Οδηγίες για το Excel 2003 - 2016
Έχοντας τακτοποιημένες στήλες και σειρές, ικανότητες ταξινόμησης και χαρακτηριστικά εισαγωγής δεδομένων, το Excel μπορεί να είναι η τέλεια εφαρμογή για την εισαγωγή και την αποθήκευση πληροφοριών όπως λίστες επαφών. Αφού δημιουργήσετε μια λεπτομερή λίστα, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε με άλλες εφαρμογές του Microsoft Office για πολλές εργασίες. Με τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο MS Word, μπορείτε να εκτυπώσετε ετικέτες αλληλογραφίας από το Excel σε λίγα λεπτά. Μάθετε πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel ανάλογα με την έκδοση του Office που χρησιμοποιείτε.
Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 ή Excel 2007
Προετοιμάστε το φύλλο εργασίας
Για να κάνετε ετικέτες αλληλογραφίας από το Excel, το υπολογιστικό φύλλο σας πρέπει να ρυθμιστεί σωστά. Πληκτρολογήστε μια επικεφαλίδα στο πρώτο κελί κάθε στήλης που περιγράφει σαφώς και με σύνεση τα δεδομένα της στήλης αυτής. Κάντε μια στήλη για κάθε στοιχείο που θέλετε να συμπεριλάβετε στις ετικέτες. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας από το Excel, ενδέχεται να έχετε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στηλών:
- Τίτλος (κ. / Μ./Γρ.)
- Ονομα
- Επίθετο
- Διεύθυνση
- Πόλη
- κατάσταση
- Ταχυδρομικός κώδικας
Καταχωρίστε τα δεδομένα
Πληκτρολογήστε τα ονόματα και τις διευθύνσεις ή άλλα δεδομένα που θέλετε όταν εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel. Βεβαιωθείτε ότι κάθε στοιχείο βρίσκεται στη σωστή στήλη. Αποφύγετε να αφήσετε κενές στήλες ή σειρές μέσα στη λίστα. Αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας όταν τελειώσετε.
Επιβεβαιώστε τη μορφή αρχείου
Την πρώτη φορά που συνδέεστε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel από το Word, πρέπει να ενεργοποιήσετε μια ρύθμιση που σας επιτρέπει να μετατρέψετε αρχεία μεταξύ των δύο προγραμμάτων.
- Στο Word, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Επιλογές στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους στο αριστερό παράθυρο του παραθύρου Επιλογές του Word και μετά κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Γενικά .
- Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί η επιλογή Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου στο Άνοιγμα και κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Ρύθμιση ετικετών στο Word
- Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο του Word.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αλληλογραφία , επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας και κάντε κλικ στην επιλογή Ετικέτες .
- Επιλέξτε το εμπορικό σήμα του κουτιού προμηθευτών ετικετών και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον αριθμό προϊόντος που αναγράφεται στο πακέτο ετικετών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Νέα ετικέτα αν θέλετε να εισαγάγετε προσαρμοσμένες ιδιότητες ετικέτας.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν είστε έτοιμοι να προχωρήσετε.
Συνδέστε το φύλλο εργασίας στις ετικέτες
Προτού εκτελέσετε τη συγχώνευση για να εκτυπώσετε ετικέτες διευθύνσεων από το Excel, πρέπει να συνδέσετε το έγγραφο του Word με το φύλλο εργασίας που περιέχει τη λίστα σας.
- Στην καρτέλα Αλληλογραφία ( Mailings ), κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών (Recipients) στην ομάδα συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας .
- Μεταβείτε στο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τη λίστα σας στο παράθυρο Επιλογή πηγής δεδομένων που ανοίγει και κάντε κλικ στο Άνοιγμα .
- Κάντε κλικ στο OK για να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί OK για να επιλέξετε τον πίνακα που περιέχει τη λίστα σας. Η σελίδα θα γεμίσει τώρα με ετικέτες που λένε « Επόμενη εγγραφή» .
Προσθήκη πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας
Αυτό είναι όπου οι επικεφαλίδες που προσθέσατε στο φύλλο εργασίας του Excel θα σας βοηθήσουν.
- Κάντε κλικ στην πρώτη ετικέτα στη σελίδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Block Block στην ενότητα Write & Insert Fields της καρτέλας Mailings.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιστοίχιση πεδίων στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων που εμφανίζεται.
- Βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες σας αντιστοιχούν στα απαιτούμενα πεδία. Αν κάποιο από αυτά είναι λανθασμένο, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα του για να ταιριάζει με το σωστό πεδίο.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK . Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί OK, για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση ετικετών στην ενότητα "Γράψτε & Εισάγετε πεδία" στην καρτέλα "Αποστολή".
