Εισαγάγετε τον εαυτό σας, ορίστε το πλαίσιο και κρατήστε το σύντομο
Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων μπορεί να είναι μια τυπική μέθοδος επικοινωνίας για εσάς, αλλά μερικοί άνθρωποι εξακολουθούν να θεωρούν ότι εκφοβίζονται. Εάν είστε εξοικειωμένοι με τους φίλους και τους συναδέλφους γραπτών μηνυμάτων ή άμεσων μηνυμάτων, ενδέχεται να μην συνειδητοποιήσετε πώς ένα κείμενο μπορεί να φαίνεται ότι προέρχεται από το αριστερό πεδίο σε μια νέα επαφή. Αυτό το είδος έκπληξης είναι ιδιαίτερα ανησυχητικό σε ένα επιχειρηματικό πλαίσιο. Όταν χρησιμοποιείτε κείμενα στην επιχείρηση, ακολουθήστε την εθιμοτυπία των μηνυμάτων κοινής γνώμης και ακολουθήστε μερικούς απλούς κανόνες συμπεριφοράς.
Ζητήστε άδεια για να στείλετε ένα μήνυμα κειμένου
Έχει συμφωνήσει ο χρήστης με το οποίο θέλετε να επικοινωνήσετε με αυτόν τον τρόπο; Μην υποθέσετε ότι όλοι μεταφέρουν κινητό τηλέφωνο ανά πάσα στιγμή για να λαμβάνουν μηνύματα κειμένου ή είναι σε απευθείας σύνδεση για να έχουν πρόσβαση σε άμεσα μηνύματα μέσω δικτύου, Facebook ή άλλων προγραμμάτων ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων. Ρωτήστε αυτοπροσώπως ή σε τηλεφωνική συνομιλία πώς τα άτομα προτιμούν να έρχονται σε επαφή. Μπορεί να ανακαλύψετε ότι έχουν ένα περιορισμένο σχέδιο γραπτών μηνυμάτων ή ότι η χρήση των ΑΜ αποθαρρύνεται στους σταθμούς εργασίας τους.
Εισαγάγετε τον εαυτό σας όταν στέλνετε ένα αρχικό μήνυμα
Εισαγάγετε τον εαυτό σας στο μήνυμά σας και σύντομα. Αν και το όνομά σας, το ψευδώνυμο ή ο αριθμός τηλεφώνου ενδέχεται να εμφανίζονται, ανάλογα με τη μέθοδο ανταλλαγής μηνυμάτων που χρησιμοποιείτε, ο παραλήπτης βλέπει το κείμενο εκτός πλαισίου. Ξεκινήστε το μήνυμα με μια εισαγωγή και ένα πλαίσιο αναφοράς, όπως:
- "Είμαι ο Joan Smith από τους XYZ Consultants. Έχετε χρόνο να συζητήσετε την ερώτηση που με ρωτήσατε τηλεφωνικά την περασμένη εβδομάδα;"
- "Είναι ο Μπραντ Τζόουνς από τη λογιστική, έχω μια ερώτηση σχετικά με το αίτημά σας αποζημίωσης. Έχετε χρόνο να απαντήσετε τώρα ή θα πρέπει να σας τηλεφωνήσω αργότερα;"
Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγετε να εμφανίζεται το μήνυμά σας ως τυχαία και πιθανώς λάθος διεύθυνση από ένα άτομο που ο παραλήπτης μπορεί να θυμάται μόνο αόριστα ή καθόλου.
Ενώ πολλά προγράμματα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων έχουν ένα αρχείο που επιτρέπει στους ανθρώπους να μάθουν ποιοι είστε και τι έχετε μιλήσει στο παρελθόν, είναι συνήθως καλή ιδέα να εισαγάγετε τον εαυτό σας ακόμα πιο σύντομα σε επόμενες συνομιλίες, ειδικά αν έχετε αλλάξει ψευδώνυμο ή αριθμό τηλεφώνου.
Διατηρήστε το πρώτο μήνυμα μιας σύντομης συμβολοσειράς
Ξεκινήστε με την εισαγωγή και το πλαίσιο μόνο μέχρι να απαντήσει το άτομο. Διαφορετικά, μπορείτε να συνθέσετε και να στείλετε ένα λεπτομερές μήνυμα που δεν έχει δει ποτέ. Αυτή είναι μια καλή πρακτική για όλες τις χορδές μηνυμάτων.
Παρακολουθήστε ευγενικά εάν δεν λάβετε καμία απάντηση
Η αποστολή ενός μηνύματος κειμένου ή ενός IM και η μη απάντηση μπορεί να σημαίνει πολλά πράγματα. Το άτομο μπορεί να σας αγνοεί, αλλά το άτομο πιθανότατα δεν παρακολουθεί το τηλέφωνο ή τον υπολογιστή για να δει το μήνυμά σας. Μετά από ένα κατάλληλο χρονικό διάστημα, ακολουθήστε με ένα επιπλέον μήνυμα, αλλά προσπαθήστε επίσης να επικοινωνήσετε με το άτομο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφώνου. Όταν είναι απαραίτητο, μπορείτε επίσης να σταματήσετε από το γραφείο του ατόμου.
Αυτά τα πρωτόκολλα επανέρχονται στον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι προτιμούν να έρθουν σε επαφή. Ενώ η ανταλλαγή μηνυμάτων μπορεί να είναι ο μόνος τρόπος που θέλετε να επικοινωνήσετε, δεν είναι η πρώτη επιλογή όλων. Εάν θέλετε να έχετε παραγωγικές εργασιακές σχέσεις, κατανοήστε και σέβεστε ότι οι άνθρωποι έχουν διαφορετικές προτιμήσεις.