Κρυπτογράφηση εγγράφου του Microsoft Office με χρήση κωδικού πρόσβασης

Ίσως θελήσετε να προσθέσετε αυτό το επίπεδο προστασίας σε σημαντικά αρχεία

Γνωρίζατε ότι μπορείτε να προσθέσετε ένα επίπεδο προστασίας σε σημαντικά έγγραφα ή αρχεία του Microsoft Office; Κάτι τέτοιο μπορεί να είναι μια σημαντική διασφάλιση, ειδικά καθώς μοιράζεστε αυτό το αρχείο με συγκεκριμένους αναγνώστες ή συντάκτες με τους οποίους συνεργάζεστε.

Όταν κρυπτογραφείτε το ψηφιακό περιεχόμενο, αλλάζετε τη γλώσσα του σε garbledegook που πρέπει στη συνέχεια να αποκωδικοποιηθεί για να διαβαστεί.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό για τα έγγραφα του Microsoft Office καθορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης. Αυτό σημαίνει μόνο εκείνους τους παραλήπτες που γνωρίζουν ότι ο κωδικός πρόσβασης θα πρέπει να μπορεί να διαβάσει το έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις κωδικού πρόσβασης για να επιτρέψετε σε ορισμένους χρήστες να επεξεργαστούν το έγγραφο.

Πώς να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης εγγράφου

1. Για παλαιότερες εκδόσεις προγραμμάτων του Office, επιλέξτε το Εικονίδιο κουμπιού του Office - Προετοιμασία - Κρυπτογράφηση εγγράφου. Για νεότερες εκδόσεις, επιλέξτε Αρχείο - Πληροφορίες - Προστασία εγγράφου - Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης.
2. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης που θέλετε να αντιστοιχίσετε και κάντε κλικ στο OK.
3. Καταχωρίστε ξανά τον κωδικό για επαλήθευση και κάντε κλικ στο OK.
4. Το έγγραφό σας θα πρέπει τώρα να προστατεύεται, αλλά πάντα, αλλά είναι πάντα μια καλή ιδέα να κάνετε διπλό έλεγχο. Κλείστε το έγγραφο και στη συνέχεια ανοίξτε το ξανά. Θα πρέπει να σας ζητηθεί να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης πριν εργαστείτε με αυτό το έγγραφο. Εάν δεν το βλέπετε, ίσως χρειαστεί να δοκιμάσετε ξανά αυτά τα βήματα.

Πρόσθετες συμβουλές και εκτιμήσεις

1. λάβετε υπόψη ότι ορισμένα προγράμματα του Microsoft Office ενδέχεται να ακολουθούν μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση. Για παράδειγμα, σε ορισμένες εκδόσεις του Microsoft PowerPoint, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Microsoft Office Button - Save As - Tools (Βρείτε το κοντά στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως) - Γενικές επιλογές - Κοινή χρήση αρχείων - Τροποποίηση κωδικού πρόσβασης. Από εκεί, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τον προτιμώμενο κωδικό πρόσβασής σας. Δεδομένου ότι η προσέγγιση αυτή είναι πολύ λιγότερο απλή, προτείνω πάντα να δοκιμάζετε την παραπάνω μέθοδο για ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα του Microsoft Office, αλλά αν δεν βρείτε τα εργαλεία κωδικού πρόσβασης που χρειάζεστε σε αυτό το πρόγραμμα, αυτή η προσέγγιση μπορεί να σας βοηθήσει.
2. Για να καταργήσετε την κρυπτογράφηση του κωδικού πρόσβασης, ακολουθήστε την ίδια σειρά που κάνατε για να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασής σας, εκτός από το ότι θα διαγράψετε τον κωδικό πρόσβασης κάνοντας κλικ στο πλαίσιο και το backspacing.
3. Για να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για όσους μπορούν να επεξεργαστούν ένα έγγραφο (που σημαίνει ότι για όλους τους άλλους θα είναι μόνο για ανάγνωση), επιλέξτε το εικονίδιο του κουμπιού του Office ή του αρχείου - Αποθήκευση ως - Εργαλεία - Γενικές επιλογές - Κωδικός πρόσβασης για τροποποίηση: πληκτρολογήστε νέο κωδικό πρόσβασης - Re - πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης - OK - Αποθήκευση.

1. Να είστε πάντα προσεκτικοί κατά τη ρύθμιση ενός κωδικού πρόσβασης εγγράφου. Η Microsoft δεν μπορεί να ανακτήσει ή να ξεκλειδώσει αυτόν τον κωδικό εάν ξεχάσετε τι είναι. Επομένως, εάν είστε κάποιος που ξεχνάει τους κωδικούς σας στο διαδίκτυο, θα πρέπει πιθανώς να περιορίσετε πόσο συχνά χρησιμοποιείτε αυτό το χαρακτηριστικό. Εξετάστε το ενδεχόμενο να γράψετε τους κωδικούς πρόσβασης εγγράφων σε ασφαλές μέρος.
2. Αν ενδιαφέρεστε για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα επίπεδα κρυπτογράφησης της Microsoft, μπορείτε να βρείτε αυτήν την πρόταση χρήσιμη, όπως βρέθηκε στον ιστότοπο βοήθειας της Microsoft για το θέμα: "Μπορείτε να πληκτρολογήσετε έως και 255 χαρακτήρες.Από προεπιλογή, αυτή η δυνατότητα χρησιμοποιεί προηγμένη κρυπτογράφηση AES 128 bit .Η κρυπτογράφηση είναι μια τυπική μέθοδος που χρησιμοποιείται για να σας βοηθήσει να κάνετε το αρχείο σας πιο ασφαλές. "

Τούτου λεχθέντος, παρακαλούμε να ξέρετε ότι αυτό είναι απλώς ένα επίπεδο προστασίας. Κατά τη γνώμη μου, τα έγγραφα του Microsoft Office δεν πρέπει ποτέ να θεωρούνται ως πλήρως προστατευμένα, ακόμη και με κωδικό πρόσβασης.

Τα τρίτα μέρη έχουν παραβιάσει την κρυπτογράφηση εγγράφων της Microsoft εδώ και χρόνια, μερικές φορές με σκοπό να προσφέρουν μια υπηρεσία για να βοηθήσουν τους χρήστες να ανακτήσουν τον κωδικό πρόσβασής τους, ακόμη και αν η Microsoft δεν θα τους επιτρέψει. Αυτή η ευκολία έρχεται με ένα καθορισμένο μειονέκτημα: έννοια, οι άνθρωποι που δεν προσπαθούν απαραιτήτως να σας βοηθήσουν θα μπορούσαν επίσης να σπάσουν αυτές τις κρυπτογράφηση κωδικού πρόσβασης.

Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι καλή ιδέα να εφαρμοστεί η προστασία με κωδικό πρόσβασης, επειδή η προσπάθεια και το κόστος της ράγισσης της κρυπτογράφησης των εγγράφων σας μπορεί σίγουρα να αποτρέψει τέτοιου είδους ατυχείς αμυχές και κλοπές. Είναι μια ισορροπία από τη λήψη προφυλάξεων όπου μπορείτε και να καταλάβετε αυτού του είδους τους περιορισμούς προστασίας του εγγράφου κωδικό πρόσβασης.