Παρακολουθήστε τα προσωπικά σας καθήκοντα και τα επαγγελματικά έργα με αυτό το απλό εργαλείο
Το Trello είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου τύπου Kanban που αποτελεί έναν οπτικό τρόπο για να δείτε όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε εσείς ή η ομάδα σας, πράγμα που καθιστά ευκολότερο να δείτε τι κάνει ο καθένας στην ομάδα σε μια δεδομένη στιγμή. Είναι επίσης δωρεάν, πράγμα που σημαίνει ότι είναι προσβάσιμο σε μικρές και μεγάλες ομάδες καθώς και σε άτομα που διευθύνουν επιχειρήσεις ή που θέλουν να παρακολουθήσουν προσωπικά καθήκοντα. Μεταξύ των εργαλείων διαχείρισης έργων, το Trello είναι ένα από τα πιο εύχρηστα εργαλεία που μπορεί να χρησιμοποιήσει και να υλοποιήσει, αλλά η κενή διεπαφή του μπορεί να είναι λίγο αποθαρρυντική. Ευτυχώς, έχουμε κάποιες συμβουλές για να βοηθήσετε εσάς και την ομάδα σας να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Trello, ανεξάρτητα από το τι το χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση.
Τι είναι ο Kanban;
Το ύφος της διαχείρισης έργου Kanban εμπνέεται από μια ιαπωνική κατασκευαστική διαδικασία την οποία η Toyota υλοποίησε στα τέλη της δεκαετίας του 1940. Στόχος του ήταν να αυξήσει την αποδοτικότητα στα εργοστάσιά του, παρακολουθώντας τον απολογισμό σε πραγματικό χρόνο, χρησιμοποιώντας κάρτες που πέρασαν μεταξύ των εργαζομένων στο πάτωμα. Όταν ένα συγκεκριμένο υλικό έληξε, οι εργαζόμενοι θα έκαναν μια σημείωση εκείνης της κάρτας, η οποία θα έφτανε στον προμηθευτή που θα έστελνε τότε το ζητούμενο υλικό στην αποθήκη. Αυτές οι κάρτες συχνά ονομάζονταν Kanban, που σημαίνει σημάδι ή πινακίδα στα ιαπωνικά.
Πώς λοιπόν αυτό μεταφράζεται στη διαχείριση έργων; Το λογισμικό, όπως το Trello, παίρνει αυτή την ιδέα να περάσει γύρω από τις κάρτες και το βάζει σε μια οπτική διεπαφή, όπου τα καθήκοντα εκτείνονται σε ένα διοικητικό συμβούλιο και ταιριάζουν με την ικανότητα εργασίας μιας ομάδας. Στα πιο βασικά του, μια σανίδα θα έχει τρία τμήματα, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα: να κάνει, να κάνει (ή στη διαδικασία) και να γίνει. Ωστόσο, οι ομάδες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο με οποιονδήποτε τρόπο που λειτουργεί για αυτούς. Ορισμένες ομάδες μπορεί να προτιμούν ένα πραγματικό συμβούλιο, ενώ άλλοι θέλουν την ευκολία μιας εικονικής λύσης, όπως το Trello.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Trello
Το Trello χρησιμοποιεί πίνακες , οι οποίοι περιέχουν λίστες, οι οποίοι αποτελούνται από κάρτες. Οι πίνακες μπορούν να αντιπροσωπεύουν έργα (ανασχεδιασμός ιστοσελίδας, ανακαίνιση λουτρών), οι λίστες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εργασίες (γραφικά, πλακάκια) και οι κάρτες μπορούν να περιέχουν δευτερεύουσες εργασίες ή επιλογές (ενοικίαση σχεδιαστή, μεγέθη κεραμιδιών και χρώματα).
Μόλις αποφασίσετε πώς μπορείτε να οργανώσετε τις λίστες σας, μπορείτε να ξεκινήσετε να προσθέτετε κάρτες, οι οποίες με τη σειρά τους μπορούν να έχουν λίστες ελέγχου και ετικέτες. Οι λίστες ελέγχου είναι ένας τρόπος για να καταργήσετε τα καθήκοντα σε υπο-εργασίες. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Trello για να σχεδιάσετε διακοπές, ίσως έχετε μια κάρτα για ένα εστιατόριο που θέλετε να δοκιμάσετε, με μια λίστα ελέγχου που περιλαμβάνει κράτηση, έρευνα για τα καλύτερα πιάτα που μπορείτε να πάρετε και έλεγχο του εάν είναι φιλικό προς τα παιδιά . Οι ετικέτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αντιπροσωπεύσουν την κατάσταση της κάρτας (εγκεκριμένη, υποβληθείσα κ.λπ.) ή κατηγορία (επιστήμη, τεχνολογία, τέχνες κ.λπ.) ή οποιαδήποτε ετικέτα θέλετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια αναζήτηση που θα φέρει όλες τις κάρτες που σχετίζονται με την επιστήμη ή όλες τις εγκεκριμένες κάρτες, για παράδειγμα. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να προσθέσετε τίτλο σε μια ετικέτα. μπορείτε επίσης να τα χρησιμοποιήσετε για την έγχρωμη κωδικοποίηση (διατίθενται έως και 10 χρώματα, είναι διαθέσιμη μια επιλογή τυφλού χρώματος).
