Βέλτιστες πρακτικές για ευφυή μηνύματα στο χώρο εργασίας
Εκτός από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις τηλεφωνικές κλήσεις, η ανταλλαγή μηνυμάτων έχει κερδίσει τη δημοτικότητα ως ένας τρόπος για να διαχειριστεί τις επικοινωνίες στο χώρο εργασίας και να εξορθολογίσει τα έργα στην εργασία.
Ωστόσο, όπως συμβαίνει με όλα τα μέσα επικοινωνίας, υπάρχουν μερικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθήσει ο καθένας για να θεωρηθεί ένας ευγενής συνεργάτης. Με την ανάπτυξη καλών συνηθειών μηνυμάτων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα μηνύματα με παραγωγικό τρόπο για να αλληλεπιδράσετε με τους συναδέλφους σας με επαγγελματικό και αποτελεσματικό τρόπο.
Χρήση μηνυμάτων για επιχειρήσεις
- Ζητήστε άδεια εισόδου. Όπως θα κάνατε και στο τηλέφωνο, ρωτήστε πάντα εάν είναι καλός χρόνος να μιλήσετε με το χρήστη στο τέλος λήψης. Δοκιμάστε, "Michael, έχετε μια στιγμή; Θα ήθελα να θέσω μια ερώτηση σχετικά με την έκθεση χρηματοδότησης του περασμένου μήνα. " Όχι μόνο ζητάτε διαθεσιμότητα, αλλά και το θέμα της ερώτησης. Εάν είναι απασχολημένοι, ρωτήστε τον παραλήπτη του μηνύματος, όταν καλός χρόνος θα ήταν να ακολουθήσετε.
- Ρυθμίσεις διάθεσης μυαλού. Ρίξτε μια ματιά στις ρυθμίσεις διαθεσιμότητας του παραλήπτη πριν στείλετε ένα μήνυμα σε μια επαφή. Ακόμα κι αν μπορείτε να δείτε ότι ο συνεργάτης σας δεν είναι "σε μια συνάντηση", τώρα μπορεί να μην είναι η καλύτερη στιγμή. Σε αντάλλαγμα, ρυθμίστε πάντα τις ρυθμίσεις σας έτσι ώστε οι συνεργάτες σας να μπορούν εύκολα να δουν αν είστε διαθέσιμοι.
- Κρατήστε το Σύντομο. Το αφεντικό λέει ότι έχετε την προσοχή του ... τώρα τι; Ό, τι κι αν κάνετε, ασκείτε συντομία. Τα μηνύματα στο χώρο εργασίας είναι καλύτερα όταν η επικοινωνία είναι συγκεκριμένη και συνοπτική - γι 'αυτό φτάστε σε αυτήν! Ρωτήστε τις ερωτήσεις σας και συνεχίστε με τις επιχειρήσεις.
- Χρησιμοποιήστε το σωστό αγγλικό. Όταν στέλνετε μηνύματα σχετικά με την εργασία, κρατήστε αντίγραφα αργαλειών και μηνυμάτων σε κόλπο και χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα αγγλικά αντί. Όχι μόνο είναι πιο επαγγελματική, αλλά βοηθά στην αποφυγή της διάσπασης της ανάγκης να εξηγήσει αργκό ή συντομογραφίες με κάποιον που πολλοί δεν είναι τόσο καταλαβαίνω σαν τον εαυτό σας. Μην ξεχνάτε ούτε τη στίξη ούτε τη σωστή ορθογραφία.
- Αποφύγετε τις μεγάλες συνομιλίες. Εάν η περίοδος συνομιλίας αρχίζει να σύρεται σε υπερωρίες, προτείνετε μια προσωπική συνάντηση ώστε να μπορείτε να διατηρείτε ένα αποτελεσματικό περιβάλλον εργασίας.
Βέλτιστες πρακτικές για μηνύματα στην εργασία
- Ακολουθήστε τις Πολιτικές του Office. Τα περισσότερα τμήματα πληροφορικής υπονοούν ότι επιτρέπουν στους συνεργάτες την ελεύθερη βασιλεία να κατεβάζουν λογισμικό στους υπολογιστές τους. Μάθετε ποιες εφαρμογές και πλατφόρμες για επιτραπέζιους και κινητούς υπολογιστές που εγκρίνει η εταιρεία σας και τις χρησιμοποιείτε αποκλειστικά όταν εργάζεστε.
- Αποκτήστε ένα όνομα οθόνης για εργασία. Ενώ οι φίλοι σας μπορεί να πιστεύουν ότι το μηνύματά σας μηνύματος είναι χαριτωμένο ή αστείο, οι επαφές εργασίας σας μπορεί να προσβληθούν ή να σχηματίσουν μια εικόνα λιγότερο από αστρική αφού σας δουν το όνομα της οθόνης σας. Σκεφθείτε να αποκτήσετε ένα όνομα χρήστη μόνο για εργασία. Μπορείτε πάντα να χρησιμοποιείτε τη δουλειά σας με τους φίλους και την οικογένειά σας εάν προτιμάτε να διατηρείτε μόνο ένα λογαριασμό.
- Επιχειρηματικά φιλικά μηνύματα. Θυμηθείτε ότι οι επικοινωνίες σας με τους συναδέλφους, τους προϊστάμενους, τους πελάτες και τους προμηθευτές σας θα πρέπει να είναι πάντα επαγγελματίες, ακόμα και όταν στέλνετε μηνύματα. Βγάλτε τα πολιτικά GIF, το λαμπερό πορτοκαλί κείμενο και τις αστείες εικόνες, και κολλήστε με τις παραδοσιακές γραμματοσειρές όπως το Arial ή το Times New Roman. Μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε ένα emoji για να ζωντανέψετε την επικοινωνία σας, αν αυτό είναι κάτι που κάνουν οι άλλοι συνεργάτες σας και ταιριάζει στην κουλτούρα της επιχείρησής σας, αλλά μην χρησιμοποιείτε κάτι που δεν είναι κατάλληλο για εργασία. Σκεφτείτε να εξαντλήσετε το προφίλ ανταλλαγής μηνυμάτων με μια επαγγελματική εικόνα, το λογότυπο της εταιρείας και τις πληροφορίες επαφής που σχετίζονται με την εργασία. Τώρα είστε έτοιμοι για δουλειές.
Ενημερώθηκε από Christina Michelle Bailey, 6/28/16