Οι ετικέτες του Microsoft Word διευκολύνουν την εύρεση και οργάνωση των εγγράφων σας
Οι ετικέτες του Microsoft Word που προστίθενται στα έγγραφα μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε και να εντοπίσετε αρχεία εγγράφων όταν τα χρειάζεστε.
Οι ετικέτες θεωρούνται μεταδεδομένα, όπως οι ιδιότητες του εγγράφου, αλλά οι ετικέτες δεν αποθηκεύονται με το αρχείο εγγράφων σας. Αντίθετα, αυτές οι ετικέτες αντιμετωπίζονται από το λειτουργικό σύστημα (στην περίπτωση αυτή, τα Windows). Αυτό επιτρέπει την χρήση ετικετών σε διάφορες εφαρμογές. Αυτό μπορεί να είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα για την οργάνωση αρχείων που σχετίζονται με όλα, αλλά κάθε ένας είναι διαφορετικός τύπος αρχείου (για παράδειγμα, παρουσιάσεις PowerPoint, υπολογιστικά φύλλα Excel κ.λπ.).
Μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες μέσω της Εξερεύνησης των Windows, αλλά μπορείτε να τις προσθέσετε και στο Word. Το Word σάς επιτρέπει να αντιστοιχίζετε ετικέτες στα έγγραφά σας όταν τα αποθηκεύετε.
Η ετικέτα είναι τόσο απλή όσο η αποθήκευση του αρχείου σας:
- Κάντε κλικ στο Αρχείο (αν χρησιμοποιείτε το Word 2007, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Office στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου).
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ή Αποθήκευση ως για να ανοίξετε το παράθυρο "Αποθήκευση"
- Εισαγάγετε ένα όνομα για το αποθηκευμένο σας αρχείο αν δεν έχετε ήδη.
- Κάτω από το όνομα αρχείου, καταχωρίστε τις ετικέτες σας στο πεδίο με τίτλο Ετικέτες . Μπορείτε να εισάγετε όσα θέλετε.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση .
Το αρχείο σας έχει τώρα τις ετικέτες που έχετε επιλέξει.
Συμβουλές για την επισήμανση αρχείων
Οι ετικέτες μπορούν να είναι οτιδήποτε θέλετε. Κατά την εισαγωγή ετικετών, το Word μπορεί να σας προσφέρει μια λίστα χρωμάτων. αυτά θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για την ομαδοποίηση των αρχείων σας, αλλά δεν χρειάζεται να τα χρησιμοποιήσετε. Αντ 'αυτού, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα ονόματα ετικετών. Αυτά μπορεί να είναι μεμονωμένες λέξεις ή πολλαπλές λέξεις.
Για παράδειγμα, ένα έγγραφο τιμολογίου μπορεί να έχει την προφανή ετικέτα "τιμολόγιο" που επισυνάπτεται σε αυτό. Ενδέχεται επίσης να θέλετε να επισημάνετε τιμολόγια με το όνομα της εταιρείας στην οποία αποστέλλονται.
Κατά την εισαγωγή ετικετών στο Word για τον υπολογιστή (Word 2007, 2010, κλπ.), Διαχωρίστε πολλαπλές ετικέτες με ερωτηματικά. Αυτό θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε ετικέτες με περισσότερες από μία λέξεις.
Όταν εισάγετε μια ετικέτα στο πεδίο στο Word για Mac, πατήστε το πλήκτρο Tab. Αυτό θα δημιουργήσει τη μονάδα ετικέτας και, στη συνέχεια, θα μετακινήσετε το δρομέα προς τα εμπρός, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες ετικέτες αν θέλετε. Εάν έχετε μια ετικέτα με πολλές λέξεις, πληκτρολογήστε τα όλα και, στη συνέχεια, πατήστε την καρτέλα για να τα κάνετε όλα μέρος μιας ετικέτας.
Αν έχετε πολλά αρχεία και θέλετε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να τα οργανώσετε, θα θέλετε να σκεφτείτε τα ονόματα των ετικετών που θα χρησιμοποιήσετε. Ένα σύστημα ετικετών μεταδεδομένων που χρησιμοποιούνται για την οργάνωση εγγράφων αναφέρεται μερικές φορές ως ταξινόμηση στη διαχείριση περιεχομένου (αν και έχει ευρύτερη έννοια στο πεδίο). Με το σχεδιασμό των ονομάτων των ετικετών σας και τη διατήρησή τους συνεπή, θα είναι ευκολότερο να διατηρήσετε την καθαρή και αποτελεσματική οργάνωση εγγράφων.
Το Word μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τις ετικέτες σας συνεπείς, κάνοντας προτάσεις για ετικέτες που χρησιμοποιούνται προηγουμένως όταν εισάγετε μια ετικέτα κατά την αποθήκευση ενός αρχείου.
Αλλαγή και επεξεργασία ετικετών
Για να επεξεργαστείτε τις ετικέτες σας, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο λεπτομερειών στην Εξερεύνηση των Windows.
Ανοίξτε τον Windows Explorer. Εάν το παράθυρο λεπτομερειών δεν είναι ορατό, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή στο μενού και κάντε κλικ στην επιλογή Παράθυρο λεπτομερειών . Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο στη δεξιά πλευρά του παραθύρου της Εξερεύνησης.
Επιλέξτε το έγγραφο σας και αναζητήστε το παράθυρο λεπτομερειών για την ετικέτα ετικετών. Κάντε κλικ στο διάστημα μετά τις Ετικέτες για να κάνετε αλλαγές. Όταν τελειώσετε με τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στο κάτω μέρος του παραθύρου "Λεπτομέρειες".