Το Microsoft Outlook διαθέτει μια λειτουργία αυτόματης απάντησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αφήσετε ένα μήνυμα για τους συναδέλφους σας ή για άλλους όταν αφήνετε διακοπές. Αυτή η λειτουργία διατίθεται μόνο με έναν λογαριασμό Exchange , τον οποίο χρησιμοποιούν πολλοί οργανισμοί, επιχειρήσεις και σχολεία. Οι οικιακοί χρήστες συνήθως δεν διαθέτουν λογαριασμό Exchange και ορισμένοι λογαριασμοί POP και IMAP δεν υποστηρίζουν τη δυνατότητα αυτόματων απαντήσεων του Outlook.
Αυτή η διαδικασία λειτουργεί στο Microsoft Office Outlook 2016, 2013 και 2010 με λογαριασμούς Exchange.
Τρόπος χρήσης της δυνατότητας "Αυτόματες απαντήσεις (εκτός γραφείου)"
Ρυθμίστε τις αυτόματες απαντήσεις σας και προγραμματίστε τις ώρες έναρξης και λήξης στο Outlook. Δείτε πώς:
- Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο .
- Επιλέξτε την καρτέλα Πληροφορίες στο μενού που εμφανίζεται στο παράθυρο στα αριστερά της οθόνης.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματες απαντήσεις (εκτός γραφείου) στην κύρια οθόνη. (Εάν δεν βλέπετε αυτήν την επιλογή, πιθανότατα δεν έχετε λογαριασμό Exchange).
- Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Αποστολή αυτόματων απαντήσεων .
- Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Μόνο αποστολή κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου και εισαγάγετε μια ώρα έναρξης και μια ώρα λήξης.
- Μπορείτε να αφήσετε δύο μηνύματα γραφείου - ένα στους συναδέλφους σας και ένα στους άλλους. Κάντε κλικ στην καρτέλα Inside my organization για να εισάγετε ένα μήνυμα που θα στείλετε στους συναδέλφους σας. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εκτός της οργάνωσής μου για να εισαγάγετε ένα μήνυμα που θα στείλετε σε όλους τους άλλους.
- Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες.
Οι απαντήσεις εκτός γραφείου ενεργοποιούνται αυτόματα κατά την ώρα έναρξης που εισάγετε και εκτελέσετε μέχρι την ώρα λήξης. Κάθε φορά που φτάνει ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο αποστολέας στέλνει την απάντησή σας εκτός γραφείου. Αν θέλετε να σταματήσετε τις αυτόματες απαντήσεις οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια της προγραμματισμένης περιόδου, επιστρέψτε στο κουμπί Αυτόματες απαντήσεις (εκτός γραφείου) και επιλέξτε Μην στείλετε αυτόματες απαντήσεις .
Πώς να εντοπίσετε αν έχετε λογαριασμό Exchange
Εάν δεν είστε σίγουροι αν χρησιμοποιείτε το Outlook με έναν λογαριασμό Exchange, αναζητήστε στη γραμμή κατάστασης. Θα δείτε "Συνδεδεμένο με το Microsoft Exchange" στη γραμμή κατάστασης, εάν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό Exchange.