Η διαδικασία τροποποίησης ενός ερωτήματος της Microsoft Access είναι παρόμοια με τη διαδικασία για τη δημιουργία μιας πρώτης θέσης. Ωστόσο, τα ερωτήματα ενδέχεται να αλλάξουν χρησιμοποιώντας είτε την προβολή σχεδίασης είτε την προβολή SQL, αλλά δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό ερωτήματος για να τροποποιήσετε ένα υπάρχον ερώτημα.
Ξεκινήστε κάνοντας δεξί κλικ στο στοχευμένο ερώτημα σας μέσα στον πίνακα αντικειμένων στα αριστερά της οθόνης μέσα στη βάση δεδομένων σας. Στο αναδυόμενο μενού, επιλέξτε Σχεδίαση προβολής. Το ερώτημα ανοίγει στην προβολή φύλλου δεδομένων. Όταν κάνετε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στο όνομα του ερωτήματος στη γραμμή καρτελών πάνω από την έξοδο του φύλλου δεδομένων, μπορείτε να αλλάξετε τη λειτουργία προβολής. Από προεπιλογή, βρίσκεστε σε δελτίο δεδομένων, το οποίο δεν μπορεί να επεξεργαστεί διαρθρωτικά (αν και μπορείτε να εισάγετε και να καταργείτε δεδομένα από αυτήν την προβολή). Από τις προβολές SQL ή Design, ωστόσο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τη δομή του ερωτήματος και να αποθηκεύσετε ή να αποθηκεύσετε ως το τροποποιημένο αντικείμενο όπως απαιτείται.
Προβολή σχεδίασης
Η προβολή σχεδίασης ανοίγει μια οριζόντια διαχωρισμένη οθόνη. Στο πάνω μισό εμφανίζονται ορθογώνια που αντιπροσωπεύουν κάθε πίνακα ή ερώτημα που τροφοδοτεί το ερώτημα που τροποποιείτε. Τα βασικά πεδία - συνήθως ένα μοναδικό αναγνωριστικό - διαθέτουν ένα μικρό χρυσό κλειδί δίπλα τους. Κάθε ένα από τα ορθογώνια συνδέεται με άλλα ορθογώνια χρησιμοποιώντας γραμμές που συνδέουν πεδία σε έναν πίνακα με πεδία σε άλλο.
Αυτές οι γραμμές αντιπροσωπεύουν σχέσεις. Στην προβολή σχεδίασης, κάνοντας δεξί κλικ στη γραμμή, μπορείτε να αλλάξετε τη σχέση. Μπορείτε να επιλέξετε από μία από τις τρεις επιλογές:
- Γραμμές όπου τα συνδυασμένα πεδία και στους δύο πίνακες είναι ίσα
- Οι σειρές όπου το αριστερό τραπέζι επιστρέφει όλα τα αποτελέσματα και ο δεξιός πίνακας εμφανίζει αντίστοιχα αποτελέσματα
- Οι σειρές όπου ο δεξιός πίνακας επιστρέφει όλα τα αποτελέσματα και ο αριστερός πίνακας δείχνει τα αντίστοιχα αποτελέσματα
Αυτοί οι τρεις τύποι σύνδεσης (εσωτερικό, αριστερό, δεξιό) αποτελούν ένα υποσύνολο του πλήρους φάσματος συνδέσεων που μπορεί να εκτελέσει μια βάση δεδομένων. Για να κάνετε πιο περίπλοκα ερωτήματα, θα χρειαστεί να μεταβείτε στην προβολή SQL.
Όταν συνδέετε τους επιλεγμένους πίνακες με τις γραμμές σχέσης, θα δείτε το κάτω μισό της οθόνης να δείχνει ένα πλέγμα με όλα τα πεδία που θα επιστρέψει το ερώτημα. Το πλαίσιο " Εμφάνιση " εμφανίζει ή καταργεί το πεδίο κατά την εκτέλεση του ερωτήματος - μπορείτε να φιλτράρετε ένα ερώτημα βάσει πεδίων που δεν εμφανίζονται. Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε με μη αυτόματο τρόπο τη σειρά ταξινόμησης για να παραγγείλετε τα αποτελέσματα με ανύψωση ή φθίνουσα σειρά, παρόλο που η Microsoft Access θα επεξεργαστεί πολλά είδη από τη σειρά αριστερά προς τα δεξιά κατά μήκος των πεδίων. Μπορείτε να αναδιατάξετε τις στήλες σύροντάς τους αριστερά ή δεξιά κατά μήκος του πλέγματος, για να αναγκάσετε ένα συγκεκριμένο μοτίβο ταξινόμησης.