Εκτελέστε τη συγχώνευση
Αφού έχετε δημιουργήσει το υπολογιστικό φύλλο Excel και το έγγραφο του Word, μπορείτε να συγχωνεύσετε τις πληροφορίες και να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος & Συγχώνευση στην ομάδα Finish στην καρτέλα Mailings.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων για να δείτε την εμφάνιση των τυπωμένων ετικετών σας. Επιλέξτε Όλα και κάντε κλικ στο OK .
Ένα νέο έγγραφο ανοίγει με τις ετικέτες αποστολής από το φύλλο εργασίας του Excel. Μπορείτε να επεξεργαστείτε, να εκτυπώσετε και να αποθηκεύσετε τις ετικέτες όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του Word.
Excel 2003
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office 2003, τα βήματα για την πραγματοποίηση ετικετών διευθύνσεων από το Excel είναι ελαφρώς διαφορετικά.
Προετοιμάστε το φύλλο εργασίας
Για να κάνετε ετικέτες αλληλογραφίας από το Excel, το υπολογιστικό φύλλο σας πρέπει να ρυθμιστεί σωστά. Πληκτρολογήστε μια επικεφαλίδα στο πρώτο κελί κάθε στήλης που περιγράφει σαφώς και με σύνεση τα δεδομένα της στήλης αυτής. Κάντε μια στήλη για κάθε στοιχείο που θέλετε να συμπεριλάβετε στις ετικέτες. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας από το Excel, ενδέχεται να έχετε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στηλών:
- Τίτλος (κ. / Μ./Γρ.)
- Ονομα
- Επίθετο
- Διεύθυνση
- Πόλη
- κατάσταση
- Ταχυδρομικός κώδικας
Καταχωρίστε τα δεδομένα
- Πληκτρολογήστε τα ονόματα και τις διευθύνσεις ή άλλα δεδομένα που θέλετε όταν εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel.
- Βεβαιωθείτε ότι κάθε στοιχείο βρίσκεται στη σωστή στήλη. Αποφύγετε να αφήσετε κενές στήλες ή σειρές μέσα στη λίστα.
- Αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας όταν τελειώσετε.
Ξεκινήστε τη Συγχώνευση
- Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο του Word.
- Μεταβείτε στο μενού Εργαλεία (Tools) , τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Επιστολές και αλληλογραφία (Mailings) και επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας
- Επιλέξτε ετικέτες και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο: Έναρξη εγγράφου .
- Κάντε κλικ στις επιλογές ετικετών για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας.
Επιλέξτε τις ετικέτες σας
- Επιλέξτε το εμπορικό σήμα του κουτιού προμηθευτών ετικετών και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον αριθμό προϊόντος που αναγράφεται στο πακέτο ετικετών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Νέα ετικέτα αν θέλετε να εισαγάγετε προσαρμοσμένες ιδιότητες ετικέτας.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν είστε έτοιμοι να προχωρήσετε.
Επιλέξτε την πηγή σας
- Κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας κάτω από την επιλογή "Παραλήπτες" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση .
- Μεταβείτε στο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τη λίστα σας στο παράθυρο Επιλογή πηγής δεδομένων που ανοίγει και κάντε κλικ στο Άνοιγμα . Θα ανοίξει το παράθυρο "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας".
- Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας εμφανίζονται σωστά και κάντε κλικ στο OK .
Τοποθετήστε τις ετικέτες
- Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο: Ταξινόμηση των ετικετών σας .
- Επιλέξτε Block Block .
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιστοίχιση πεδίων στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων που εμφανίζεται.
- Βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες σας αντιστοιχούν στα απαιτούμενα πεδία. Αν κάποιο από αυτά είναι λανθασμένο, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα του για να ταιριάζει με το σωστό πεδίο. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
- Κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση όλων των ετικετών κάτω από τις ετικέτες αναπαραγωγής στο παράθυρο διαλόγου "Συγχώνευση αλληλογραφίας"
Προεπισκόπηση και φινίρισμα
- Χρησιμοποιήστε τα βέλη στην περιοχή Προεπισκόπηση των ετικετών σας για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζονται σωστά.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης .
- Εάν θέλετε να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία μεμονωμένων ετικετών.
- Όταν είστε ικανοποιημένοι με τη συγχώνευση, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να εκτυπώσετε τις ετικέτες διευθύνσεων από το Excel.