέο σας διάγραμμα, η διασύνδεση Editor του γραφήματος θα είναι επίσης ορατή στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Επιλέξτε Τύπο χάρτη , που βρίσκεται στο πάνω μέρος της καρτέλας DATA .
5. Πραγματοποιήστε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα " Γραμμή " και επιλέξτε τη μεσαία επιλογή " Διάγραμμα στοιβαγμένων ράβδων" . Θα παρατηρήσετε ότι η διάταξη του γραφήματος σας έχει αλλάξει.
6. Επιλέξτε την καρτέλα CUSTOMIZE στον επεξεργαστή γραφημάτων .
7. Επιλέξτε την ενότητα Σειρά έτσι ώστε να συμπτυγεί και να εμφανίζει τις διαθέσιμες ρυθμίσεις.
8. Στο αναπτυσσόμενο μενού Εφαρμογή στο , επιλέξτε Έναρξη ημέρας .
9. Κάντε κλικ ή επιλέξτε την επιλογή Χρώμα και επιλέξτε Κανένα .
10. Το γράφημα Gantt δημιουργείται τώρα και μπορείτε να δείτε τα ξεχωριστά στοιχεία της Ημέρας Έναρξης και της Συνολικής Διάρκειας τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από τις αντίστοιχες περιοχές του γραφήματος. Μπορείτε επίσης να κάνετε οποιεσδήποτε άλλες τροποποιήσεις που επιθυμείτε μέσω του Editor Διάγραμμα - καθώς και μέσω των πινάκων που δημιουργήσαμε - συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών, των ονομάτων εργασιών, του τίτλου, του χρώματος και πολλά άλλα. Κάνοντας δεξί κλικ οπουδήποτε στο ίδιο το γράφημα θα ανοίξει το μενού EDIT , το οποίο περιέχει μια σειρά προσαρμόσιμων ρυθμίσεων.