Πραγματοποιήστε πράγματα και διασκεδάστε στην πορεία
Εάν εργάζεστε ως μέρος μιας μεγάλης ομάδας, πιθανότατα έχετε ακούσει για την υπηρεσία μηνυμάτων Slack . Αυτό το λογισμικό που βασίζεται σε web ή επιτραπέζιο υπολογιστή είναι σχεδιασμένο για ομαδική συνεργασία και έχει ως στόχο να απομακρύνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μακροχρόνιους χρόνους απάντησης, φιλοξενώντας όλες τις συζητήσεις που σχετίζονται με την εργασία σε μια ποικιλία προσαρμόσιμων "καναλιών" (ή chat δωμάτια). Δεν είναι η μοναδική υπηρεσία αυτού του είδους - υπάρχει επίσης ο Hipchat, για παράδειγμα - αλλά χάρη στα πολλά χαρακτηριστικά του, το Slack είναι ίσως το πιο δημοφιλές.
Είτε χρησιμοποιείτε ήδη αυτήν την πλατφόρμα για να επικοινωνήσετε με τους συναδέλφους σας είτε προσπαθείτε να αξιολογήσετε αν οι ανάγκες της ομάδας σας έχουν νόημα ή όχι, οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να γνωρίζετε όλα τα στοιχεία του Slack. Ίσως να εκπλαγείτε πόσο μπορείτε να κάνετε - και πόσο διασκεδαστικό μπορείτε να έχετε, ακόμη και - με αυτή τη δυναμική πλατφόρμα.
Μεμονωμένα χαρακτηριστικά
Οι παρακάτω συμβουλές αφορούν στην εξορθολογισμό της ροής εργασίας σας και στην πλήρη αξιοποίηση της διεπαφής του Slack για να γίνουν τα πράγματα ως άτομο, ενώ η επόμενη ενότητα θα αντιμετωπίσει τα χαρακτηριστικά παραγωγικότητας της ομάδας.
- Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων - Είναι πιθανό να συζητήσετε πολλά αντικείμενα με τους συναδέλφους και τους διευθυντές σας στο Slack, αλλά τι γίνεται με την παρακολούθηση όλων; Η υπηρεσία έχει έναν όμορφο τρόπο να κρατάτε τα πράγματα οργανωμένα: Ακριβώς αστερίστε ένα μήνυμα που περιέχει πληροφορίες σχετικά με μια εργασία που πρέπει να εργαστείτε και θα αποθηκευτεί στη λίστα με τα Starred Items. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό από την επάνω δεξιά γωνία της οθόνης Slack και μόλις ολοκληρώσετε μια εργασία, μπορείτε να την απενεργοποιήσετε για να την καταργήσετε από τη λίστα.
- Ενσωματώστε άλλες υπηρεσίες από το Google, το Twitter και πολλά άλλα - το Slack έχει μια αρκετά εντυπωσιακή επιλογή υπηρεσιών και εργαλείων που μπορούν να ενσωματωθούν στην πλατφόρμα του, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων βαρέων βαρών που πιθανόν να χρησιμοποιείτε ήδη. Μπορείτε να ενσωματώσετε τα Έγγραφα Google για να εισάγετε αρχεία απευθείας στο Slack χωρίς να αφήσετε τις συνομιλίες σας (απλά δημοσιεύστε μια διεύθυνση URL από τα Έγγραφα και θα γίνει ένα αρχείο) και μπορείτε να προσθέσετε ενσωμάτωση στο Twitter για να δημοσιεύσετε αυτόματα tweets σε ένα συγκεκριμένο κανάλι και να επεκτείνετε αυτόματα tweets για την εμφάνιση των συνημμένων μέσων και των πλήρων λεπτομερειών. Άλλες επιλογές ολοκλήρωσης περιλαμβάνουν τα Zenefits, SurveyMonkey και Google Hangouts - και υπάρχουν δεκάδες ακόμη. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το επάνω αριστερό τμήμα του παραθύρου Slack και κάντε κλικ στο "Εφαρμογές και ενσωματώσεις" για να μεταβείτε στον πλήρη κατάλογο των διαθέσιμων εργαλείων που μπορείτε να ενσωματώσετε.
