Και πώς να μη χάσουν τυχαία τα πράγματα
Με το Google Drive, μπορείτε να προσθέσετε συνεργάτες είτε για προβολή είτε για επεξεργασία των εγγράφων σας. Είναι πολύ απλό.
- Ανοίξτε το Google Drive .
- Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα στο επάνω μέρος του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης.
- Επιλέξτε Κοινή χρήση .
- Επιλέξτε ξανά το στοιχείο Κοινή χρήση (όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το στοιχείο Κοινή χρήση , θα δείτε μια λίστα επιλογών και το στοιχείο Κοινή χρήση βρίσκεται στη λίστα).
- Καταχωρίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τις διευθύνσεις των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε.
- Επιλέξτε εάν οι πρόσθετοι χρήστες θα έχουν δικαιώματα επεξεργασίας ή προβολής.
Αρκετά εύκολο.
Αν θέλετε να μοιραστείτε ένα ολόκληρο φάκελο, η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια.
- Ανοίξτε το Google Drive.
- Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα στο επάνω μέρος του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης.
- Επιλέξτε Κοινή χρήση .
- Επιλέξτε ξανά το στοιχείο Κοινή χρήση .
- Καταχωρίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τις διευθύνσεις των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε.
- Επιλέξτε τα προνόμια.
Αυτή είναι σχεδόν η ίδια διαδικασία, εκτός από το ότι έχετε δημιουργήσει ένα φάκελο.
Μπορείτε επίσης να κάνετε το ίδιο πράγμα και να αποθηκεύσετε μερικά βήματα ανοίγοντας το έγγραφο και στη συνέχεια επιλέγοντας το μεγάλο μπλε κουμπί Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Αφού μοιραστείτε ένα φάκελο, κάθε έγγραφο που βάζετε σε αυτόν τον φάκελο κληρονομεί τα ίδια δικαιώματα κοινής χρήσης. Εάν έχετε μοιραστεί ένα φάκελο με τον Bob, κάθε έγγραφο, υπολογιστικό φύλλο, σχέδιο ή αρχείο που βάζετε στο φάκελο μοιράζεται επίσης στον Bob.
Αυτή είναι μια αρκετά ισχυρή συνεργασία, αλλά τώρα που τα Έγγραφα Google είναι επίσης το Google Drive , γίνεται περίπλοκη. Βλέπετε, κάθε αρχείο μπορεί να υπάρχει μόνο σε ένα φάκελο, αλλά οι άνθρωποι που μοιράζονται προνόμια επεξεργασίας μπορούν να μετακινήσουν αρχεία γύρω.
Τα αρχεία μπορούν να υπάρχουν μόνο σε ένα φάκελο
Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Desktop του Google Drive, είναι πολύ δελεαστικό να μετακινήσετε ένα κοινόχρηστο αρχείο στο My Drive ή σε κάποιο άλλο φάκελο, είτε για να οργανώσετε είτε για να έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτό στο φάκελο του Google Drive του υπολογιστή σας. Αποφύγετε αυτόν τον πειρασμό! Επειδή ένα αρχείο μπορεί να υπάρχει σε ένα μόνο φάκελο, η μετακίνηση ενός αρχείου από έναν κοινόχρηστο φάκελο σημαίνει ότι μπορείτε να μετακινήσετε το αρχείο από τον κοινόχρηστο φάκελο όλων των άλλων . Η μετακίνηση ενός κοινόχρηστου φακέλου στο My Drive σημαίνει να σταματήσετε να το μοιράζεστε με όλους . Ωχ.
Τι θα συμβεί αν μετακινήσετε κατά λάθος ένα αρχείο από κοινόχρηστο φάκελο; Μετακινήστε το πίσω και όλα αποκατασταθούν.
Τι θα συμβεί αν εσείς ή κάποιος που συνεργάζεστε τυχαία σέρνει και ρίχνει έναν κοινόχρηστο φάκελο σε κάποιον άλλο φάκελο στο Drive μου ; Το πρώτο πράγμα που πρέπει να συμβεί είναι να λάβετε μια προειδοποίηση. Μην το αγνοείτε. Το δεύτερο πράγμα που πρέπει να συμβεί είναι να λάβετε ένα μήνυμα που σας λέει τι κάνατε και σας προσφέρει μια ευκαιρία να το ακυρώσετε. Σοφη επιλογη.
Εάν αγνοήσετε και τις δύο προειδοποιήσεις, θα πρέπει να μοιραστείτε ξανά τον φάκελο για να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις. Αν εργάζεστε με έναν οργανισμό, βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν αυτούς τους κανόνες εκ των προτέρων και βεβαιωθείτε ότι μοιράζεστε έγγραφα με άτομα που εμπιστεύεστε.
Πώς να προσθέσετε αρχεία στη μονάδα μου χωρίς να μοιραστώ προβλήματα
Μπορείτε πραγματικά να συγχρονίσετε αρχεία στο My Drive τώρα χωρίς να το χρωματίσετε τις ρυθμίσεις συνεργασίας. Ζήτω. Εδώ κάνετε τι κάνετε:
- Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινόχρηστο με εμένα στην αριστερή πλευρά του παραθύρου.
- Επιλέξτε τα πλαίσια για να επιλέξετε τα αρχεία ή τους φακέλους για συγχρονισμό.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στο My Drive . Τα αρχεία θα συγχρονίζονται αυτόματα στο φάκελο του Google Drive στον υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιείτε για να τα επεξεργαστείτε και οι αλλαγές θα συγχρονίζονται με όλους τους άλλους.
Ναι, αυτή είναι μια δύσκολη εξαίρεση για τα αρχεία μπορεί να υπάρχει μόνο σε έναν κανόνα φακέλου, αλλά επιτρέπει τη δυνατότητα για επεξεργασία εκτός σύνδεσης . Απλά προσέξτε να συντονίσετε αυτές τις τροποποιήσεις για να βεβαιωθείτε ότι δεν δημιουργείτε συγκρούσεις επεξεργασίας όταν το κάνετε.