Καθώς αρχίζετε να εργάζεστε και ολοκληρώνετε εργασίες, μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε και να αποθέσετε κάρτες από μια λίστα σε μια άλλη και τελικά να αρχειοθετήσετε τις κάρτες και τις λίστες μόλις η διεπαφή γίνει δυσκίνητη.
Μπορείτε να αντιστοιχίσετε κάρτες στα μέλη της ομάδας καθώς και να προσθέσετε σχόλια, συνημμένα αρχεία, έγχρωμες ετικέτες και ημερομηνίες λήξης. Τα μέλη της ομάδας μπορούν @ να αναφέρουν τους άλλους σε σχόλια για να ξεκινήσουν μια συνομιλία. Μπορείτε να ανεβάζετε αρχεία από τον υπολογιστή σας καθώς και από υπηρεσίες αποθήκευσης του cloud, όπως το Google Drive, το Dropbox, το Box και το OneDrive.
Περιλαμβάνεται επίσης μια έξυπνη ενσωμάτωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε πίνακας διαθέτει μια μοναδική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε κάρτες (εργασίες). Μπορείτε επίσης να στείλετε συνημμένα σε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και ακόμα καλύτερα, όταν λαμβάνετε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να απαντήσετε απευθείας σε αυτήν αντί να ξεκινήσετε το Trello.
Οι ειδοποιήσεις, συμπεριλαμβανομένων των αναφορών και των σχολίων, είναι διαθέσιμες από τις εφαρμογές για κινητά, από ένα πρόγραμμα περιήγησης desktop και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Trello διαθέτει εφαρμογές για iPhone, iPad, τηλέφωνα Android, tablet και ρολόγια και δισκία Kindle Fire.
Το Trello προσφέρει περισσότερες από 30 πρόσθετες λειτουργίες και ενσωματώσεις, τις οποίες ονομάζει power-ups. Παραδείγματα ενεργοποιήσεων περιλαμβάνουν προβολή ημερολογίου, επαναλήπτη καρτών για επαναλαμβανόμενες εργασίες, καθώς και ενσωμάτωση με το Evernote, το Google Hangouts, το Salesforce και άλλα. Οι δωρεάν λογαριασμοί περιλαμβάνουν μία ενέργεια ανά συμβούλιο.
Όλα τα βασικά χαρακτηριστικά του Trello είναι δωρεάν, αν και υπάρχει μια πληρωμένη έκδοση που ονομάζεται Trello Gold (5 δολάρια το μήνα ή 45 δολάρια ετησίως), η οποία προσθέτει κάποια προνόμια, συμπεριλαμβανομένων τριών power-ups ανά board (αντί για ένα). Περιλαμβάνει επίσης ελκυστικά υπόβαθρα και αυτοκόλλητα, προσαρμοσμένα emojis και μεγαλύτερες προσθήκες (250 MB αντί για 10 MB). Το Trello προσφέρει ένα δωρεάν μήνα συμμετοχής σε χρυσό για κάθε άτομο που έχετε να ενώσετε στο Trello, μέχρι και 12 μήνες.
Όπως είπαμε, με την πρώτη ματιά, η δημιουργία του Trello είναι λίγο εκφοβιστική επειδή δεν υπάρχουν πολλοί περιορισμοί για το πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε. Από τη μία πλευρά, μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες που δείχνουν απλώς τι έχετε τελειώσει, σε τι εργάζεστε και ποιο είναι το επόμενο. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να πάτε βαθύτερα, δημιουργώντας καταλόγους υποχρεώσεων που χωρίζονται σε κατηγορίες ή τμήματα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Trello για να εντοπίσετε οτιδήποτε από προσωπικές εργασίες έως επαγγελματικά προγράμματα για προγραμματισμό εκδηλώσεων, αλλά εδώ είναι μερικά παραδείγματα πραγματικού κόσμου για να ξεκινήσετε.