Το πλαίσιο Κριτήρια προβολής σχεδίασης σάς επιτρέπει να εισάγετε περιοριστικά κριτήρια, έτσι ώστε όταν εκτελείται το ερώτημα, εμφανίζει μόνο ένα υποσύνολο των δεδομένων που ταιριάζει με το φίλτρο σας. Για παράδειγμα, σε ερώτημα σχετικά με ανοικτές παραγγελίες προϊόντων, μπορείτε να προσθέσετε το κριτήριο = 'MI' σε μια στήλη κατάστασης, για να εμφανίζονται μόνο παραγγελίες από το Michigan. Για να προσθέσετε επίπεδα κριτηρίων, χρησιμοποιήστε τα κουτάκια ή μέσα στη στήλη ή προσθέστε κριτήρια σε άλλες στήλες.
Προβολή SQL
Στην προβολή SQL, η Microsoft Access αντικαθιστά το δελτίο δεδομένων με τη σύνταξη της Δομημένης γλώσσας ερωτήματος που επεξεργάζεται η Access για να καθορίσει ποια δεδομένα πρέπει να τραβήξει από μια πηγή και με ποιους επιχειρηματικούς κανόνες.
Οι δηλώσεις SQL ακολουθούν γενικά μια μορφή μπλοκ:
SELECT Πίνακας 1. [Όνομα πεδίου1], Πίνακας 2. [Όνομα πεδίου2]
Από το Πίνακα1 ΔΕΞΙΑ ΣΥΝΔΕΣΗ Πίνακας2 ON Πίνακας 1. [Key1] = Πίνακας 2. [Key2]
WHERE Πίνακας 1. [Όνομα πεδίου1]> = "FilterValue"
Διαφορετικοί προμηθευτές βάσης δεδομένων υποστηρίζουν ελαφρώς διαφορετικές εκδόσεις της SQL. Το βασικό πρότυπο, που ονομάζεται σύνταξη συμβατό με ANSI, θα πρέπει να μπορεί να λειτουργεί σε κάθε περιβάλλον βάσης δεδομένων. Ωστόσο, κάθε πωλητής αυξάνει το πρότυπο SQL με τις δικές του τροποποιήσεις. Η Microsoft, για παράδειγμα, απασχολεί τη μηχανή βάσης δεδομένων Jet στην Access. Η Microsoft υποστηρίζει επίσης τον SQL Server. Άλλοι προμηθευτές χρησιμοποιούν διαφορετικές προσεγγίσεις, οπότε η SQL γενικά δεν είναι τόσο διαλειτουργική όσο η υποστήριξη των προτύπων.
Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με τη σύνταξη της εφαρμογής SQL της μηχανής βάσης δεδομένων του Jet, τότε η ρύθμιση SQL View μπορεί να σπάσει τα ερωτήματά σας. Προσέξτε στην προβολή σχεδίου. Ωστόσο, για πολύ γρήγορες τροποποιήσεις, μερικές φορές είναι ευκολότερο να προσαρμόσετε την υποκείμενη SQL παρά να τροποποιήσετε το σχήμα Design View. Εάν άλλοι αναλυτές στην επιχείρησή σας θέλουν να μάθουν πώς έχετε αποτέλεσμα, στέλνοντας τους μια αποκοπή και επικόλληση της δήλωσης SQL σας μειώνει τη σύγχυση σχετικά με το σχεδιασμό ερωτήσεων.
Αποθήκευση της εργασίας σας
Στη Microsoft Access 2016, μπορείτε να αποθηκεύσετε και να αντικαταστήσετε το τρέχον ερώτημα κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα του και επιλέγοντας Αποθήκευση. Για να αποθηκεύσετε το αναθεωρημένο ερώτημα ως κάποιο άλλο όνομα, επιτρέποντας τη διατήρηση του τρέχοντος ερωτήματος, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση ως και στη συνέχεια Αποθήκευση αντικειμένου ως.