Μπορείτε να περάσετε από όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας περιορίζοντας το ποσό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να αντιμετωπίζετε ανά πάσα στιγμή.
Αν έχετε μηνύματα αξίας μεγαλύτερης από μια ημέρα ...
... στα εισερχόμενά σας, η "αντιμετώπιση κάθε μηνύματος τη στιγμή που φτάνει" - η προσφορά δεν λειτουργεί για σας.
Δεν φταίς εσύ. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να λειτουργήσει μόνο για εκείνους που έχουν μόνο τη δουλειά να απαντούν τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Ευτυχώς, μια ελαφρώς διαφορετική λεωφόρος σας επιτρέπει να εργάζεστε αδιάκοπα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να απαντάτε μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, να μην έχετε καθυστερημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να απαλλαγείτε από την ανάρτηση email.
Αποκτήστε και παραμείνετε στην κορυφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, διευθετώντας το αύριο
Για να πάρετε μια λαβή στο email σας:
- Βγάλτε τα μάτια σας από τα εισερχόμενα .
- Βεβαιωθείτε ότι ο αυτόματος έλεγχος μηνυμάτων και οι νέες ειδοποιήσεις αλληλογραφίας είναι απενεργοποιημένες
- Αντιμετωπίστε όλα τα μηνύματα που έφτασαν χθες , σε όσες παρτίδες θεωρείτε κατάλληλες.
- Όσο λιγότερες παρτίδες, τόσο το καλύτερο. Εάν αντιμετωπίζετε όλα τα χθεσινά μηνύματα με ένα πάτημα, οι πιθανότητες είναι ότι έχετε ξοδέψει το λιγότερο χρόνο και προσπάθεια σε αυτό.
- Προγραμματίστε χρόνο για την επεξεργασία του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου .
- Αντιμετωπίστε τα μηνύματα με τη σειρά.
- Αν ένα μήνυμα απαιτεί έρευνα, προγραμματίστε την έρευνα για το αύριο και αφήστε τον αποστολέα να ξέρει ότι θα επιστρέψετε σε αυτά. Εάν απαιτείται περισσότερη δουλειά, το χρονοδιάγραμμα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
- Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να βρείτε το αρχικό μήνυμα όταν ολοκληρωθεί η εργασία. Ο αποστολέας και, το σημαντικότερο, η ημερομηνία που σημειώνεται μαζί με την εργασία θα πρέπει να είναι αρκετό. Στο Mac OS X Mail , μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το LinkABoo .
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν έξυπνο φάκελο που εμφανίζει μόνο τα μηνύματα που έφθασε χθες, εφαρμόστε σημαίες (για παράδειγμα, ημέρες εναλλακτικών χρωμάτων σε εναλλασσόμενα χρώματα) ή βασιστείτε στην ταξινόμηση κατά ημερομηνία άφιξης.
- Μπορείτε να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας περιοδικά για οποιαδήποτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν επείγουσα δράση .
Εάν το απαιτεί η δουλειά σας, επεξεργαστείτε ταχυδρομείο πιο συχνά από την ημέρα - τρεις φορές την ημέρα, για παράδειγμα. Όποια και αν είναι η περίοδος που επιλέγετε, το κρίσιμο στοιχείο είναι ότι ο κατάλογος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κλειστός για νέες καταχωρήσεις ενώ εργάζεστε σε αυτό.
Γιατί η καθημερινή επεξεργασία των εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Αν δεν πρέπει να ασχοληθείτε με το ταχυδρομείο πιο συχνά, σας προσκαλώ να δοκιμάσετε την καθημερινή επεξεργασία. Έχει επιπλέον πλεονεκτήματα:
- Δεν ρυθμίζετε τυχαία το προηγούμενο της απάντησης, μια δέσμευση που δεν μπορεί να επιτευχθεί.
- Ένα καθημερινό πρόγραμμα είναι εύκολο να κρατηθεί και να θυμηθεί.
- Μπορείτε να επιλέξετε την τέλεια ώρα της ημέρας για κάθε τύπο μηνύματος.
Χειριστείτε τα ευκολότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρώτα!
Ακόμα κι αν αυτό δεν είναι συνήθως το στυλ σας,
- να πειραματιστείτε με το να βγάζετε πρώτα τα πιο απλά μηνύματα.
Μόλις φτάσετε στα πιο προκλητικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η σταθερή πρόοδος τους έχει τακτοποιήσει λίγο. Εάν γρήγορα σαρώσατε το περίπλοκο προτού προχωρήσετε με το εύκολο, έχετε περάσει κάποιο χρόνο έρχεται με λύσεις, επίσης.
Τι εάν χάσω μια ημέρα που αδειάζει τα εισερχόμενά μου;
Εάν χάσετε λίγες μέρες λόγω ταξιδιών ή διακοπών, αυτό δεν είναι μεγάλη υπόθεση.
- Αντιμετωπίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν να έφτασαν χθες.
Συχνά, η μετάβαση σε δύο ημέρες ή ακόμα και μια εβδομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν παίρνει όλο αυτό περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από το χειρισμό μιας ημέρας.
Αν το σωρό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τόσο υψηλό που δεν μπορείτε να το αντιμετωπίσετε σε μια μέρα, αφήστε άλλη στρατηγική να σας βοηθήσει:
Πώς να εκκαθαρίσετε ένα συσσωρευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για να απαλλαγείτε από ένα συσσωρευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
- Δημιουργήστε ένα νέο φάκελο.
- Μετακινήστε όλα τα εκκρεμή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας σε αυτόν το φάκελο.
- Κάθε μέρα και πριν από οτιδήποτε άλλο, κάντε κάτι με τουλάχιστον ένα από τα μηνύματα στο φάκελο αναρτημένων.
- Δεν χρειάζεται να απαντήσετε σε αυτό. Δεν χρειάζεται να το καταθέσετε. Κάνετε κάτι, όμως. Αναζητήστε έναν ιστότοπο που μπορεί να σας βοηθήσει να απαντήσετε, για παράδειγμα. Ή αναζητήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή τον αριθμό) κάποιου που θα μπορούσε να σας βοηθήσει.
- Σε μερικές ημέρες, θα κάνετε αυτό το ελάχιστο. Εξαιρετική! Σε πολλούς άλλους, θα ασχοληθείτε με ένα σωρό μηνύματα με μια κίνηση. Εξαιρετική!
- Χειριστείτε όλα τα νέα μηνύματα όπως παραπάνω.
Έχω μάθει αυτές τις στρατηγικές από το Do It Tomorrow του Mark Forster : Και άλλα μυστικά της διαχείρισης του χρόνου (συγκρίνετε τις τιμές), ένα παντοτινό μεγάλο βιβλίο, αν θέλετε να κάνετε τα πάντα και να έχετε χρόνο να παίξετε (συγκρίνετε τις τιμές) χρονική διαχείριση.