Χρησιμοποιώντας το Trello για να διαχειριστείτε μια ανακαίνιση στο σπίτι
Ας πούμε ότι σχεδιάζετε να ανακαινίσετε ένα ή περισσότερα δωμάτια στο σπίτι σας. Εάν έχετε επιβιώσει ποτέ από μια ανακαίνιση, γνωρίζετε ότι υπάρχουν πολλά κινούμενα μέρη και πολλές εκπλήξεις, ανεξάρτητα από το πόσο προσεκτικά προετοιμάζετε. Η οργάνωση όλων των αποφάσεων που πρέπει να κάνετε στο Trello, μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε το έργο σε καλό δρόμο. Ας πούμε ότι προγραμματίζετε μια ανακαίνιση κουζίνας. Σε αυτήν την περίπτωση, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα πίνακα που ονομάζεται Renovation Kitchen, και στη συνέχεια να προσθέσετε λίστες αφιερωμένες σε κάθε στοιχείο που αντικαθιστάτε.
Ο πίνακας ανακαίνισης κουζίνας μπορεί να περιλαμβάνει λίστες για:
- Πιθανοί εργολάβοι
- Κάθε συσκευή που αντικαθιστάτε
- Καμπίνα
- Πάγκοι και backsplash
- Παρκέ
- Υδραυλικά
- Ηλεκτρικός
Οι κάρτες για κάθε λίστα θα περιλαμβάνουν τις διαστάσεις, τον προϋπολογισμό και θα πρέπει να έχουν χαρακτηριστικά, καθώς και οποιαδήποτε μοντέλα που σκέφτεστε. Οι κάρτες για υδραυλικές εγκαταστάσεις θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν την αντικατάσταση σωλήνων, τη νέα γραμμή νερού, καθώς και την εκτιμώμενη τιμή και τις σχετικές ανησυχίες, όπως οι διακοπές νερού. Μπορείτε εύκολα να επισυνάψετε εικόνες των υλικών και συσκευών που σκέφτεστε και να συνδεθείτε με καταχωρίσεις προϊόντων, ώστε να μπορείτε να αγοράσετε τιμές. Μόλις αποφασίσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να ονομάσετε ή να χρωματίσετε το προϊόν ή το υλικό.
Τέλος, για κάθε κάρτα, μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες ελέγχου. Για παράδειγμα, μια κάρτα ψυγείου θα μπορούσε να έχει μια λίστα ελέγχου που περιλαμβάνει τη διάθεση του παλαιού ψυγείου και την εγκατάσταση μιας γραμμής νερού για το παγοποιητή.
Εάν ανανεώνετε διάφορα δωμάτια, δημιουργήστε ένα διοικητικό συμβούλιο για καθένα από αυτά και αναγράψτε όλα όσα πρέπει να λάβετε υπόψη. να προσθέτετε συνεχώς λίστες και κάρτες και να μετακινείτε τα στοιχεία όπως απαιτείται.
Προσκαλέστε άλλα μέλη της οικογένειας στα διοικητικά συμβούλια σας και αναθέστε τις κάρτες σας για να διανείμετε την απαραίτητη εργασία, όπως έρευνα προϊόντων, τιμολόγησης, προγραμματισμό και άλλες υπηρεσίες logistics. Το Trello διαθέτει έναν κοινό πίνακα ανακαίνισης στο σπίτι που μπορείτε να αντιγράψετε στο δικό σας λογαριασμό.
Σχεδιάζοντας διακοπές με το Trello
Ταξιδεύοντας με αρκετά μέλη της οικογένειας ή τους φίλους σας μπορεί γρήγορα να περιπλέξει. Χρησιμοποιήστε το Trello για να επιλέξετε έναν προορισμό, να σχεδιάσετε δραστηριότητες και να προγραμματίσετε τη μεταφορά. Σε αυτή την περίπτωση, θα μπορούσατε να έχετε έναν πίνακα που να περιέχει πιθανά μέρη για επίσκεψη και έναν άλλο για το ταξίδι αφού αποφασίσετε πού να πάτε.
