Τα μακροχρόνια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να φαίνονται εκφοβιστικά και μια μακρά ακολουθία παρατεταμένων παραγράφων, ενδεχομένως περιλαμβάνοντας παρατεταμένες προτάσεις που δεν φαίνεται να σταματούν αλλά δεν φαίνεται να πηγαίνουν οπουδήποτε - προτάσεις που γεμίζουν με εξωγενείς λέξεις που προσθέτουν λίγη σημασία στο νόημα, αλλά εξυπηρετούν μπερδεύοντας με πολύπλευρες και μερικές φορές αντιφατικές πιθανές ερμηνείες -, μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να διαβάσει λιγότερο από ό, τι αν το μήνυμα ήταν μόνο, uh, περίπου 3 φράσεις-τρεις πνευματικές, συνοπτικές και ακριβείς προτάσεις-μακρά.
Αν δεν έχετε διαβάσει την παράγραφο ακριβώς παραπάνω, έχετε το σημείο.
Κρατήστε σύντομα τα ηλεκτρονικά μηνύματα
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι συνήθως καλή ιδέα
- κρατήστε τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία όσο το δυνατόν συντομότερα.
Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να κόψετε τα μηνύματά σας σε οποιαδήποτε τιμή.
Γράψτε όσο χρειάζεται
Γράψτε όσο το δυνατόν περισσότερο και όσο είναι απαραίτητο και κατάλληλο. Είναι πιο σημαντικό για τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία των επιχειρήσεων να είναι σύντομη.
Τα προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να είναι λουλουδιασμένα και με μεγάλη διάρκεια. Για λόγους σαφήνειας, οι λιγότερες και απλούστερες λέξεις είναι ακόμα καλύτερες.
Χρησιμοποιήστε Πόντους Bullet
Εάν έχετε πολλά να γράψετε:
- Σπάστε το μήνυμά σας σε σημεία με κουκκίδες.
- Ξεκινήστε κάθε σημείο με μια συνοπτική περίληψη της ενέργειας που θέλετε να πάρετε.
- Βεβαιωθείτε ότι οι σημαντικές πληροφορίες δεν είναι κρυμμένες στο κρέας του μηνύματός σας ή σε οποιοδήποτε σημείο σφαίρας .
Μία ενέργεια ανά μήνυμα
Μην χτυπάτε οτιδήποτε θέλετε ή θέλετε να πείτε σε έναν παραλήπτη ένα μήνυμα. Συγκεκριμένα:
- Ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα για κάθε σημαντική ενέργεια που ζητάτε από τον παραλήπτη.
Αυτό διευκολύνει τον παραλήπτη να χειριστεί το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο και να ολοκληρώσει τις απαραίτητες ενέργειες. Ορίζοντας ένα προηγούμενο, οι πιθανότητες είναι ότι θα υιοθετήσουν την ίδια μέθοδο για μηνύματα σε εσάς - και θα έχετε έναν ευκολότερο χρόνο να χτυπάτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επίσης.