Netiquette που πρέπει να γνωρίζετε
Ενώ όλοι χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για τουλάχιστον μερικές επιχειρηματικές επικοινωνίες κάθε μήνα, κάποιοι από εμάς θα χρησιμοποιήσουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως καθημερινό εργαλείο για να κάνουμε την επαγγελματική μας δουλειά. Θα χρησιμοποιήσουμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να επικοινωνήσουμε με τους πελάτες, τους συμπαίκτες, τους ανωτέρους και τους πιθανούς νέους μισθωτές ή τους πιθανούς νέους εργοδότες. Και ναι, αυτοί οι άνθρωποι θα μας κρίνουν με την ικανότητά μας να δημιουργούμε ένα σαφές και επαγγελματικό γραπτό μήνυμα.
Η εθιμοτυπία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ή «netiquette», ήταν εδώ για τα 27 χρόνια του World Wide Web. Το Netiquette είναι ένα σύνολο ευρέως αποδεκτών οδηγιών για το πώς να δείξετε σεβασμό και ικανότητα στο email σας. Δυστυχώς, υπάρχουν άνθρωποι που δεν έχουν πάρει ποτέ το χρόνο να μάθουν την ετικέτα email για επιχειρηματικές ρυθμίσεις. Ακόμη χειρότερα: υπάρχουν άνθρωποι που συγχέουν τη ετικέτα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το χαλαρό και ανεπίσημο στυλ μηνυμάτων κειμένου.
Μην αφήσετε ένα κακά επεξεργασμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο να σκοτώσει την αξιοπιστία σας με έναν πελάτη ή έναν ανώτερο ή έναν δυνητικό εργοδότη. Ακολουθούν οι κανόνες της netiquette για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που θα σας εξυπηρετήσουν καλά και θα σας εξοικονομήσουν αμηχανία στο χώρο εργασίας.
01 από 10
Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως το τελευταίο πράγμα που κάνετε πριν την αποστολή.
Αυτό φαίνεται αντίθετο-διαισθητικό, αλλά αυτό είναι εξαιρετική μορφή. Περιμένετε μέχρι το τέλος της γραφής και της διόρθωσης πριν προσθέσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην κεφαλίδα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η τεχνική θα σας εξοικονομήσει την αμηχανία να στείλετε το μήνυμα κατά λάθος πολύ σύντομα προτού ολοκληρώσετε το περιεχόμενο και τη διόρθωσή σας.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ένα μεγαλύτερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει ευαίσθητο περιεχόμενο, όπως η υποβολή αίτησης εργασίας, η ανταπόκριση σε ερώτηση ενός πελάτη ή η επικοινωνία κακών ειδήσεων με την ομάδα σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η αναβολή της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσθέτει ασφάλεια όταν χρειάζεται να απομακρυνθείτε από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας για λίγο, για να συλλέξετε τις σκέψεις σας και να επαναλάβετε τα λόγια σας στο μυαλό σας.
Αν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θεωρείτε ότι το περιεχόμενο έχει ευαισθησίες, τότε απλά διαγράψτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη προσωρινά μέχρι να είστε έτοιμοι να στείλετε και στη συνέχεια προσθέστε την διεύθυνση. Μπορείτε εναλλακτικά να αποκόψετε και να επικολλήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη σε ένα αρχείο Notepad ή τη σελίδα OneNote, να γράψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, να κόψετε και να επικολλήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πιστέψτε μας σε αυτό: μια κενή γραμμή διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ η σύνταξη θα σας εξοικονομήσει ουσιαστική θλίψη μία ημέρα!