- Λάβετε ειδοποίηση όταν αναφέρονται ορισμένες λέξεις - Βεβαιωθείτε ότι δεν παραλείπετε ποτέ ένα μήνυμα που σχετίζεται με τα θέματα που σας ενδιαφέρει, ρυθμίζοντας ειδοποιήσεις για το πότε αναγράφεται μια συγκεκριμένη λέξη. Θα βρείτε αυτήν την επιλογή κάτω από τις "Ρυθμίσεις ειδοποίησης" στο μενού Προτιμήσεις. Το όνομα χρήστη σας συμπεριλαμβάνεται αυτόματα ως Επισημασμένο Word, αλλά μπορείτε να προσθέσετε τυχόν επιπλέον λέξεις που δεν θέλετε να χάσετε επίσης.
- Προσαρμογή των ρυθμίσεων ειδοποιήσεων - Κατά πάσα πιθανότητα δεν χρειάζεται να λαμβάνετε ένα μήνυμα κάθε φορά που εμφανίζεται ένα νέο μήνυμα στο Slack, αλλά ενδεχομένως να θέλετε να λαμβάνετε ειδοποίηση εάν αναφέρεται το όνομά σας ή μια συγκεκριμένη λέξη. Ρυθμίστε τις προτιμήσεις σας - και ακόμα και απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις - πηγαίνοντας στο μενού Προτιμήσεις και περιηγώντας στη σελίδα Ειδοποιήσεις.
- Ορίστε τον εαυτό σας όσο μακριά ή συγκεκριμένα την κατάστασή σας - Βεβαιωθείτε ότι οι συνάδελφοί σας γνωρίζουν ότι είστε πραγματικά μακριά από τον υπολογιστή ή το τηλέφωνο και όχι απλώς αγνοώντας τα μηνύματά τους, ορίζοντας την κατάστασή σας ως μακριά. Μπορείτε να το κάνετε αυτό από το αναπτυσσόμενο μενού στην επάνω αριστερή πλευρά της διεπαφής Slack. Κάνοντας κλικ ξανά θα το αναιρέσετε. Από το ίδιο μενού, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια κατάσταση από μια λίστα προκαθορισμένων προτάσεων - όπως "σε μια συνάντηση", "μετακίνηση" και "έξω άρρωστος" - ή πληκτρολογήστε τη δική σας.
- Εξοικονομήστε χρόνο με τις συντομεύσεις του πληκτρολογίου - Οι χρήστες δύναμης εκεί έξω μπορούν πραγματικά να πάρουν γερά με τη διάτρηση σε αυτή τη λίστα συντομεύσεων πληκτρολογίου.
- Μετακίνηση γρήγορα μεταξύ καναλιών - Το εργαλείο γρήγορης εναλλαγής Slack είναι μια έξυπνη συντόμευση για τη μετακίνηση μεταξύ διαφόρων καναλιών. Για να το ενεργοποιήσετε, πατήστε Command + K ή Command + T σε Mac και σε PC με Windows χρησιμοποιήστε Ctrl + K ή Ctrl + T. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το βέλος ή τον τύπο για να μετακινηθείτε μεταξύ καναλιών και μόλις βρείτε αυτό ψάχνετε, πατήστε επιστροφή.
- Θυμηθείτε ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε μηνύματα - Στέλλετε κάτι πολύ σύντομα ή απλά γράφετε κάτι λάθος; Δεν χρειάζεται να αφήσετε το μήνυμά σας να μην είναι διορθωμένο. τοποθετήστε το δείκτη πάνω του για να επεξεργαστείτε και να διορθώσετε το λάθος σας. Θα δείξει ότι το κείμενό σας έχει επεξεργαστεί, αλλά σίγουρα είναι καλύτερο από το τίποτα.
