Ανάλογα με την έκδοση του Microsoft Office που χρησιμοποιείτε, μπορεί να περιέχει διάφορες εφαρμογές. Η βασική προσφορά περιέχει συνήθως Word, Excel, PowerPoint και Outlook. Το PowerPoint δεν φαίνεται να προσφέρει εγγενή ασφάλεια, αλλά το Word, το Excel και το Outlook όλα παρέχουν κάποιο επίπεδο κρυπτογράφησης.
Εξασφαλίζοντας τα Έγγραφα του Word
Για έγγραφα του Microsoft Word (Word 2000 και νεώτερα), μπορείτε να επιλέξετε υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας κατά την αποθήκευση ενός αρχείου. Αντί απλώς πατώντας "Αποθήκευση", κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο , έπειτα στην επιλογή Αποθήκευση ως και ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία στην επάνω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου αποθήκευσης αρχείων
- Κάντε κλικ στις Επιλογές ασφαλείας
- Το πλαίσιο Επιλογές ασφαλείας παρέχει διάφορες επιλογές:
- Μπορείτε να εισάγετε έναν κωδικό πρόσβασης δίπλα στο Password για να ανοίξετε εάν θέλετε το αρχείο να είναι εντελώς απρόσιτο χωρίς τον κωδικό πρόσβασης
- Στο Word 2002 και το 2003, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί " Σύνθετη " δίπλα στο πλαίσιο κωδικού πρόσβασης για να επιλέξετε ένα υψηλότερο επίπεδο κρυπτογράφησης, το οποίο είναι ακόμη πιο δύσκολο να εισέλθει σε
- Μπορείτε να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στο παράθυρο δίπλα στον Κωδικό πρόσβασης για να τροποποιήσετε εάν είναι ΟΚ για να ανοίξουν άλλοι το αρχείο, αλλά θέλετε να περιορίσετε ποιος μπορεί να κάνει αλλαγές στο αρχείο
- Το κάτω μέρος του πλαισίου "Επιλογές ασφαλείας" παρέχει επίσης ορισμένες επιλογές για την προστασία της ιδιωτικής ζωής του εγγράφου:
- Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από τις ιδιότητες αρχείων κατά την αποθήκευση
- Προειδοποιήστε πριν από την εκτύπωση, την αποθήκευση ή την αποστολή ενός αρχείου που περιέχει εντοπισμένες αλλαγές ή σχόλια
- Αποθήκευση τυχαίου αριθμού για τη βελτίωση της ακρίβειας συγχώνευσης
- Κάντε το κρυφό σήμανση ορατό κατά το άνοιγμα ή την αποθήκευση
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το πλαίσιο επιλογών ασφαλείας
- Επιλέξτε ένα όνομα για το αρχείο σας και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση
Εξασφάλιση αρχείων Excel
Το Excel προσφέρει ένα πολύ παρόμοιο στυλ προστασίας στο Microsoft Word. Απλά κάντε κλικ στο Αρχείο , Αποθήκευση ως και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία στην επάνω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου αποθήκευσης αρχείων
- Κάντε κλικ στις Γενικές επιλογές
- Μπορείτε να εισάγετε έναν κωδικό πρόσβασης δίπλα στο Password για να ανοίξετε εάν θέλετε το αρχείο να είναι εντελώς απρόσιτο χωρίς τον κωδικό πρόσβασης
- Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί " Σύνθετη " δίπλα στο πλαίσιο κωδικού πρόσβασης για να επιλέξετε ένα υψηλότερο επίπεδο κρυπτογράφησης, το οποίο είναι ακόμη πιο δύσκολο να εισέλθει
- Μπορείτε να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στο παράθυρο δίπλα στον Κωδικό πρόσβασης για να τροποποιήσετε εάν είναι ΟΚ για να ανοίξουν άλλοι το αρχείο, αλλά θέλετε να περιορίσετε ποιος μπορεί να κάνει αλλαγές στο αρχείο
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το πλαίσιο Γενικές επιλογές
- Επιλέξτε ένα όνομα για το αρχείο σας και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση
Εξασφαλίζοντας τα αρχεία PST του Outlook
Η πραγματική ψηφιακή υπογραφή και κρυπτογράφηση των εισερχόμενων ή εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των συνημμένων αρχείων τους είναι ένα ολόκληρο ξεχωριστό ζήτημα το οποίο θα εξηγηθεί άλλη φορά. Ωστόσο, εάν εξαγάγετε δεδομένα από τους φακέλους του Microsoft Outlook σε ένα αρχείο PST, μπορείτε να προσθέσετε προστασία για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα δεν είναι προσβάσιμα από άλλους. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Κάντε κλικ στο Αρχείο
- Επιλέξτε Εισαγωγή και εξαγωγή
- Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο
- Επιλέξτε Προσωπικό αρχείο φακέλων (.pst) και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο
- Επιλέξτε τον φάκελο ή τους φακέλους που θέλετε να εξαγάγετε (και επιλέξτε το πλαίσιο για να συμπεριλάβετε τους υποφακέλους αν θέλετε) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο
- Επιλέξτε μια διαδρομή εξόδου και ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε μία από τις επιλογές για το αρχείο εξαγωγής σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος
- Αντικαταστήστε τα αντικείμενα που εξήχθησαν
- Επιτρέψτε τη δημιουργία διπλών στοιχείων
- Μην εξάγετε διπλά αντικείμενα
- Στην περιοχή Ρύθμιση κρυπτογράφησης , επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές
- Δεν υπάρχει κρυπτογράφηση
- Συμπιεσμένη κρυπτογράφηση
- Υψηλή κρυπτογράφηση
- Στο κάτω μέρος της οθόνης, πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης για να ανοίξετε το κρυπτογραφημένο αρχείο PST (πρέπει να πληκτρολογήσετε τον ίδιο κωδικό πρόσβασης και στα δύο πλαίσια για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πληκτρολογήσει τον κωδικό πρόσβασης με τον τρόπο που προορίζεστε, διαφορετικά ενδέχεται να μην μπορείτε να ανοίξετε το δικό σας αρχείο)
- Επιλέξτε αν θέλετε ή όχι να Αποθηκεύσετε αυτόν τον κωδικό στη λίστα κωδικών πρόσβασης
- Κάντε κλικ στο OK για να ολοκληρώσετε την εξαγωγή του αρχείου
(Επεξεργασμένο από τον Andy O'Donnell)