Είναι εύκολο να διαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να απαντάτε οπουδήποτε. Μπορεί όμως να είναι ενθουσιώδης.
Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από τους αποστολείς τη συγχώρεση τους αμέσως, και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με έναν αυτόματο ανταποκριτή "εκτός γραφείου". Το Outlook για Mac προσφέρει δύο είδη: ένα για λογαριασμούς Exchange που έχουν τις αυτόματες απαντήσεις που προέρχονται από το διακομιστή και ένα που κάνει το ίδιο για οποιοδήποτε είδος λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ρύθμιση έκτακτης ανάγκης εξόδου εκτός γραφείου στο Outlook για Mac με τη χρήση του Exchange
Για να έχει ο λογαριασμός του Exchange να απαντά αυτόματα σε νέα μηνύματα (ακόμα και όταν το Outlook για Mac δεν εκτελείται):
- Επιλέξτε Εργαλεία | Out of Office ... από το μενού στο Outlook για Mac.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Αποστολή μηνυμάτων του Office .
- Πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε στο πλαίσιο Απάντηση σε μηνύματα με:
- Συμπεριλάβετε πότε - ή αν - οι άνθρωποι που σας στέλνουν ταχυδρομείο σε απουσία σας μπορούν να περιμένουν μια προσωπική απάντηση. Αυτό μπορεί να είναι κάποια στιγμή μετά την επιστροφή σας.
- Βεβαιωθείτε ότι Περισσότερες επιλογές είναι ορατές.
- Αν γνωρίζετε πότε δεν θα είστε διαθέσιμος:
- Βεβαιωθείτε ότι είμαι έξω από το γραφείο μεταξύ .
- Καταχωρίστε την ημερομηνία και την ώρα που θα αφήσετε πίσω το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτω από την ημερομηνία έναρξης:.
- Καταχωρίστε την ημερομηνία και την ώρα που θα επιστρέψετε στην ημερομηνία λήξης:.
- Για να αποστείλετε το Exchange μηνύματα όχι μόνο σε άτομα του οργανισμού σας:
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει απαντήσεις εκτός της επιχείρησής μου στο: Έλεγχος.
- Επιλέξτε μόνο τις Επαφές Βιβλίου διευθύνσεων ή Οποιοδήποτε εκτός της εταιρείας μου .
- Εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε για την απάντηση εκτός γραφείου για τους αποστολείς εκτός της επιχείρησής σας, κάτω από την Απάντηση μία φορά σε κάθε αποστολέα εκτός της εταιρείας μου με:.
- Μπορείτε να αφήσετε εκτός από τα στοιχεία επικοινωνίας σε αυτό το μήνυμα για τον κόσμο, για παράδειγμα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Ρύθμιση μιας εξόδου από την υπηρεσία Auto-Reply διακοπών στο Outlook για Mac χρησιμοποιώντας άλλους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για να έχει το Outlook για Mac να απαντήσει αυτόματα στα μηνύματα, όσο λειτουργεί και να ανακτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμούς διαφορετικούς από το Exchange:
- Επιλέξτε Εργαλεία | Κανόνες ... από το μενού στο Outlook για Mac.
- Μεταβείτε στην κατηγορία IMAP ή POP , ανάλογα με τον λογαριασμό για τον οποίο ρυθμίζετε την αυτόματη απάντηση εκτός λειτουργίας.
- Κάντε κλικ στο + .
- Πληκτρολογήστε "Αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου" κάτω από το όνομα του κανόνα:.
- Βεβαιωθείτε ότι αν πληρούνται όλα τα κριτήρια επιλέγεται από το If .
- Επιλέξτε Όλα τα μηνύματα ως το μόνο κριτήριο.
- Για να στείλετε αυτόματες απαντήσεις μόνο σε άτομα στο βιβλίο διευθύνσεών σας, κάντε το κριτήριο να διαβάσει Από μια επαφή .
- Στην ενότητα " Στη συνέχεια" , επιλέξτε Απάντηση ως πρώτη ενέργεια.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Απάντηση κειμένου ....
- Πληκτρολογήστε την επιθυμητή απάντηση για τον αυτόματο ανταποκριτή σας εκτός γραφείου.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
- Προαιρετικά, επισημάνετε τη δεύτερη ενέργεια στη λίστα ( Ορισμός κατηγορίας Καμία ) και κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση ενέργειας .
- Βεβαιωθείτε ότι δεν εφαρμόζονται άλλοι κανόνες στα μηνύματα που πληρούν αυτά τα κριτήρια .
- Βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η Ενεργοποίηση .
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
- Αν έχετε άλλους κανόνες, χρησιμοποιήστε το μπλε κουμπί με το βέλος για να βεβαιωθείτε ότι ο νέος κανόνας "Αυτόματη απάντηση εκτός λειτουργίας" έρχεται αρκετά νωρίς για να εφαρμοστεί σε όλα τα επιθυμητά μηνύματα. (Μπορείτε να καταγράψετε ή να διαγράψετε ορισμένα μηνύματα πριν, για παράδειγμα, αλλά έχετε τον αυτόματο ανταποκριτή να έρθει πριν από τους κανόνες να κατηγοριοποιήσουν τα μηνύματα και να σταματήσουν την περαιτέρω επεξεργασία αυτών των μηνυμάτων.)
- Επαναλάβετε τη δημιουργία ενός πανομοιότυπου κανόνα για POP (ή IMAP ) αν έχετε επίσης λογαριασμούς του άλλου τύπου.
- Κλείστε το παράθυρο Κανόνες .
Για να απενεργοποιήσετε έναν κανόνα αυτόματης απόρριψης εκτός γραφείου στο Outlook για Mac:
- Επιλέξτε Εργαλεία | Κανόνες ... από το μενού
- Επισημάνετε το POP ή το IMAP , ανάλογα με το πού ρυθμίζετε την αυτόματη απάντηση.
- Βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας "Αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου" δεν έχει ελεγχθεί.
- Μπορείτε να καθυστερήσετε εύκολα να ενεργοποιήσετε ξανά τον κανόνα ελέγχοντας το.
- Κλείστε το παράθυρο Κανόνες .