Χαρακτηριστικά ομάδας
- Δημιουργήστε ξεχωριστά κανάλια για διαφορετικές συζητήσεις και θέματα - Αυτή είναι μια από τις πιο βασικές συμβουλές, αλλά αξίζει να τονιστεί γιατί μπορεί να προχωρήσει πολύ για να διατηρήσει τις επικοινωνίες σας εξορθολογισμένες. Ενώ οι περισσότερες ομάδες έχουν ένα κύριο Slack δωμάτιο όπου ο καθένας μπορεί να μιλήσει μεταξύ τους, η υπηρεσία σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε πρόσθετα "κανάλια" - και μπορείτε να τα περιορίσετε σε ορισμένα μέλη της ομάδας και ακόμη και να τα αποκρύψετε έτσι ώστε η μεγαλύτερη ομάδα να μην μπορεί να δει τους. Ο σκοπός εδώ δεν είναι να δημιουργηθεί ένα "πλήθος". πρόκειται για την προσαρμογή των καναλιών στα πιο συναφή μέλη και τη διασφάλιση ότι δεν γεμίζετε τις οθόνες των ανθρώπων με μηνύματα που δεν τους αφορούν. Θα βρείτε την επιλογή δημιουργίας νέου καναλιού στην αριστερή πλευρά του παραθύρου Slack - απλά κάντε κλικ στο "+" και στη συνέχεια δημιουργήστε ένα όνομα καναλιού, επιλέξτε ποια μέλη της ομάδας θα θέλατε να συμπεριλάβετε και αποφασίστε εάν δεν θέλετε το κανάλι να είναι δημόσιο.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Threads για εύκολη παρακολούθηση μιας συνομιλίας. Όπως και με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δείτε μια μακρά συνομιλία σχετικά εύκολη, η λειτουργία Threads on Slack παρέχει έναν εύχρηστο τρόπο για να δείτε μια ολόκληρη συζήτηση σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα. Για να ξεκινήσετε ένα νήμα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στο μήνυμα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε και επιλέξτε το εικονίδιο διαγραφής κειμένου (η ένδειξη πάνω από αυτό το εικονίδιο θα εμφανίσει το κείμενο "Έναρξη νήματος"). Αφού απαντήσετε σε ένα νήμα, θα παρακολουθείτε αυτόματα τη συζήτηση - εάν θέλετε να ακολουθήσετε το νήμα αλλά δεν θέλετε να συνεισφέρετε μηνύματα, μπορείτε να τοποθετήσετε δείκτη πάνω από ένα μήνυμα και να επιλέξετε "Ακολουθήστε αυτό το μήνυμα". Η ίδια διαδικασία ισχύει για την αφαίρεση ενός νήματος που δεν έχει πλέον σημασία.
- Περιορίστε τα αποτελέσματα της αναζήτησής σας - Ειδικά αν έχετε μια μεγάλη ομάδα που επικοινωνεί μέσω του Slack όλη την ημέρα, καθημερινά, μπορεί να είναι δύσκολο να επιστρέψετε και να βρείτε ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Αν ψάχνετε για κάτι, περιορίστε τα αποτελέσματά σας χρησιμοποιώντας τους τροποποιητές αναζήτησης Slack. Για παράδειγμα, εάν αναζητάτε ένα μήνυμα από ένα συγκεκριμένο άτομο, προσθέστε "από:" στην αρχή της αναζήτησής σας και πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη αυτού του ατόμου. Εάν θυμάστε την ημερομηνία του εν λόγω μηνύματος, πληκτρολογήστε "on:" και μετά την ημερομηνία, μήνα ή έτος για να περιορίσετε την αναζήτηση στο συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Πιστέψτε με, αυτοί οι τροποποιητές θα έρθουν σίγουρα χρήσιμοι όταν η ομάδα σας καταγράφει εκατοντάδες μηνύματα την ημέρα!
- Σημειώστε τα μηνύματα ως μη αναγνωσμένα - Η δυνατότητα επισήμανσης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως μη αναγνωσμένου μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της ανάμιξης μιας εργασίας και της αφήνοντάς την να πέσει δίπλα και η ίδια αρχή ισχύει και για τα μηνύματα Slack. Αν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν ξεχνάτε ένα συγκεκριμένο μήνυμα Slack, κάντε κλικ σε αυτό και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Option (Alt) για να το χαρακτηρίσετε ως μη αναγνωσμένο.
