Do και Don'ts για τους συμμετέχοντες στο Web Meeting
Με τόσες πολλές εταιρείες που τώρα επιλέγουν να διεξάγουν κρίσιμες συναντήσεις στο διαδίκτυο, είναι ένας ενεργός και πολύτιμος συμμετέχων σε απευθείας σύνδεση συνάντηση έχει γίνει μια σημαντική δεξιότητα στο χώρο εργασίας. Οι σε απευθείας σύνδεση συναντήσεις δημιουργούν μια μεγάλη ευκαιρία για την ανταλλαγή ιδεών ανάμεσα σε διασκορπισμένους υπαλλήλους οι οποίοι ενδέχεται να μην επικοινωνούν αυτοπροσώπως σε τακτική βάση, καθιστώντας τους ως πολύτιμα μέλη της ομάδας και δημιουργώντας συντροφικότητα μεταξύ των εργαζομένων. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο συμμετοχής σε μια ηλεκτρονική συνάντηση:
Να είναι στην ώρα τους
Εάν κάτι σας εμποδίζει να παρακολουθήσετε μια on-line συνάντηση εγκαίρως, ενημερώστε τον διοργανωτή. Λάβετε υπόψη ότι το ηλεκτρονικό λογισμικό συνάντησης επιτρέπει στους συμμετέχοντες να γνωρίζουν ποιος συνδεθεί και πότε. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα μπορέσετε να συμμετάσχετε στη συνάντηση μισή ώρα αργά χωρίς να έχετε παρατηρήσει. Η καθυστέρηση σε μια σε απευθείας σύνδεση συνάντηση είναι εξίσου ασήμαντη με το περπάτημα στην αίθουσα συνεδριάσεων αργά.
Να έχετε λίγο νερό ή να πάτε στην τουαλέτα πριν από τη συνάντηση
Οι ηλεκτρονικές συναντήσεις συνήθως δεν συνεχίζονται για ώρες, οπότε δεν υπάρχει φυσικό διάλειμμα για να δικαιολογήσετε τον εαυτό σας. Επίσης, οι συναντήσεις που πραγματοποιούνται στο διαδίκτυο τείνουν να είναι γρήγορες και οι άνθρωποι μπορεί να είναι απρόθυμοι ή ενοχλημένοι να πρέπει να σταματήσουν και να περιμένουν μέχρι να επιστρέψετε για να συνεχίσουν τη συζήτηση. Πάρτε ένα ποτήρι νερό ή πηγαίνετε στην τουαλέτα πριν από τη συνάντηση. Επίσης, μην ξεφεύγετε από τη συνάντηση χωρίς να αφήσετε κανέναν να ξέρει - ποτέ δεν ξέρετε πότε κάποιος μπορεί να σας ζητήσει μια ερώτηση. Εάν έχετε έκτακτη ανάγκη, ενημερώστε τον διοργανωτή της συνάντησης ότι γνωρίζετε ότι πρέπει να βγείτε έξω για λίγα λεπτά και θα τον ενημερώσετε όταν επιστρέψετε. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι μέσω της υπηρεσίας συνομιλίας του λογισμικού συνάντησής σας, έτσι ώστε να μην διαταράξετε τον παρουσιαστή.
Κρατήστε μια επαγγελματική Demeanor
Ενώ μπορείτε να παρακολουθείτε την ηλεκτρονική σας συνάντηση από την άνεση του γραφείου σας ή ακόμα και από το σπίτι σας, ο τόνος σας θα πρέπει να είναι όχι λιγότερο τυπικός απ 'ότι αν βρισκόσασταν σε αίθουσα συνεδριάσεων, που περιβάλλεται από τους συνομηλίκους και τους ανώτερους. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να κρατάτε σχόλια σχετικά με τις γάτες ή τα παιδιά σας στο κόλπο - ακόμα κι αν βρίσκονται στο επόμενο δωμάτιο. Αυτό δείχνει ότι είστε αξιόπιστος επαγγελματίας, ικανός να κρατήσει το σπίτι και την εργασία σας διαχωριζόμενη, ακόμα και αν μοιράζονται την ίδια στέγη.
Μην προγραμματίζετε να ακούτε μόνο
Ακριβώς επειδή η συνάντηση είναι σε απευθείας σύνδεση, δεν αποτελεί δικαιολογία για να δουλέψετε σε κάτι άλλο ενώ ακούτε μόνο. Αν έχετε προσκληθεί στη συνάντηση, είναι επειδή ο παρουσιαστής εκτιμά τις εισροές σας. Ακόμα κι αν δεν υπάρχει μεγάλη πιθανότητα συμμετοχής, θα πρέπει να λαμβάνετε σημειώσεις. Η ηλεκτρονική συνάντηση στην οποία συνέβητε να δουλεύετε σε κάτι άλλο, μπορεί να έχει κάτι που θα σας αποδειχθεί σημαντικό. Εάν πρέπει να ολοκληρώσετε οποιαδήποτε εργασία την ίδια μέρα με τη συνάντηση, είτε δηλώστε ότι δεν είστε διαθέσιμος για να παρακολουθήσετε τη συνάντηση εκείνη την ημέρα, είτε οργανώστε τον εαυτό σας αρκετά καλά, ώστε να μην χρειάζεται να εργαστείτε μέσω αυτής.