Ο πίνακας Trip μπορεί να περιλαμβάνει λίστες για:
- Επιλογές πτήσης
- Μεταφορές εδάφους
- Ξενοδοχεία, καταχωρήσεις Airbnb, ενοικιάσεις καμπίνων και κάμπινγκ
- Τουριστικά αξιοθέατα
- Εστιατόρια και καταστήματα τροφίμων
Κάτω από τον πίνακα πιθανών προορισμών, θα δημιουργήσετε μια λίστα για κάθε μέρος, με κάρτες για το χρόνο ταξιδιού, τον προϋπολογισμό, τα πλεονεκτήματα / μειονεκτήματα και οποιεσδήποτε άλλες εκτιμήσεις. Οι κατάλογοι στον πίνακα ταξιδιών θα περιλαμβάνουν κάρτες για αεροπορικές εταιρείες, ενοικιαζόμενα αυτοκίνητα, αξιοσημείωτη κουζίνα στην περιοχή και αξιοθέατα όπως μουσεία, καταστήματα και γειτονιές για να εξερευνήσετε. Εάν αποφασίσετε να πάτε σε κρουαζιέρα, μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες για πράγματα που μπορείτε να κάνετε στο πλοίο και για τις προγραμματισμένες στάσεις, καθώς και για τις μεταφορές που είναι απαραίτητες για να φτάσετε στο πλοίο. Χρησιμοποιήστε ετικέτες για να υποδείξετε τα επιλεγμένα στοιχεία ή για να επισημάνετε τους υποψηφίους αφού έχετε περιορίσει τις επιλογές σας. Προσθέστε λίστες ελέγχου σε κάρτες για κρατήσεις και προγραμματισμό εκδρομών ή εκδηλώσεων κρουαζιέρας. Το Trello διαθέτει επίσης ένα δημόσιο συμβούλιο διακοπών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως αφετηρία.
Παρακολούθηση προσωπικών στόχων και έργων
Είτε θέλετε να καθαρίσετε το σωρό στο σπίτι ή το γκαράζ σας, να πάρετε ένα χόμπι ή να ασκήσετε περισσότερο, μπορείτε εύκολα να το παρακολουθήσετε στο Trello. Δημιουργήστε πίνακες για τα ψηφίσματα της Πρωτοχρονιάς ή για έργα πολλαπλών βημάτων, όπως καθαρισμό πατωμάτων ή οργάνωση γραφείων στο σπίτι.
Για μια πλατφόρμα αναλύσεων, δημιουργήστε μια λίστα για κάθε ανάλυση και, στη συνέχεια, κάρτες για το πώς μπορείτε να τις εφαρμόσετε, όπως είσοδος σε γυμναστήριο, καθημερινή βόλτα ή αγορά εξοπλισμού άσκησης στο σπίτι. Χρησιμοποιήστε τους καταλόγους σε ένα προσωπικό έργο για να καταργήσετε τις μεγάλες εργασίες, με κάρτες για υπο-εργασίες. Για παράδειγμα, μια εφεδρική σανίδα καθαρισμού θα μπορούσε να περιλαμβάνει λίστες για δωμάτια και άλλες περιοχές του σπιτιού. Οι λίστες θα έχουν κάρτες για συναφή καθήκοντα, όπως είδη καθαρισμού που χρειάζονται, απογραφή αντικειμένων που θέλετε να πουλήσετε, να δωρίσετε ή να πετάξετε και εργασίες που θέλετε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες, όπως καθαρισμό παραθύρων ή αφαίρεση δέντρων.
Διαχείριση μιας επιχείρησης ανεξάρτητων ή συμβουλευτικών επιχειρήσεων
Τέλος, εάν τρέχετε τη δική σας επιχείρηση, το Trello μπορεί να είναι ο κορυφαίος βοηθός σας. Οι πίνακες μπορούν να αντιπροσωπεύουν έργα, με καταλόγους για κάθε στάδιο ή ορόσημο, καθώς και κάρτες για συναφή καθήκοντα. Οι ανεξάρτητοι συγγραφείς μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Trello για να διαχειριστούν διαδρομές ιστοριών και δημοσιευμένα έργα.
Ας πούμε ότι έχετε ένα συμβούλιο έργου για έναν επανασχεδιασμό ιστοσελίδων. Οι λίστες σας θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν σημαντικά καθήκοντα, όπως η πρόσληψη ενός σχεδιαστή και άλλων σημαντικών ρόλων καθώς και ορόσημα, όπως η επιλογή ενός χρωματικού σχεδίου, η διαχείριση των σχεδίων και η λήψη εγκρίσεων στην πορεία. Οι κάρτες θα περιλαμβάνουν προτεινόμενα σχέδια χρωμάτων και σχεδιαγράμματα και τα απαραίτητα βήματα για την προετοιμασία των συναντήσεων. Ένας ανεξάρτητος συγγραφέας θα μπορούσε να έχει συμβούλια για ιδέες ιστοριών, δημοσιεύσεις και μάρκετινγκ. Οι λίστες μπορούν να αντιπροσωπεύουν στάδια, όπως στη διαδικασία, να υποβάλλονται και να δημοσιεύονται, ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να το κάνετε αυτό.
Το Trello είναι ένα απλό, αλλά ισχυρό εργαλείο και αξίζει να ξοδέψετε λίγο χρόνο με αυτό. Αν δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε, περιηγηθείτε στην κοινότητα χρηστών του Trello, η οποία περιλαμβάνει δημόσιους πίνακες που μπορείτε να αντιγράψετε στο λογαριασμό σας.