02 από 10
Ελέγξτε τριπλά ότι στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σωστό άτομο.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη εταιρεία ή κυβερνητική υπηρεσία. Όταν στέλνετε ένα ευαίσθητο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση "Mike" ή "Heather" ή "Mohammed", το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα θέλει να πληκτρολογήσει με πρόβλεψη την πλήρη διεύθυνση για εσάς. Δημοφιλή ονόματα όπως αυτά θα έχουν πολλά αποτελέσματα στο βιβλίο διευθύνσεων της επιχείρησής σας και θα μπορούσατε να στείλετε τυχαία έναν κακοποιό αργότερα στον αντιπρόεδρό σας ή μια εμπιστευτική απάντηση στους ανθρώπους που βρίσκονται κάτω από τη λογιστική.
Χάρη στον παραπάνω κανόνα # 1 netiquette παραπάνω, έχετε αφήσει τη διεύθυνση στο τέλος, οπότε ο τριπλός έλεγχος της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη πρέπει να γίνει ομαλά ως το τελευταίο σας βήμα πριν από την αποστολή!
03 από 10
Αποφύγετε την «Απάντηση σε όλους», ειδικά σε μια μεγάλη εταιρεία.
Όταν λαμβάνετε μια εκπομπή που αποστέλλεται σε δεκάδες άτομα, είναι καλό να απαντήσετε μόνο στον αποστολέα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν πρόκειται για εταιρεία που μεταδίδεται με μεγάλους καταλόγους διανομής.
Παραδείγματος χάριν: ο γενικός διευθυντής αποστέλλει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ολόκληρη την εταιρεία σχετικά με τη στάθμευση στο νότιο τμήμα και ζητά από τους ανθρώπους να σεβαστούν τους αριθμημένους και καθορισμένους πάγκους που πληρώνουν οι εργαζόμενοι. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή 'Απάντηση σε όλους' και αρχίσετε να παραπονιέστε ότι οι άλλοι υπάλληλοι καταπατούν το προσωπικό όχημά σας και να γρατσουνίσετε το χρώμα σας, θα μπορούσατε να βλάψετε την εξέλιξη της σταδιοδρομίας σας, καθιστώντας την εταιρεία shmuck.
Κανείς δεν θέλει να λαμβάνει μηνύματα που δεν ισχύουν για αυτά . Ακόμη περισσότερο, κανείς δεν εκτιμά να παραπονιέται στην ομάδα ή να ακούει για τα προσωπικά σας παράπονα που προβλήθηκαν σε μορφή εκπομπής.
Αποφύγετε αυτό το faux pas και χρησιμοποιήστε την ατομική απάντηση στον αποστολέα ως προεπιλεγμένη ενέργεια. Σίγουρα δείτε τον κανόνα # 9 παρακάτω.
04 από 10
Χρησιμοποιήστε επαγγελματικούς χαιρετισμούς αντί για συνομιλητικές εκφράσεις.
Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι κάποια έκδοση των παρακάτω:
1. Καλησπέρα, κυρία Chandra.
2. Γεια σας, ομάδα έργου και εθελοντές.
3. Γεια σου, Τζένιφερ.
4. Καλημέρα, Πάτρικ.
ΜΗΝ, σε καμία περίπτωση, χρησιμοποιήστε τα παρακάτω για να ξεκινήσετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
1. Γεια σου,
2. Sup, ομάδα!
3. Γεια, Jen.
4. Mornin, Pat.
Οι διακριτικές εκφράσεις όπως «hey», «yo», «sup» μπορεί να φαίνονται φιλικές και ζεστές για σας, αλλά στην πραγματικότητα διαβρώνουν την αξιοπιστία σας σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Παρόλο που μπορείτε σίγουρα να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συνομιλίες σε συνομιλία όταν έχετε μια αξιόπιστη σχέση με το άλλο άτομο, είναι κακή ιδέα να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λέξεις σε επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Επιπλέον, είναι κακή μορφή να λαμβάνετε συντομεύσεις ορθογραφίας, όπως το «πρωί». Είναι πολύ κακή μορφή να συντομεύσετε το όνομα κάποιου (Jennifer -> Jen), εκτός εάν το άτομο σας το έχει ζητήσει ρητά.
