Η μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους είναι μια αρκετά απλή διαδικασία που οργανώνει καλύτερα τις (μερικές φορές εκατοντάδες ή χιλιάδες) μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ίσως θελήσετε να μετακινήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους για να τα κατηγοριοποιήσετε σε συναφή θέματα ή να διατηρήσετε φακέλους συγκεκριμένων επαφών για όλα τα μηνύματα που λαμβάνετε από συγκεκριμένα άτομα.
Πώς να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φάκελο
Οι περισσότεροι πάροχοι email σας επιτρέπουν να μεταφέρετε απλά το μήνυμα απευθείας στο φάκελο της επιλογής σας. Άλλοι, που δεν υποστηρίζουν το drag-and-drop, έχουν πιθανότατα ένα μενού στο οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση για να μετακινήσετε το μήνυμα αλλού. Αυτό ισχύει και για τους διαδικτυακούς πελάτες και για αυτούς που μπορούν να φορτωθούν.
Για παράδειγμα, με το Gmail και το Outlook Mail, εκτός από το drag-and-drop, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού Μετακίνηση σε για να επιλέξετε έναν κατάλληλο φάκελο για να μετακινήσετε το μήνυμα. Yahoo! και το Mail.com λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο εκτός από το ότι το μενού κίνησης ονομάζεται απλά Μετακίνηση . Με το AOL Mail, βρίσκεται στο μενού Περισσότερα> Μετακίνηση σε .
Με τους περισσότερους παρόχους, η μεταφορά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους μπορεί να γίνεται χύμα, ώστε να μην χρειάζεται να επιλέξετε το κάθε μήνυμα ξεχωριστά. Με το Gmail, για παράδειγμα, μπορείτε να αναζητήσετε συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα στην αλληλογραφία σας και, στη συνέχεια, να επιλέξετε όλους τους για γρήγορη μετακίνηση πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ξεχωριστό φάκελο.
Πώς να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματα
Ακόμα καλύτερα είναι ότι ορισμένοι πάροχοι σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φάκελο χρησιμοποιώντας φίλτρα.
Μπορείτε να δείτε πώς να το κάνετε αυτό εάν ακολουθήσετε αυτούς τους συνδέσμους στις οδηγίες για το Gmail, το Microsoft Outlook, το Outlook.com, το Yahoo! , και GMX Mail.
Άλλοι παροχείς που δεν παρατίθενται εδώ έχουν παρόμοιες ρυθμίσεις, όπως η επιλογή μενού Ρυθμίσεις> Φίλτρο κανόνων Mail.com ή οι επιλογές Επιλογές AOL > Ρυθμίσεις αλληλογραφίας> Φίλτρα και ειδοποιήσεις .
Πώς να κατεβάσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον υπολογιστή σας
Η αποθήκευση μηνυμάτων σε ένα φάκελο μπορεί επίσης να σημαίνει ότι τα αποθηκεύετε σε ένα φάκελο στον υπολογιστή σας αντί για τον πελάτη αλληλογραφίας. Αυτό είναι σίγουρα δυνατό για μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν μπορεί να είναι για μαζικά μηνύματα, ούτε λειτουργεί πάντα το ίδιο με κάθε πάροχο ή είναι ένα καθορισμένο χαρακτηριστικό που υποστηρίζεται από κάθε υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για οποιονδήποτε πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε, βεβαίως, να εκτυπώσετε τη σελίδα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να λάβετε ένα αντίγραφο εκτός σύνδεσης. Ενδέχεται επίσης να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ενσωματωμένη λειτουργία εκτύπωσης / αποθήκευσης για να κάνετε λήψη του μηνύματος στον υπολογιστή σας.
Για παράδειγμα, με ανοιχτό μήνυμα στο Gmail, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού για να επιλέξετε Εμφάνιση πρωτοτύπου , το οποίο σας δίνει ένα κουμπί λήψης πρωτοτύπου για να αποθηκεύσετε το μήνυμα ως αρχείο TXT. Για να κάνετε λήψη κάθε μηνύματος Gmail που διαθέτετε (ή μόνο αυτών που έχουν επισημανθεί με συγκεκριμένες ετικέτες), χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα λήψης της Google.
Παρόλο που δεν είναι ακριβώς το ίδιο με το Gmail, αν χρησιμοποιείτε το Outlook.com, είναι πραγματικά εύκολο να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο OneNote, το οποίο στη συνέχεια μεταφορτώνεται στην ίδια εφαρμογή OneNote στην επιφάνεια εργασίας ή την κινητή συσκευή σας.
Μια άλλη επιλογή με οποιαδήποτε υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να την ορίσετε με ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός σύνδεσης , ώστε μόλις τα μηνύματα αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας, μπορείτε να τα εξαγάγετε σε ένα μόνο αρχείο για αρχειακούς σκοπούς ή απλά να τα έχετε στον υπολογιστή σας σε περίπτωση που πάει εκτός σύνδεσης.
Αυτή η διαδικασία ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι παρόμοια με την ενσωματωμένη δυνατότητα που προσφέρεται στους χρήστες του Gmail, που ονομάζεται Google Offline .