- Αυτόματη δημοσίευση μηνυμάτων tweets σε ένα κανάλι Slack για να παραμείνετε σε επαφή με τα τελευταία νέα - Είτε εργάζεστε για μια δημοσίευση ειδήσεων και δεν θέλετε να εκπλαγείτε από τις δημοσιεύσεις του διαγωνισμού ή απλά θέλετε να κρατήσετε πάνω από τους τελευταίους τίτλους, θεωρήστε τη δημιουργία ενός καναλιού Slack με μοναδικό σκοπό τη δημοσίευση μηνυμάτων tweets από έναν συγκεκριμένο λογαριασμό. Προσθέστε Twitter από τη λίστα ενοποιήσεων στο slack.com/services για να το κάνετε αυτό.
Διασκέδαση Extras
Ακόμα κι αν εργάζεστε εξ αποστάσεως, το Slack σάς επιτρέπει να δημιουργείτε συντροφιά με την ομάδα σας μέσα από μια ποικιλία προσαρμοσμένων διασκέδασης. Δεν είναι πάντα ευνοϊκές για να γίνει εργασία, αλλά, hey, πρέπει να έχετε κάποια διασκέδαση πάρα πολύ, έτσι;
- Δημιουργήστε το δικό σας emojis - Εκτός από το κανονικό σύνολο emojis που είναι διαθέσιμο στους χρήστες Slack, μπορείτε να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα. Μεταβείτε στη σελίδα "Προσαρμογή" της διασύνδεσης Slack και, στη συνέχεια, μεταφορτώστε μια εικόνα και δώστε το όνομα. Τώρα, θα εμφανιστεί παράλληλα με τις άλλες ήδη διαθέσιμες επιλογές, όταν πηγαίνετε να επιλέξετε ένα emoji από το μενού.
- ( Slackbot) είναι ένας εικονικός βοηθός των ειδών που θα σας ειδοποιήσει όταν έχετε προσκληθεί σε ένα νέο κανάλι και θα απαντήσετε στις ερωτήσεις σας σχετικά με τα διάφορα χαρακτηριστικά της υπηρεσίας (θα βρείτε το Slackbot ως επαφή στη λίστα "Άμεσα μηνύματα" στην αριστερή πλευρά της οθόνης σας). Στην λιγότερο παραγωγική πλευρά των πραγμάτων, το Slackbot μπορεί επίσης να ρυθμιστεί ώστε να ανταποκρίνεται σε συγκεκριμένες λέξεις ή φράσεις με ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Για παράδειγμα: Σε ένα δωμάτιο Slack ανήκω, ένα από τα μέλη της ομάδας μου έχει διαμορφώσει το Slackbot για να απαντήσει "ακαθάριστα" όποτε το σούσι αναφέρεται ως πιθανή επιλογή γεύματος. Όπως και με το προσαρμόσιμο emojis, θα βρείτε αυτή την επιλογή στη σελίδα "Προσαρμογή" της διασύνδεσης Slack. Απλά κάντε κλικ στην καρτέλα Slackbot για να ξεκινήσετε.
- Αντιδρά σε συγκεκριμένα μηνύματα με emoticons - Πάρτε το παιχνίδι emoji σας στο επόμενο επίπεδο προσθέτοντας αντιδράσεις σε συγκεκριμένα μηνύματα με το χαμόγελο της επιλογής σας. Για να το κάνετε αυτό, απλώς τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στο συγκεκριμένο μήνυμα, κάντε κλικ στο χαμόγελο με το σύμβολο συν δίπλα του και επιλέξτε το emoji σας.
- Χρησιμοποιήστε την εντολή συρρίκνωσης - Ας το παραδεχτούμε: Ορισμένες στιγμές κάνουν έκκληση για το διάσημο emoji. Αντί να εργάζεστε πάνω από το πληκτρολόγιό σας προσπαθώντας να το πληκτρολογήσετε χειροκίνητα, απλώς πληκτρολογήστε / σηκώστε για να το παράγετε.