Όπως συμβαίνει με κάθε έξυπνη επικοινωνία των επιχειρήσεων, είναι έξυπνο να σφάλεσαι από την πλευρά του να είσαι πολύ επίσημος και να καταδεικνύεις ότι πιστεύεις στην εθιμοτυπία και το σεβασμό.
05 από 10
Διορθώστε κάθε μήνυμα, σαν να εξαρτάται η επαγγελματική σας φήμη.
Και πράγματι, η φήμη σας αποσυντίθεται εύκολα από την κακή γραμματική, την κακή ορθογραφία και τις κακώς επιλεγμένες λέξεις.
Φανταστείτε πώς ο επαγγελματισμός σας θα λάβει ένα χτύπημα αν στείλετε κατά λάθος " Πρέπει να ελέγξετε το μέταλλο σας , Ala " όταν θέλετε πραγματικά να πείτε " πρέπει να ελέγξετε τα μαθηματικά σας, Alma" . Ή αν λέτε « μπορώ να κάνω μια intervue στο αύριο » όταν εννοούσατε « μπορώ να κάνω μια συνέντευξη αύριο ».
Διορθώστε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε. το κάνετε σαν να εξαρτάται η επαγγελματική σας φήμη.
06 από 10
Μια συνοπτική και σαφής γραμμή θέματος θα επιτύχει θαύματα (και θα σας βοηθήσει να διαβάσετε).
Η υποκείμενη γραμμή είναι τόσο ένας τίτλος για επικοινωνία όσο και ένας τρόπος να συνοψίσω και να επισημάνετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, ώστε να μπορείτε εύκολα να το βρείτε αργότερα. Πρέπει να συνοψίζει σαφώς το περιεχόμενο και κάθε επιθυμητή δράση.
Για παράδειγμα, μια γραμμή θέματος: "καφέ" δεν είναι πολύ σαφής.
Αντ 'αυτού, δοκιμάστε' Προτιμήσεις καφέ προσωπικού: απαιτείται η απάντησή σας '
Ως δεύτερο παράδειγμα, η γραμμή θέματος « το αίτημά σας » είναι πολύ ασαφής.
Αντ 'αυτού, δοκιμάστε μια σαφέστερη γραμμή θέματος όπως:' Το αίτημά σας για στάθμευση: απαιτούνται περισσότερες λεπτομέρειες ' .
07 από 10
Χρησιμοποιήστε μόνο τις δύο κλασικές γραμματοσειρές: Arial και Times Roman, με μαύρο μελάνι.
Μπορεί να είναι δελεαστικό να προσθέσετε κομψά πρόσωπα γραμματοσειράς και χρώματα στο email σας για να το κάνετε φανταχτερό, αλλά είστε καλύτερα χρησιμοποιώντας μαύρο 12-pt ή 10-pt Arial ή Times New Roman. Παρόμοιες παραλλαγές όπως το Tahoma ή το Calibri είναι ωραία. Και αν εφιστούμε την προσοχή σε μια συγκεκριμένη φράση ή σφαίρα, τότε το κόκκινο μελάνι ή η τολμηρή γραμματοσειρά μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο με μέτρο.
Το πρόβλημα είναι όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αρχίζουν να γίνονται ασυνεπή και αδιάφορα ή αρχίζουν να μεταδίδουν αδράνεια ή διαταραχή στάση από την πλευρά σας. Στον κόσμο των επιχειρήσεων, οι άνθρωποι θέλουν τις επικοινωνίες να είναι αξιόπιστες και σαφείς και σύντομες, όχι διακοσμητικές και αποσπούν την προσοχή.