Κάντε το σημείο να συμμετάσχετε
Είτε θέτει μια ερώτηση κατά τη διάρκεια της συνόδου Q & A, μοιράζοντας τα επιτεύγματα της ομάδας σας είτε οποιαδήποτε άλλη κατάλληλη ιστορία ή ιδέα, σχεδιάζετε να έχετε λόγο στη συνάντηση. Κάθε καλός οικοδεσπότης θα ζητήσει εισροή κατά τη διάρκεια της συνάντησης και δεν θα περάσει όλη την ώρα μόλις μιλάει στην ομάδα. Πάρτε αυτό ως μια ευκαιρία για να δείξετε ότι δεν είστε μόνο παρόντες, αλλά και προσοχή. Πείτε το όνομά σας πριν μιλήσετε, έτσι οι συμμετέχοντες θα ξέρουν ποιος τους απευθύνει. Λάβετε υπόψη σας ότι πρέπει να μιλήσετε με αυτοπεποίθηση και σαφήνεια, όπως θα κάνατε κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής συνάντησης. Εάν η επιχείρησή σας δεν είναι σε ανεπίσημη γλώσσα, τότε αποφύγετε τη χρήση της, παρόλο που μια ρύθμιση στο διαδίκτυο μπορεί να αισθάνεται πιο άτυπη από μια πρόσωπο με πρόσωπο.
Πρακτική Πριν από τη Συνάντηση
Αν σας ζητήθηκε να μοιραστείτε μια διαφάνεια ή να παρουσιάσετε μια παρουσίαση κατά τη διάρκεια της συνάντησης, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όχι μόνο γίνεται σύμφωνα με τα πρότυπα που απαιτούνται από τον διοργανωτή, αλλά ότι έχετε ασκήσει επίσης την παράδοση των υλικών σας. Εάν πρόκειται για την πρώτη σας ηλεκτρονική συνάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο λογισμικό, ρωτήστε τον διοργανωτή της συνάντησης εάν μπορεί να κάνει μια ξεκούραστη εκδρομή μαζί σας, για να βεβαιωθείτε ότι είστε άνετοι με τη χρήση του λογισμικού. Αν είστε ήδη εξοικειωμένοι με το λογισμικό, απλώς ακολουθήστε την παρουσίαση. Γνωρίστε τι πρόκειται να πείτε και αποφύγετε την ανάγνωση από μια συμβουλή κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Η ανάγνωση ορισμένων γεγονότων και αριθμών είναι ωραία, αλλά δεν θέλετε να ακούσετε σαν εκείνους τους φορείς τηλεμάρκετινγκ που σας τηλεφωνούν ψυχρά. Βεβαιωθείτε ότι η παρουσίαση σας ρέει και παρέχεται ομαλά.
Μην μιλάτε από τη στροφή
Εάν είναι στροφή κάποιου άλλου για να παρουσιαστεί, ας τελειώσει χωρίς διακοπές. Περιμένετε μέχρι να γίνουν και στη συνέχεια να σχολιάσετε ή να κάνετε ερωτήσεις. Εάν ο παρουσιαστής δεν έχει ορίσει ότι είναι εντάξει για τους συμμετέχοντες να διακόψουν την παρουσίαση, αποφύγετε να μιλάτε όταν είναι η σειρά του άλλου. Διαφορετικά, όχι μόνο η συνεδρίαση θα καθυστερήσει, αλλά μπορεί επίσης να ξεπεράσει το θέμα. Λάβετε υπόψη ότι όσοι συμμετέχουν σε διαδικτυακές συναντήσεις δεν έχουν την ευκαιρία να δώσουν οπτικές ενδείξεις που θα ήθελαν να μιλήσουν επιτρέποντας στον παρουσιαστή να ολοκληρώσει με προσοχή ένα σημείο που θέλουν να κάνουν πριν να πάρουν το σχόλιο ή την ερώτηση. Έτσι οποιαδήποτε διακοπή θα είναι φωνή, διακόπτοντας τη φυσική ροή της συνάντησης.
Ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι δεν θεωρείτε μόνο επαγγελματίες αλλά ότι γνωρίζετε πώς να συμπεριφέρεστε σε μια ηλεκτρονική συνάντηση. Ενώ το Διαδίκτυο θεωρείται από πολλούς ως ένα αρκετά ανεπίσημο μέσο, όταν χρησιμοποιείται στο χώρο εργασίας, εξακολουθεί να απαιτεί τα ίδια ευγένεια που θα έχετε κατά την αντιμετώπιση των συναδέλφων πρόσωπο με πρόσωπο.