Φιλτράρισμα δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο σημαίνει να ορίσετε συνθήκες έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο ορισμένα δεδομένα. Αυτό γίνεται για να διευκολυνθεί η εστίαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες σε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων ή πίνακα δεδομένων. Το φιλτράρισμα δεν καταργεί ή τροποποιεί δεδομένα. απλώς αλλάζει ποιες σειρές ή στήλες εμφανίζονται στο ενεργό φύλλο εργασίας του Excel.
Φιλτράρισμα αρχείων δεδομένων
Τα φίλτρα λειτουργούν με αρχεία ή σειρές δεδομένων στο φύλλο εργασίας. Οι συνθήκες που έχουν οριστεί συγκρίνονται με ένα ή περισσότερα πεδία της εγγραφής. Εάν πληρούνται οι προϋποθέσεις, εμφανίζεται η εγγραφή. Αν δεν πληρούνται οι συνθήκες, η εγγραφή φιλτράρεται έτσι ώστε να μην εμφανίζεται με τα υπόλοιπα αρχεία δεδομένων.
Το φιλτράρισμα δεδομένων ακολουθεί δύο διαφορετικές προσεγγίσεις, ανάλογα με τον τύπο δεδομένων που φιλτράρονται-αριθμητικά ή δεδομένα κειμένου.
Φιλτράρισμα αριθμητικών δεδομένων
Τα αριθμητικά δεδομένα μπορούν να φιλτραριστούν με βάση:
- αν τα δεδομένα ισούνται με έναν ορισμένο αριθμό
- αν τα δεδομένα είναι μεγαλύτερα ή μικρότερα από έναν συγκεκριμένο αριθμό
- τα δεδομένα είναι πάνω ή κάτω από τη μέση τιμή των δεδομένων στο σύνολό τους
Φιλτράρισμα δεδομένων κειμένου
Τα δεδομένα κειμένου μπορούν να φιλτραριστούν με βάση:
- αν τα δεδομένα ταιριάζουν με μια συγκεκριμένη λέξη
- αν τα δεδομένα είναι μια λέξη που περιέχει ένα ή περισσότερα γράμματα
- αν τα δεδομένα είναι μια λέξη που αρχίζει ή τελειώνει με ένα συγκεκριμένο γράμμα του αλφαβήτου
Αντιγραφή αρχείων με φιλτράρισμα
Εκτός από την προσωρινή απόκρυψη εγγραφών, το Excel σάς δίνει επιλογές για την αντιγραφή των επιθυμητών δεδομένων σε μια ξεχωριστή περιοχή του φύλλου εργασίας . Συχνά, αυτή η διαδικασία γίνεται όταν ένα μόνιμο αντίγραφο της φιλτραρισμένης λίστας πληροί κάποιες επιχειρηματικές απαιτήσεις.
Βέλτιστες πρακτικές για φιλτράρισμα
Αποθηκεύστε τον εαυτό σας μερικές παρενοχλήσεις, ακολουθώντας τις οδηγίες βέλτιστης πρακτικής για εργασία με φιλτραρισμένα δεδομένα:
- Αν δεν υπάρχει ένας καλός λόγος για αυτό, μην ξυρίστε ένα κοινό υπολογιστικό φύλλο με ενεργά φίλτρα. Άλλοι χρήστες ενδέχεται να μην παρατηρήσουν ότι το αρχείο φιλτράρεται.
- Παρόλο που μπορείτε να φιλτράρετε πολλές στήλες ταυτόχρονα, αυτά τα φίλτρα είναι πρόσθετα, όχι αποκλειστικά. Με άλλα λόγια, το φιλτράρισμα μιας λίστας επαφών για να δείξει ο καθένας στην πολιτεία της Καλιφόρνια και οι οποίοι είναι μεγαλύτεροι από την ηλικία των 60 ετών θα σας δώσει όλους όσους είναι άνω των 60 ετών στην Καλιφόρνια. Ένα τέτοιο φίλτρο δεν θα σας δείξει τα 60χρονα ή τους Καλιφορνέζους.
- Τα σύνθετα φίλτρα κειμένου λειτουργούν καθώς και τα υποκείμενα δεδομένα που θα επιτρέψουν. Τα δεδομένα "Messy" θα οδηγήσουν σε φιλτραρισμένα αποτελέσματα που μπορεί να είναι παραπλανητικά ή λανθασμένα. Για παράδειγμα, το φιλτράρισμα για τους ανθρώπους που ζουν στο Illinois δεν θα πιάσει τους ανθρώπους που ζουν στο "IL" ή που ζουν σε "Ilinois" ή "Illenois".
- Προσέξτε όταν ταξινομείτε φιλτραρισμένα δεδομένα. Η ταξινόμηση μερικώς φιλτραρισμένων δεδομένων θα οδηγήσει σε αναδιάρθρωση του αρχείου δεδομένων - μια κατάσταση που συνήθως αποφεύγεται. Εάν πρέπει να ταξινομήσετε ένα φιλτραρισμένο σύνολο δεδομένων, αντιγράψτε τα φιλτραρισμένα δεδομένα σε ένα νέο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, ταξινομήστε τα.