08 από 10
Αποφύγετε σαρκασμό και αρνητικούς / snooty τόνους, με κάθε κόστος.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν καταφέρνει να μεταδώσει τη φωνητική κλίση και τη γλώσσα του σώματος. Αυτό που νομίζετε ότι είναι άμεσο και απλό μπορεί στην πραγματικότητα να συναντήσετε ως σκληρό και νόημα από τη στιγμή που θα τεθεί στο email σας. Η μη χρήση των λέξεων "παρακαλώ" και "ευχαριστώ" θα προκαλέσει αρνητικά ρεύματα. Και αυτό που θεωρείτε χιουμοριστικό και φως θα μπορούσε να μεταδώσει πραγματικά ως συγκαταβατικός και αγενής.
Η παράδοση σεβασμού και η ευγενική συμπεριφορά στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απαιτεί πρακτική και μεγάλη εμπειρία. Βοηθάει όταν διαβάζετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δυνατά στον εαυτό σας, ή ακόμα και σε κάποιον άλλο, προτού το στείλετε. Εάν κάτι σχετικά με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται μέσο ή σκληρό, τότε ξαναγράψτε το.
Εάν εξακολουθείτε να έχετε κολλήσει με το πώς να μεταφέρετε τον τόνο του κάτι σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε σκεφτείτε σοβαρά την παραλαβή του τηλεφώνου και την παράδοση του μηνύματος ως συνομιλία.
Θυμηθείτε: το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι για πάντα, και μόλις στείλετε αυτό το μήνυμα, δεν μπορείτε ποτέ να το τραβήξετε πίσω.
09 από 10
Ας υποθέσουμε ότι ο κόσμος θα διαβάσει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, επομένως σχεδιάστε ανάλογα.
Στην πραγματικότητα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι για πάντα. Μπορεί να προωθηθεί σε εκατοντάδες ανθρώπους μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Μπορεί να ζητηθεί από τους αστυνομικούς και τους φορολογικούς ελεγκτές να διεξάγουν έρευνα. Μπορεί ακόμη και να φτάσει στα νέα ή στα κοινωνικά μέσα.
Αυτή είναι μια ευρεία και τρομακτική ευθύνη, αλλά είναι αυτή που όλοι όλοι έπρεπε: αυτό που γράφετε σε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα θα μπορούσε εύκολα να γίνει δημόσια γνώση. Επιλέξτε τα λόγια σας προσεκτικά και αν νομίζετε ότι υπάρχει πιθανότητα να σας χτυπήσει πίσω, τότε σκεφτείτε σοβαρά να μην αποστείλετε το μήνυμα καθόλου.
10 από 10
Πάντα να τελειώνετε με ένα σύντομο κομψό 'ευχαριστώ' και ένα μπλοκ υπογραφής.
Η δύναμη των λεπτών όπως «ευχαριστώ» και «παρακαλώ» είναι αμέτρητες. Επίσης, τα επιπλέον μερικά δευτερόλεπτα για να συμπεριλάβετε το επαγγελματικό σας μπλοκ υπογραφής μιλούν τόμους σχετικά με την προσοχή σας στη λεπτομέρεια και ότι θα αναλάβετε την κυριότητα των επικοινωνιών σας, σφραγίζοντας το όνομά σας και τα στοιχεία επικοινωνίας.
Γεια σας, Shailesh.
Σας ευχαριστούμε για την ερώτησή σας σχετικά με τις υπηρεσίες κεντήματος στο TGI Sportswear. Θα ήμουν πολύ ευτυχής να μιλήσω μαζί σας στο τηλέφωνο για να σας πω περισσότερα σχετικά με τις επιλογές των σπορ μπουφάν για την ομάδα σας. Θα μπορούσαμε επίσης να επισκεφτείτε το εκθετήριό μας αργότερα αυτήν την εβδομάδα και μπορώ να σας δείξω προσωπικά τα δείγματά μας.
Σε ποιο αριθμό μπορώ να σε τηλεφωνήσω; Είμαι διαθέσιμος για να μιλήσω μετά τις 13:00 σήμερα.
Ευχαριστώ,Paul Giles
Διευθυντής Υπηρεσιών Πελατών
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Η επωνυμία σας είναι η εστίασή μας"